CV a RODO

Prowadzisz rekrutację w firmie? Prawdopodobnie często zdarza się, że nie masz pewności, czy dany kandydat jest odpowiedni na stanowisko. Wtedy naturalnie zwracasz się do osób pracujących w dziale, w którym pojawił się wakat. Jak zachować równowagę pomiędzy danymi wymaganymi w CV a RODO? Czy pokazywanie CV pracownikom jest dopuszczalne?

CV a RODO – Rekrutacja w firmie

Bądźmy szczerzy, żaden szef bądź rekruter nie zna tak dobrze specyfiki danego działu jak sami pracownicy. Trudno być zorientowanym w każdej dziedzinie i warto pytać członków załogi, jakie są najbardziej pożądane umiejętności w ich dziedzinie lub jakie wykształcenie najlepiej rokuje wśród kandydatów. Osoba przeprowadzająca rekrutację musi także pamiętać, że dobrze zapytać o zdanie osoby, które będą miały bezpośrednią styczność z nowym pracownikiem. To one będą najczęściej korzystały z jego umiejętności, a więc są w stanie dobrze doradzić.

Pokazywanie CV pracownikom

Chcemy więc skonsultować daną kandydaturę z różnymi osobami w firmie. To jednak narusza przepisy RODO, ponieważ ujawniane są dane ubiegającego się o stanowisko bez jego wiedzy i zgody. Działanie zgodnie z prawem jest jednak w tym przypadku bardzo proste i potrzeba niewielu zabiegów, by uzyskać potrzebne informacje bez niepotrzebnego wyjawiania danych.

Oryginał CV powinien znajdować się w dziale kadr lub u osoby bezpośrednio odpowiedzialnej za rekrutację, najlepiej w specjalnie zabezpieczonej szafie. Zawsze jednak istnieje możliwość utworzenia kopii z zamazanymi danymi, dzięki czemu niemożliwa będzie identyfikacja kandydata. Jakie dane należy wymazać?

CV a RODO – Jakie dane wymazać z CV?

Przede wszystkim imię i nazwisko, PESEL (rzadko występuje w CV, ale jeśli podano, to musi zniknąć), numer telefonu, email, adres oraz zdjęcie. Jeżeli podejrzewamy, że dana osoba może zostać rozpoznana przez pracowników na podstawie daty urodzenia, nazwy firmy, w której była wcześniej zatrudniona lub placówek edukacyjnych, do których uczęszczała, te dane należy również trwale usunąć.

CV a RODO – Co może zostać na CV?

Pozostać mogą informacje istotne z punktu widzenia przydatności na stanowisko oraz takie, które nie pozwalają na powiązanie dokumentu z konkretną osobą. To przede wszystkim wykształcenie, nazwy poprzednich stanowisk wraz z pełnionymi obowiązkami, umiejętności, zainteresowania oraz znajomość języków. Rekrutujący powinien kierować się zasadą minimalizacji danych i nie ujawniać innym pracownikom nic ponadto, co powinni wiedzieć, by udzielić rzetelnej i obiektywnej opinii o kandydacie.

RODO w biurze

Tak dokładne pilnowanie zgodności z RODO może niektórym wydać się przesadą. My jednak namawiamy do drobiazgowości i uczulamy w kwestii rekrutacji. Zachowując poufność wrażliwych danych, nie tylko chronimy się przed prawnymi konsekwencjami. Zyskujemy cenne stanowisko pracowników wobec kandydata. Poznając jedynie jego umiejętności i edukację, opiniują bez uprzedzeń i nieodpowiednich pobudek. To dla rekrutera same korzyści!