Dokumentacja fotograficzna

Świat żyje obrazem. Chociaż technologie informatyczne umożliwiające obecnie globalny rozwój i komunikację opierają się na zapisie cyfrowym, to wartości wizualne uważa się obecnie za najbardziej cenne. Stąd wysyp różnorodnych aplikacji opierających się na operowaniu zdjęciami, takich jak Instagram, Snapchat, Pinterest, czy nawet… Tinder. Dlaczego dokumentacja fotograficzna jest taka ważna?

Obecnie każdy nastolatek posiada smartfon, dzięki któremu zapisuje i przesyła informacje o sobie za pomocą obrazów. Nawet komunikatory, których głównym przeznaczeniem była początkowo komunikacja pisemna, opierają się w dużej mierze na emotikonach, GIF-ach i zdjęciach. Skoro więc na co dzień tak bardzo powszechne są wizualizacje i ich cyfrowy przesył, dlaczego inaczej sprawa przedstawia się w przemyśle i biznesie?

Dokumentacja fotograficzna jest wszędzie

Od 2013 do 2017 ilość zdjęć cyfrowych wzrosła dwukrotnie. Jeśli to zdanie nie robi większego wrażenia, może dokładne liczby lepiej zadziałają na wyobraźnię. W pięć lat ludzkość przeszła od 660 miliardów do 1,2 biliona „pstryknięć”. Ponad 85% z nich zrobionych było za pomocą smartfona. (Źródło: https://www.statista.com/chart/10913/number-of-photos-taken-worldwide/) Liczby te wciąż rosną wraz z coraz większą prędkością internetu oraz dostępem do dobrej jakości urządzeń. Jednakże w rzeczywistości, w której nastolatki wykonują i przesyłają kilkanaście zdjęć dziennie, firmy drukują fotografie i załączają je fizycznie do dokumentacji. Skąd taka rozbieżność i samoograniczanie się firm w użytkowaniu najnowszych technologii?

Drogie inwestycje – uprzedzenia wobec obrazu

Odpowiedzi można doszukiwać się w wielu miejscach. Mają one charakter zarówno techniczny, formalny jak i mentalny. Na tych trzech aspektach skupiać się będzie ten artykuł.
Problem techniczny dotyczy przede wszystkim przekonania, jakim kierują się zarządy firm, jakoby nie było środków na zakup odpowiedniego sprzętu. Fotograficzne opisywanie zleceń, zamówień, produktów itp. uważane jest często za bardzo drogą zachciankę, powiązaną z koniecznością zakupu specjalistycznego sprzętu – między innymi aparatów fotograficznych i skanerów. Wielu przedsiębiorcom skupionym na innowacjach umyka fakt, iż można posłużyć się zasobami już istniejącymi w firmie lub dokonać wdrożeń dokumentacji fotograficznej relatywnie niskim kosztem pod względem zakupu sprzętu.

Okazuje się, że jeśli w firmie funkcjonuje już właściwy system oznaczania dokumentacji i produkcji odpowiednimi kodami, kolejnym krokiem są po prostu smartfony. Można zakupić kilka modeli wyposażonych w podstawową wersję aparatu fotograficznego lub skorzystać z tych, których już używają pracownicy. Wówczas pojawia się nie tylko możliwość stałego raportowania działalności firmy za pomocą obrazu ale również skanowania kodów dokumentacji, do której mają być dołączone potrzebne zdjęcia.

Biurokracja – papierek musi być

Problem formalny polega przede wszystkim na przedkładaniu dokumentacji papierowej nad elektroniczną. W kraju charakteryzującym się wysokim poziomem biurokracji nadal pokutuje przekonanie, iż informacje w formie fizycznego wydruku mają większą wartość i stanowią pewniejszy zasób niż te dostępne w wersji elektronicznej. Niektórzy pracownicy biurowi nalegają, by zachować obie drogi gromadzenia dokumentacji, podczas gdy elektroniczny zapis jest całkowicie wystarczający. Należy oczywiście zapoznać się z wyjątkami przewidzianymi przez prawo. Firmy mają obowiązek drukować głównie dokumenty księgowe, na przykład ewidencję przebiegu pojazdu, raporty z kasy fiskalnej lub wystawione w formie papierowej dowody księgowe (Źródło: www.money.pl).

Przy obecnym poziomie dostępnych zabezpieczeń dokumentacja elektroniczna może być bardzo dobrze chroniona przed wykradnięciem lub zniszczeniem m.in. poprzez hasła dostępu oraz backup. Wówczas forma zdigitalizowana w niczym nie ustępuje papierowej. Biura podatne są wszakże na włamania, wypadki losowe typu: pożar, zalanie i wiele innych. Co więcej, opisana powyżej metoda pozwala zaoszczędzić na wydrukach, co niesie za sobą jeszcze jeden bonus – ulgę dla środowiska poprzez mniejszą ilość wyciętych drzew. Firma, która unika niepotrzebnego zużycia papieru, tuszy itp. zyskuje status eko, co przekłada się również na poprawę wizerunku wśród klientów.

Nowoczesność musi być w głowie

Aspekt mentalny stwarza problemy głównie ze względu na zakorzenione błędne przekonania względem dokumentacji elektronicznej. Przedsiębiorcy często uznają tego typu innowacje za zbędny wydatek, przez który ucierpią inne sfery działalności firmy. Najczęściej jednak jednorazowa inwestycja w moduł dokumentacji fotograficznej wraz ze wdrożeniem daje dalekosiężne korzyści. Możliwość robienia zdjęć za pomocą smartfona i natychmiastowego przypisywania ich do spraw oraz dokumentów to dla przedsiębiorstwa oszczędność czasu, zwiększona kontrola nad różnymi sferami działalności, możliwość gromadzenia dowodów jakości produkcji oraz szeroka droga do cenionego obecnie na rynku traceability. Przedsiębiorca jest w stanie wykazać drogę danego towaru i udowodnić np. jego stan na różnych etapach produkcji. To możliwość bardzo pożądana z punktu widzenia szeroko pojętego klienta – czy jest to pośrednik, dystrybutor, czy ostateczny użytkownik.

Linia produkcyjna

Możliwości oferowane przez mobilny moduł dokumentacji fotograficznej, są bardzo szerokie i przynoszą znaczne oszczędności. Jakie konkretne przykłady użycia oraz korzyści można zatem wyodrębnić? Otóż należy wziąć pod lupę dowolne przedsiębiorstwo, na przykład takie, które posiada linię produkcyjną. Pracownik zajmujący się kontrolą jakości produkowanych wyrobów zazwyczaj wypełnia odpowiednie formularze w celu upewnienia się, że spełnione zostały wszelkie normy. Część firm na tym poprzestaje, jednak wówczas producent jest zmuszony wierzyć „na słowo” swojemu kontrolerowi i do tego samego zmusza kontrahentów. Nie wydaje się w takim przypadku zbyt wiarygodny w swoim środowisku.

Dokumentacja fotograficzna – co daje?

Część przedsiębiorców wymaga już w swoich placówkach dokumentacji fotograficznej kontrolowanych wyrobów, jednak stwarza to spory problem organizacyjny i czasowy. Pracownik robi zdjęcie za pomocą aparatu lub telefonu, musi zapisać ręcznie, które zdjęcie będzie odpowiadało zbadanemu produktowi. Następnie siada do komputera i zgrywa zdjęcia na dysk. Następnie musi zająć się opisywaniem zdjęć, przesyłaniem ich do systemu firmowego i załączaniem do odpowiednich plików/dokumentów. Wykonanie powyższych czynności dla jednego badanego produktu zajmuje kilka minut. Wystarczy jednak, że skontrolowanych wyrobów było kilkanaście i czas zamieszczania dokumentacji fotograficznej wydłuża się do godziny. Dziennie. Można sobie wyobrazić, o ile bardziej efektywny jest pracownik, który w kilka sekund, za pomocą paru dotknięć palcem na smartfonie, jest w stanie wrzucić zdjęcie do odpowiedniego miejsca w systemie. Mobilne dokumentowanie pracy za pomocą obrazu eliminuje zatem frustrującą walkę ze sprzętem i daje więcej czasu na ważniejsze zadania.

Reklamacje

Kolejny przykład działania dokumentacji fotograficznej znaleźć można w przypadku reklamacji i to zarówno tych dokonywanych przez klienta jak również składanych przez nas w stosunku do dostawcy. Dokumentowanie wysyłki lub przyjęcia jedynie w wersji papierowej, stanowi w dzisiejszych czasach mało wiarygodny dowód. Jak jasno pokazać niezadowolonemu kontrahentowi, że wysłaliśmy pełnowartościowy towar, a zniszczenia powstały dopiero podczas transportu? Jak z kolei reklamować produkty u naszego dostawcy, jeżeli przy odbiorze nie zostały wykonane ich zdjęcia? Dokumentacja fotograficzna ułatwia nadzorowanie produktów nie tylko wewnątrz przedsiębiorstwa, ale wychodzi poza jego granice. Daje możliwość zrobienia kroku wstecz jak również naprzód w łańcuchu produkcji. Z punktu widzenia kontroli strat to niezwykły potencjał.

Komunikacja wewnętrzna i magazyn

Komunikacja wewnętrzna to też aspekt, w którym dokumentacja fotograficzna może zdziałać wiele dobrego. Konkretny przykład: utrzymanie porządku w magazynie. Pracownicy mogą wysyłać sobie na bieżąco zdjęcia dotyczące stanu zapełnienia poszczególnych sektorów, raportować swoje czynności, a także zgłaszać zapotrzebowanie, np. na sprzątanie, dostawy materiałów. Szybki obieg informacji wizualnej w systemie pozwala dotrzeć do odpowiednich adresatów w kilka sekund. Oszczędza się też czas, ponieważ zamiast ręcznego wprowadzania treści, obrazuje się je. Zamiast przepisywania oznaczeń towarów, można przesłać zdjęcie. Szybka, jasna informacja zapewnia błyskawiczną reakcję bez nieporozumień. Wydawałoby się, że różnica pomiędzy wysłaniem zdjęcia a ręcznym wpisaniem komunikatu jest marginalna, jednak tylko w odniesieniu do jednego pracownika. Kiedy są ich dziesiątki, a przedsiębiorstwo operuje wielkimi zamówieniami – ilość zaoszczędzonych sekund szybuje w górę i zmienia się w godziny.

Inwestuj i zarabiaj

Czas to pieniądz. Zaufanie klienta to też pieniądz. Wysoka jakość to jeszcze więcej pieniędzy. Dla wzrokowców stanowiących większość naszej populacji obraz stanowi najwygodniejszą i najbardziej wiarygodną formę komunikacji. Niesie ona maksimum informacji na minimalnej powierzchni i w najkrótszym czasie. Wdrożenie mobilnej dokumentacji fotograficznej zwiększa ilość danych i przyspiesza ich obieg, naturalnie więc niesie za sobą przyszłe korzyści finansowe. Przedsiębiorcy, którzy chcą wkroczyć w nowoczesność, powinni zatem odrzucić mentalne uprzedzenia oraz niechęć do zmiany organizacji, a wkład finansowy potraktować jako inwestycję. Właściwe wykorzystanie dokumentacji fotograficznej zwraca się z nawiązką na współczesnych, coraz bardziej wymagających rynkach.