Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Podatnicy często pytają, co to jest faktura ustrukturyzowana. W obliczu wprowadzenia nowego systemu KSeF, który już niedługo stanie się obowiązkowy, słyszymy o tym terminie coraz częściej. Co powinna zawierać taka faktura i jak wyglądać?

 

Co to jest faktura ustrukturyzowana?

Faktura ustrukturyzowana to dokument wystawiany przez sprzedawcę i przekazywany nabywcy w celu rozliczenia zakupów. W odróżnieniu od zwykłej faktury ma jednak określone formaty i strukturę, które mają za zadanie ułatwić jej przetwarzanie przez systemy informatyczne.

Chociaż wydaje się, że różnice nie będą zbyt duże, to wygląd faktury ustrukturyzowanej to już nowość, która może okazać się bardzo trudna w odczytaniu dla zwykłego Kowalskiego. Taki dokument ma postać tekstową, jednak wygenerowany jest w formacie xml. Wyglądem natomiast przypomina nieco kod HTML. Z ciągu znaków może być ciężko wyłuskać odpowiednie dane, które musi dostarczać faktura. A jakie to dane? Czy coś się zmieniło w informacjach zawieranych na tego typu dokumentach?

 

Co to jest faktura ustrukturyzowana? Co musi zawierać?

KSeF sam w sobie nie wprowadza nowych elementów obowiązkowych w przesyłanych fakturach. To znaczy, że nadal obowiązują te same podstawowe dane, jakie należy zawrzeć w tego typu dokumentach. Tak jak dotychczas, faktura musi zawierać informacje, takie jak m.in. dane sprzedawcy i nabywcy, szczegóły dotyczące transakcji, opisy towarów lub usług, kwoty podatków i rabatów, oraz łączną kwotę do zapłaty.

 

 

Co to jest faktura ustrukturyzowana? Po co te zmiany?

Cyfryzacja

Nowe wymogi względem podmiotów wystawiających faktury wynikają z potrzeby unowocześnienia systemu ewidencji krajowych dokumentów zakupu i sprzedaży. Aby systemy księgowe oraz centralny KSeF mogły skuteczniej działać, faktury zyskają nowy format. Właśnie po to powstał wzór faktury ustrukturyzowanej.

Szybkość z automatu

Oczekiwanym wynikiem tej krajowej rewolucji jest automatyzacja procesów. Dzięki ustalonej strukturze i formatowi, faktury ustrukturyzowane mogą być łatwo przetwarzane przez systemy informatyczne. Można je importować do programów do zarządzania finansami i księgowością, co przyspiesza proces rozliczeń i redukuje ryzyko błędów.

Monitoring

Ułatwiona też zostanie kontrola finansowa. Faktury ustrukturyzowane znacznie ułatwią analizę kosztów, przychodów i wydatków. Sprzedawcy i nabywcy mogą w prosty sposób monitorować swoje finanse i przeprowadzać dokładne analizy. Muszą tylko posiadać odpowiednie narzędzia do odczytu faktur oraz usprawniania obiegu dokumentów. Bardzo pomocne w tej kwestii są narzędzia KORSOL, które dopasowują się bezpośrednio do potrzeb danej firmy. KORSOL nie tylko ułatwia zarządzanie fakturami, ale także przesyłanie ich do systemu KSeF. Wówczas przedsiębiorca zyskuje pewność, że nic mu nie umknie.

Brak błędów

Kolejnymi celami wprowadzania nowych rozwiązań są wiarygodność i zgodność: Faktura ustrukturyzowana jest powszechnie akceptowanym dokumentem. Pozostaje również zgodna z przepisami prawnymi i wymaganiami podatkowymi, co eliminuje ryzyko konfliktów i sankcji.

Komunikacja biznesowa

Dzięki fakturom ustrukturyzowanym możliwe jest także sprawniejsze prowadzenie relacji biznesowych. Skracanie procesu rozliczeń i precyzyjne dokumentowanie transakcji wpływa pozytywnie na relacje między sprzedawcą a nabywcą. Obie strony mogą mieć pełny wgląd w historię transakcji i unikać nieporozumień, jeśli tylko posiadają sprawne narzędzia Business Intelligence.

 

Ułatwienie czy niepotrzebna praca?

Wielu przedsiębiorców nadal zastanawia się, czy rzeczywiście ułatwienia przeważają nad niedogodnościami, jakie rodzi faktura ustrukturyzowana oraz KSeF. Działy księgowości zostaną obciążone dodatkowym obowiązkiem wysyłania danych do systemu, przy czym zazwyczaj nie zwalnia ich to z osobnej korespondencji z kontrahentami. Wszak wraz z fakturami przesyła się konieczne załączniki, czego już KSeF nie obsługuje.

Aby jednak te trudności przekuć w sukces, warto zainwestować w odpowiednie narzędzia informatyczne, które ułatwią odczyt faktury ustrukturyzowanej oraz usprawnią komunikację zarówno z systemem jak i docelowymi adresatami dokumentów. KORSOL ma na swoim koncie długą historię udanych wdrożeń dla księgowości, dzięki którym firmy nie obawiają się coraz to nowych wymogów prawnych oraz wyzwań, jakie niesie za sobą cyfryzacja.

 

Więcej na temat narzędzi KORSOL można przeczytać TUTAJ.

Polecamy także artykuł z poradnikiem na temat Krajowego Systemu e-Faktur: KSeF – od kiedy obowiązkowy?