Customizacja co to jest

Problem braku customizacji systemów to obecnie, zaraz po cenie, główny powód odkładania przez firmy inwestycji w digitalizację. Customizacja co to jest? Jak powinna wyglądać w dobrze dobranym systemie IT? W jaki sposób wspiera identyfikowalność produktu i kontrolę nad procesami zachodzącymi w firmie?

Customizacja co to jest?

Wyjaśnijmy na początku, co to jest customizacja po polsku. To zapożyczenie z języka angielskiego, które przyjęło się stosunkowo niedawno, zatem wielu osobom może wydawać się obce. Przymiotnik custom oznacza „na zamówienie” lub „specjalizujący się w produkowaniu na zamówienie”. Stąd utworzony z niego czasownik „customizacja” oznacza zaprojektowanie lub przerobienie czegoś w oparciu o wytyczne zawarte w zamówieniu lub o bieżącą potrzebę użytkownika. Podobne znaczenie niesie za sobą termin „indywidualizacja” lub „dopasowanie”. Te dwa słowa można traktować jako synonimy customizacji.

W większości przypadków customizacja odbywa się na podstawie wytycznych klienta zgłaszającego zapotrzebowanie na produkt. Zaprojektowanie i wdrożenie odpowiednich zmian to zwykle skomplikowany i pracochłonny proces, który w samej swej naturze wymaga czasu. Należy więc mieć na uwadze dłuższe oczekiwanie na tego typu usługi.

Dlaczego klienci wybierają uniwersalne rozwiązania?

Czas, jaki należy poświęcić na konieczne prace jak również na rozmowy i konsultacje, bardzo często odstrasza potencjalnych klientów. Wybierają opcje „pudełkowe”, które kuszą niską ceną i niemal natychmiastową gotowością do działania. Szybko jednak okazuje się, że zakupione rozwiązanie nijak ma się do właściwych potrzeb danej firmy i klient wraca z tym samym zapytaniem. Wybrany przez niego producent oprogramowania nie jest bowiem w stanie dostosować własnego produktu, lub zwyczajnie nie oferuje takiej usługi.

Wielka firma – mała elastyczność

Kto zwykle oferuje „sztywne” i mało elastyczne rozwiązania? Często (choć trudno tu generalizować) można zauważyć tendencję: im większa firma tym mniej skupienia na indywidualnym kliencie. Międzynarodowe korporacje wraz z rozwojem na kolejnych rynkach starają się zuniwersalizować swoje produkty, obniżając jednocześnie do minimum możliwości modyfikacji. To zrozumiałe, gdyż klientów liczonych w tysiącach trudno obsługiwać i zapewniać support na odpowiednim poziomie. Zatem jeżeli przedsiębiorstwo zgłasza zapotrzebowanie na mocno zindywidualizowany produkt IT, powinno ono zwrócić uwagę na mniejszych dostawców tego typu usług. Zwykle możliwość większego skupienia na danym kliencie procentuje w postaci lepszej jakości systemu, dokładniejszego dopasowania do potrzeb zamawiającego oraz szybszej reakcji na potrzeby modyfikacji.

Customizacja co to jest? Co to są słowniki?

W największym skrócie: słowniki to po prostu nazewnictwo używane w firmie określające produkty, stanowiska, etapy procesów, czynności… Słowem, całość nazw pojawiających się w działalności – posegregowana i uporządkowana według określonych reguł. Te nazwy funkcjonują na co dzień w systemach obsługujących DMS, traceability oraz jakiekolwiek inne narzędzia do automatyzacji i digitalizacji.

Jaką rolę odgrywa tu customizacja? Jak wiadomo, nie ma dwóch takich samych firm. Nawet te przedsiębiorstwa, które zajmują się dokładnie tym samym mogą posługiwać się innym nazewnictwem lub budować zupełnie odmienne procedury. Wszystko zależy od potrzeb.

Firmy IT zamknięte na customizację zmuszają klientów do dostosowania się do stworzonych przez nie produktów. Następuje zmiana nomenklatury i niejednokrotnie nawet procesów u nabywcy takiego oprogramowania. Wszystko by wdrożyć nieelastyczny system. W efekcie procesy kupującego nie zostają usprawnione, a firmę jedynie siłą wtłacza się w cudze strategie, niekoniecznie dla niej dobre. Nastaje chaos, przymus zmiany zwyczajów oraz wypracowanych przez lata, przetestowanych metod i zwyczajów. W końcu spada wydajność i zyski. Czy na pewno o to chodziło podczas zakupu systemu?

Z tego właśnie powodu przedsiębiorstwa zamykają się na innowacje w IT. Mają złe doświadczenia, boją się wydać kolejne pieniądze i po kolejnym wdrożeniu spodziewają się tylko szeregu rewolucyjnych zmian. Dlatego właśnie customizacja słowników oraz procesów jest tak ważna. Zachowane zostają wszystkie nazwy i metody, dzięki czemu przejście na zdigitalizowane formy pracy okazuje się mniej inwazyjne i wygodne nawet dla największych sceptyków. Stara nomenklatura daje także wrażenie bezpieczeństwa: praca pozostała taka sama, nadal wiadomo co robić, tylko narzędzia są nieco bardziej nowoczesne. Wydaje się, że takie odczucia pracowników nie są kluczowe dla działalności firmy, a jednak mają ogromne znaczenie w niwelowaniu wahań w efektywności i jakości produkcji. Nie cierpią zatem zyski ani morale.

Customizacja w praktyce

Załóżmy, że w firmie X funkcjonuje w bardzo standardowy sposób dział HR. Kierownictwo zapewniło wdrożenie ERP-a wspomagającego zarządzanie zasobami ludzkimi i wszystko dobrze działało przez pewien czas. Jednak pracownicy w miarę oswajania się z systemem sami wymyślili nowe sposoby na wykorzystanie go. Dodatkowo zdobyli dalsze doświadczenie w swoim zawodzie i wypracowali nowe strategie, które pozwalają najbardziej efektywnie rozwiązywać bieżące sprawy. Chcieliby zatem wprowadzić pewne zmiany w narzędziu informatycznym, którego używają podczas pracy. Firma zwraca się do producenta i otrzymuje odpowiedź, iż ERP jest rozwiązaniem gotowym i jedyne czego klient może oczekiwać, to naprawy ewentualnych błędów. Czasem pozostaje opcja zgłoszenia poprawki i oczekiwania na podniesienie wersji przez producenta (trudno przewidzieć, czy wniosek będzie pozytywnie rozpatrzony i kiedy nastąpi upgrade). I w tym momencie pozytywna inicjatywa oraz kreatywność pracowników zostaje zahamowana, organizacja pracy nie poprawia się.

Firma X ma nastawione na rozwój kierownictwo, które docenia pomysły działu HR. Pracownicy otrzymują polecenie wyszukania firmy, która dostarczy produkt zintegrowany z istniejącym już w firmie ERP-em. Nowy dostawca oprogramowania – Firma Y – jest już gotowy do stałej współpracy i wprowadzania customowych modyfikacji. Co więcej, całe rozwiązanie już na wejściu zostało dopasowane do charakteru działalności i metod klienta, a więc kolejne zmiany nie będą już tak drastyczne. Obecnie dział HR funkcjonuje maksymalnie efektywnie, a pracownicy pozostają w stałym kontakcie z działem technicznym Firmy Y i co jakiś czas zgłaszają zapotrzebowanie na zmiany. Inne działy z zainteresowaniem przyglądają się usprawnieniom w kadrach. Samo kierownictwo też już planuje rozszerzenie funkcji systemu o kolejne narzędzia DMS, mając pewność, że będą one kompatybilne z już istniejącymi rozwiązaniami i stworzą jednolite środowisko IT w firmie.

Wybór dostawcy narzędzi IT

Wniosek z tej historii jest taki, że zawsze przed zakupem danego rozwiązania należy dokładnie dopytać o warunki dalszej współpracy z dostawcą oprogramowania. Praca każdego przedsiębiorstwa to ciągły proces, a więc wiele elementów składających się na nią ewoluuje. Stąd rodzące się wciąż nowe potrzeby, konieczność dokonywania zmian lub umożliwienie tego użytkownikom. Dobry produkt IT nie zamyka się wewnątrz jednej procedury, jednego interface’u i nie poprzestaje na kilku wymyślonych funkcjonalnościach. Sama branża informatyczna jest najlepszym przykładem ciągłego postępu i szybkich zmian, zatem firmy z nią związane powinny rozumieć, że stagnacja je zabije.

Tak więc paradoksalnie, lepiej skupić się na producentach oprogramowania działających lokalnie. Ich działania charakteryzuje większe skupienie na kliencie oraz dbałość o pozytywne opinie. Wszystko jest kwestią skali – mając mniejszą bazę zamawiających, zyskują więcej czasu i zasobów, by zapewnić im kompleksową obsługę. To podnosi jakość rozwiązań i jednocześnie czyni mniejsze firmy bardzo konkurencyjnymi wobec wielkich, międzynarodowych graczy. Zawsze więc należy dokonać oceny w sposób bardzo obiektywny i z uwzględnieniem faktu, że na zakupie licencji współpraca się nie kończy. Należy też mniejszą uwagę zwracać na rozpoznawalność i prestiż, a raczej na referencje obecnych klientów danej firmy. Wiele też daje nawet krótka rozmowa z handlowcem poszukiwanego producenta oprogramowania pozwala wyciągnąć odpowiednie wnioski.

Tańsze systemy i szybsze zyski

Cena również jest tutaj ważnym czynnikiem. Stopniowe wprowadzanie modyfikacji pozwala na rozłożenie w czasie kosztów innowacji. Firma nie musi „w ciemno” decydować się na ogromny zakup gotowego, dużego rozwiązania, a zamiast tego wprowadzać ulepszenia małymi krokami. Wówczas kolejne wydatki nie zaburzą płynności finansowej przedsiębiorstwa. To z kolei pozwoli na szybsze odnotowanie zysku z wprowadzonych usprawnień. Zdobyte fundusze można przeznaczyć na kolejny element do poprawy i powstaje układanka modułów usprawniających kolejne działy. Przy tym całość jest świetnie skomunikowana, ponieważ działa w jednym środowisku.

Customizacja jest odpowiedzią na rosnące potrzeby firm względem rozwiązań IT. Im bardziej skomplikowane procesy, tym większa potrzeba ich kontrolowania. Jednocześnie nie wolno zabijać indywidualnych, kreatywnych technologii, które zostały wypracowane w przedsiębiorstwie na przestrzeni lat. Przeciwnie, trzeba dbać o ich zachowanie i pozwolić, by systemy dopasowywały się do klienta a nie odwrotnie. Takie podejście sprzyja innowacjom i większej różnorodności na rynku.