DMS co to jest?

Biznesowe nazewnictwo opanowały modne skróty. Do powszechnego użytku weszły zwroty takie jak B2B, HORECA, CEO, MBA i wiele innych. Branża informatyczna nie tylko nie zostaje w tyle, a wręcz przoduje w tworzeniu akronimów opracowywanych narzędzi. Kluczowe dla rozwoju nowoczesnych firm jest rozwiązanie kryjące się pod kolejnym tajemniczym skrótem: DMS. Warto rozszyfrować, co oznacza, by poznać liczne ułatwienia, jakie za sobą niesie.

DMS co to jest?

Nazwę DMS utworzono od angielskiego zwrotu Document Management System. DMS oznacza po polsku system do zarządzania dokumentacją biznesową. To bardzo szeroka definicja, pod którą podlegać może wiele różnych procesów. Dotyczy między innymi dokumentacji księgowej, kadrowej, umów, zleceń, korespondencji firmowej, wniosków, decyzji… Każde przedsiębiorstwo ma inne potrzeby względem obiegu pism oraz procesów, jakimi należy zarządzać w związku z dokumentacją, zatem w różnych firmach DMS może oznaczać co innego i mieć odmienne zastosowanie.

Po co jest DMS?

Może się wydawać oczywiste, że w firmach następuje obieg dokumentów oraz zarządzanie nimi. Jednakże im więcej pracowników, spraw, procesów i działów, tym zadanie uporządkowania danych staje się bardziej karkołomne. A dokumenty bywają na wagę złota, ponieważ poprawne i szybkie załatwienie spraw gwarantuje zadowolenie klientów, brak problemów prawnych oraz płynność finansową. Wiele firm twierdzi, iż są w stanie właściwie zarządzać dokumentacją papierową i to im wystarczy. Możliwe, że dobrze zorganizowane działy potrafią sprawnie przekazywać sobie pisma, z zachowaniem kolejności osób decyzyjnych, jednak nigdy nie prześcigną systemów informatycznych pod względem precyzyjności, prędkości i automatyzacji.

Nawet w firmach, w których panuje absolutny dokumentacyjny reżim, obieg np. faktury zakupowej może zająć tydzień. Nie mówiąc o rozbudowanych procesach decyzyjnych, w których cały szereg osób musi w odpowiedniej kolejności opisać, zatwierdzić pozycje na danym piśmie i się pod nimi podpisać. Nie ma też miejsca na nowe procedury, w których kolejność krążenia dokumentu jest zupełnie inna – to wywołuje zamieszanie wśród pracowników i dezorganizację. Natomiast gdy dokumentów i działów jest rzeczywiście sporo, nietrudno o zgubienie cennych kartek, przetrzymanie ich na zapełnionym papierami biurku. A każdy dzień zwłoki może być brzemienny w konsekwencje, również te finansowe.

Wysokiej klasy DMS powinien zapewnić:

1. Bezpieczne przechowywanie danych w chmurze lub na serwerze w wersji on premise, z zachowaniem środków ostrożności zgodnych z polityką RODO.
2. Zapis i możliwość sprawdzenia historii danego dokumentu: dokonywanych zmian, osób zatwierdzających, dat i godzin wykonanych akcji.
3. Konwertowanie i edycję dokumentów w dogodnym formacie, w tym także eksport danych do arkusza Excel.
4. Możliwość współdzielenia dokumentacji, nanoszenia uwag i komentarzy w tym samym czasie przez różnych pracowników, co znacznie skraca czas, np. opisywania kosztów w fakturach.
5. Elementy OCR pozwalające na odczyt i filtrowanie danych np. ze skanów lub dokumentów pdf.
6. Tworzenie własnych ścieżek obiegu dokumentów, ustalanie procedur workflow wraz z definiowaniem osób odpowiedzialnych za kolejne etapy.
7. Tworzenie powiadomień i alertów w celu zapewnienia szybkiego przepływu pism pomiędzy działami z zachowaniem kolejności oraz deadline.
8. Łatwe filtrowanie i wyszukiwanie dokumentów firmowych po numerze sprawy, tytule, kliencie, kategorii do jakiej zostały przypisane itp.

Korzyści oraz możliwości

Document Management System to narzędzie, które posiada w swojej ofercie wiele firm, jednak zazwyczaj występuje ono w maksymalnie okrojonej wersji. Producenci oprogramowania dla biznesu poprzestają na zapewnieniu w ramach DMS jedynie zapisu, odczytu, filtrowania, komentowania i dodawania załączników do spraw i dokumentów. Czasem dostępne są także elementy OCR (Optical Character Recognition, czyli optyczne rozpoznawanie tekstu). Nie następuje zatem żadna automatyzacja obiegu pism.

Dobre rozwiązania IT, na które warto zwrócić uwagę, wyróżniają się tym, że na życzenie klienta może zostać utworzona specjalna procedura workflow, odmienna dla każdego procesu. W jej ramach dany dokument zyskuje zaraz po wprowadzeniu wytyczoną ścieżkę i całą grupę osób odpowiedzialnych za kolejne etapy procedowania. „Workflow” innych producentów polega na wpisaniu adresata, do którego dokument powinien trafić w dalszej kolejności. Pracownik musi zdecydować, komu powierzyć wykonanie kolejnego etapu: przeszukać w tym celu całą bazę adresów email przedsiębiorstwa albo wpisać go z pamięci. To nie różni się zgoła niczym, od zwykłej poczty email. Po co zatem przepłacać za funkcjonalność, która wyróżnia się jedynie nowocześnie brzmiącą nazwą?

Brak procedury

Co więcej, kolejny pracownik, do którego zaadresowany został dokument, otrzymuje jedynie wiadomość na swoją skrzynkę. Podobnych informacji mogą przychodzić do niego dziesiątki dziennie. Nietrudno wówczas o zagubienie dokumentu lub przeoczenie obowiązku wydania decyzji/wypełnienia/przekazania. To znacznie wydłuża procedury i każe czekać w nieskończoność na załatwienie spraw. I tu rację mają przeciwnicy DMS, który twierdzą, iż szybciej byłoby po prostu przejść z wydrukowanymi kartkami po firmie i zebrać odpowiednie wpisy od poszczególnych działów. To prawda, ale tylko w przypadku całkowicie podstawowych wersji DMS.

Należy zawsze stawiać na rozwiązania, które nie poprzestają jedynie na tworzeniu podstaw. W idealnym przypadku każde narzędzie dopasowane zostaje do indywidualnych potrzeb klienta, po zapoznaniu się z konkretnym procesem. Następnie wyodrębnione zostają kolejne etapy procedury. Klient tworzy listę użytkowników uprawnionych do obsługi narzędzia wraz z ich rolami i decyzjami, za które są odpowiedzialni.

Co jeszcze kryje się pod nazwą DMS?

Narzędzia DMS nie zawsze oznaczają jeden gotowy produkt, a cały zbiór rozwiązań dla różnych działów w firmach. Document Management System wyrażany jest bowiem przez procesy workflow odpowiednie dla poszczególnych obszarów działalności przedsiębiorstw. DMS może oznaczać obieg faktur, zarządzanie korespondencją, wydawaniem poleceń wykonania pracy, zezwoleń, decyzji. Każdy rodzaj dokumentu to odmienny proces biznesowy, z własnym celem, przebiegiem, osobami decyzyjnymi, maksymalnym czasem na wykonanie itp. Dlatego dla każdego z osobna powinno się przeprowadzić odpowiednią analizę i naszkicować wzór procedury. Tego większość dostawców oprogramowania nie robi, narzucając klientom „uniwersalne” rozwiązania.

Aby temu zapobiec, ważne jest wdrażanie customizacji, czemu sprzyja stosowanie notacji BPMN, czyli zobrazowania procesów biznesowych celem lepszego zarządzania ich przebiegiem. Dzięki temu rozmowy na temat właściwego wdrożenia są łatwiejsze oraz skutkują lepiej dopasowanym produktem. BPMN przydaje się także podczas dyskusji z pracownikami na temat kolejnych zmian oraz konkretnych potrzeb, jakie mają zostać uwzględnione w projekcie. Spotkania, konsultacje oraz wymiana wiadomości z pracownikami klienta mają na celu stopniowe rozwinięcie całej koncepcji i z założenia powinno być ich jak najwięcej.

Trudno przewidzieć wszystkie możliwe ścieżki obiegu dokumentów, potencjalne problemy i konieczne modyfikacje wewnątrz procesów. Kilkakrotne omówienie różnych aspektów pracy osób podległych pod dany dział pozwala na dokładniejsze spełnianie potrzeb klienta oraz uniknięcie nieporozumień. Ważne też, by móc przeprowadzać konsultacje, opierając się o szczegółową wizualizację projektowanych procedur. Notacja BPMN okazuje się zatem niezwykle pomocna w komunikacji z klientami: pomaga zarówno zgłaszającym potrzeby w wypracowaniu jak najdokładniejszego schematu obiegu informacji/dokumentu jak i ułatwia wykonawcy uporządkowanie swojej pracy.

DMS co to jest? Jak wygląda procedura w dobrym narzędziu DMS?

Prześledźmy, co się dzieje w kolejnych częściach modelowego procesu zarządzania dokumentacją. Na początku ktoś musi wprowadzić dokument do systemu. Następuje to poprzez utworzenie nowej sprawy w systemie i dodanie do niej załącznika (w postaci np. skanu faktury, korespondencji w pliku docx itp.). Następnie, po wypełnieniu wymaganych pól (ilość i charakter wymaganych pól pozostaje w gestii klienta) następuje zapis dokumentu. Rozpoczyna się właściwa procedura i nadaje się status „Utworzono dokument”. Wówczas sprawa powinna uzyskać specjalny panel workflow, z widocznymi przyciskami wyboru ścieżek procedury. Użytkownik wprowadzający dokument musiałby w tym momencie tylko kliknąć jeden z nich, by przekazać sprawę automatycznie do kolejnego decydenta.

Jeśli żaden z przycisków nie zostanie wybrany, sprawa pozostanie cały czas widoczna w systemie jako jedynie „Utworzona”, zatem koordynator z łatwością zweryfikuje, kto odpowiada za jej przestój. Reszta procedury przebiega zgodnie z życzeniem klienta, z zachowaniem automatyzacji, zadanych statusów i paneli decyzyjnych workflow. Należy również zaznaczyć, iż uczestnicy procedury powinni zyskać ograniczone uprawnienia co do wypełniania/poprawy danych w sprawie, a po zatwierdzeniu etapu i przekazaniu go dalej utracić możliwość edycji pól.

Zalety workflow

Tak jak już zostało wspomniane wcześniej, większość producentów oprogramowania stara się sprzedawać swoje produkty masowo, celowo okrajając narzędzia automatyzacji. Ostatecznie ułatwienia sprowadzają się jedynie do funkcji OCR dla faktur oraz do wyznaczania kolejnego adresata procesowanej dokumentacji. Niewielkie to ułatwienie, a i czas pracowników niespecjalnie zaoszczędzony. Dobry system zadba o to, by najbardziej żmudne obowiązki związane z zarządzaniem dokumentacją skróciły się do minimum. Dzięki naszym mechanizmom workflow użytkownik wykonuje jak najmniej kliknięć. Jeśli nie ma takiej potrzeby, nie musi za każdym razem wyznaczać kolejnej osoby decyzyjnej. Sprawa automatycznie powędruje do odpowiedniego działu/stanowiska w zależności od rodzaju obsługiwanego dokumentu. Tam, gdzie konieczny jest czynnik ludzki, wybór pozostawia się tylko uprawnionym decydentom.

Porządek oznacza zysk

Wdrożenie systemu zarządzania dokumentacją to także łatwość utrzymania porządku oraz wielozadaniowości. Prężnie rozwijający się biznes musi obsługiwać coraz to nowych klientów, a ich nagromadzenie utrudnia utrzymanie ładu. Jeśli natomiast sprawy związane z obiegiem pism zostaną uporządkowane w systemie, z podziałem na działy, odpowiednich decydentów oraz etap realizacji, natychmiast wzrasta tempo ich wykonywania. Dodatkowo łatwość filtrowania i generowania raportów daje pole do analiz i wprowadzania kolejnych ulepszeń. Wszystko to przekłada się z kolei na jego dalszy rozwój, ograniczenie zbędnych kosztów zarządu oraz kosztów operacyjnych.