Obieg wniosku szkoleniowego

Rozwiązania informatyczne okazały się jedną z najskuteczniejszych broni wobec kryzysu gospodarczego. Dowiodły tego upływające lata pandemii, który przyniosły wiele zawirowań na rynku. Wyłoniły jednak przy okazji przedsiębiorstwa najbardziej odporne na przeróżne przeszkody i konieczność zamykania placówek stacjonarnych. Firmy te w większości opierają się na skutecznych rozwiązaniach informatycznych, takich jak na przykład obieg wniosku szkoleniowego, obieg faktur, CRM, DMS itp.

Fala Covid-19, fala potrzeb

Ostatnio co rusz spływają do nas prośby od stałych klientów, by wdrożyć kolejny produkt. Zazwyczaj zapytania te dotyczą utworzenia nowej procedury obiegu dokumentu oraz dostosowania jego formy do nowych potrzeb. Skąd taki wzrost zapotrzebowania? Oczywiście z powodu pandemii. Firmy starają się maksymalnie ograniczyć ilość pracowników przebywających jednocześnie w biurze, więc stosują pracę zmianową lub całkowicie przechodzą na home offce.

Pomimo iż praca zdalna ma sporo korzyści pod względem profilaktyki, bezpieczeństwa i finansów, znacznie utrudniła komunikację w wielu przedsiębiorstwach. W tym momencie na jaw wychodzi, jak wiele biur pomimo stworzonego odpowiedniego środowiska IT nadal stosuje bardzo przestarzałe metody pracy. Ręczne notatki, tradycyjna poczta, brak podpisu i pieczęci elektronicznej oraz procedury obiegu papierowych dokumentów. Trudno powiedzieć, co powoduje tak duży opór w kwestii usprawniania codziennej pracy. Może jest to brak zaufania do nowych technologii? Może przyzwyczajenie do stosowanych przez długie lata metod? A może trudność nabywania wiedzy o dostępnych narzędziach oraz umiejętności ich stosowania?

Reorganizacja w czasie COVID-19

Z pewnością istnieją również inne powody, natomiast powyższe uważamy za najbardziej prawdopodobne. Pandemia wymusiła jednak na wielu firmach reorganizację pracy oraz otwarcie się na nowe możliwości. Pracodawcom nie pozostało nic innego, jak wyposażenie swoich pracowników, uwięzionych w ich własnych domach, w narzędzia odpowiednie do tzw. pracy zdalnej i zobowiązanie nich do nauki nowych technologii. Wszystko po to, by uniknąć strat, spadku wydajności oraz by przetrwać kryzys. Alternatywą były urlopy lub nawet zwolnienia, a na to dziś stać niewielu pracodawców.

Pozytywne myślenie w dobie kryzysu?

Zamiast załamywać ręce z powodu trudnej sytuacji na całym świecie, staramy się skupić na pozytywach. Właściciele firm coraz częściej dostrzegają w narzędziach informatycznych przyszłość dla swoich biznesów. Nie wiadomo na jak długo w home office zagościł w naszych mieszkaniach, jednak należy być gotowym również na opcję kolejnych lockdownów. Z jednej strony powstaje niepewność, czy firma przetrwa przyszłe fale covidu, z drugiej przedsiębiorcy dostrzegają skuteczność wdrażanych nowych narzędzi. To otwiera drogę dla kreatywności i powstawania nowych rozwiązań. Kolejne firmowe zadania zostają poddane automatyzacji lub zdalnej kontroli. Jedno z nich przykuwa szczególną uwagę, ponieważ stanowi świetny przykład na to, jak wiele zadań specjaliści IT są w stanie przenieść do świata wirtualnego.

Obieg wniosku szkoleniowego – szkolenie jako główny benefit

Jakie dodatkowe korzyści w czasie pandemii może zapewnić firma swoim pracownikom? Kwestia zapewnienia bezpieczeństwa jest tu oczywista: każdy kto może – został przeniesiony na home office. Reszta kadry funkcjonuje w maksymalnym ograniczeniu kontaktu fizycznego. Zatem co dalej? Bonusy w postaci biletów do kina i teatru, darmowych wejść do obiektów sportowych, poczęstunków i firmowych imprez straciły obecnie rację bytu. Przedsiębiorstwa stawiają więc na szkolenia: mogą odbywać się online, a podnoszenie kwalifikacji jest korzystne zarówno dla pracownika jak i pracodawcy. Dlatego właśnie wysyła się coraz więcej wniosków o szkolenia, a firmy chętnie się do nich przychylają.

Tu pojawia się problem skali. Mała działalność gospodarcza ma do czynienia z kilkoma szkoleniami rocznie i nie stanowi to w zasadzie żadnego utrudnienia organizacyjnego. Jeśli natomiast mówimy o jednostce zatrudniającej setki osób, szkoleń też są setki. Każdy wniosek trzeba zatem rozpatrzeć na różnych poziomach zarządczych, wydać odpowiednie decyzje i pokierować wnioskodawcę do konkretnych działów. Problem skali pociąga za sobą problem czasu, czas przekłada się na pieniądze. Firma dostatecznie dużo wydaje na same szkolenia, dlaczego miałaby zatrudniać osobnego pracownika do obsługi wniosków o nie? Taki jest właśnie ogrom pracy, jeśli kwestia nie została zautomatyzowana – to pełny etat dla specjalisty od kadr.

Jak usprawnić obieg wniosku w firmie?

Pierwszym etapem pracy jest zwykle dokładna analiza potrzeby klienta, to jest poznanie całej drogi obiegu wniosku. Uświadamia ona, gdzie dokładnie potrzebne są ulepszenia. Procedura, którą firmy rozpisują wraz z analitykiem, okazuje się zwykle bardzo skomplikowana i fizycznie wymagająca wielu wędrówek odpowiedzialnego pracownika pomiędzy różnymi biurami. Czas obiegu? Co najmniej tydzień i to zakładając, że dokument wniosku nie zostanie nigdzie zagubiony, a decyzje jednoznaczne i od razu podejmowane.

Tworzenie procedury

Kolejny etap działania programistów to stworzenie procedury, która pozostaje jak najbardziej wierna działaniom rzeczywistym, a jednocześnie zawiera dodatkowe usprawnienia organizacyjne. Starają się oni jak najdokładniej określić uprawnienia poszczególnych uczestników procedury, przypisać odpowiednie grupy i kategorie do wniosków. Tak by uniknąć niejasności i by pracownik zawsze wiedział, do kogo skierować zapytanie. Nadaje się również statusy dokumentom, dzięki którym każdy zainteresowany wie, na jakim etapie jest procedura. Ma świadomość, ile etapów pozostało do jej zakończenia oraz w jakim dziale ewentualnie „utknęła”. Z kolei osoby otrzymujące wnioski do rozpatrzenia widzą w systemie powiadomienia o konieczności wykonania danego zadania.

Pełna transparentność i odpowiedzialność za spełnienie zadań ze strony każdego z uczestników obiegu dokumentu. Pracownik wygodnie składa zapotrzebowanie na szkolenie i wniosek błyskawicznie rozsyłany jest do kolejnych decydentów. Potem w zależności od zgody lub jej braku, wędruje dalej lub wraca z odpowiednią adnotacją do nadawcy. Przy założeniu, że wszyscy użytkownicy są online, całość procedury skrócona zostaje do nawet kilkunastu minut.

Szkolenie to tylko początek

Oczywiście opracowany przez nas obieg dokumentu nie musi dotyczyć jedynie wniosku szkoleniowego. Każdy inny, który wymaga zgody/zatwierdzenia/zapoznania się z nim większej ilości osób w firmie, który musi zostać skatalogowany w kilku miejscach lub przesyłany z działu do działu, może podlegać elektronicznej procedurze obiegu.

Usprawnianie obiegu dokumentów w firmach to bardzo ogólnikowe stwierdzenie. W jakich kwestiach najczęściej pomocne są systemy DMS? Oto przykłady:

• Obieg faktur
• Obieg wniosku zakupowego
• Rozliczenie samochodu służbowego
• Obieg wniosku szkoleniowego
• Delegacja
• Wniosek urlopowy
• Wydanie przepustki pracowniczej
• Elektroniczny list przewozowy

Obieg wniosku szkoleniowego – więcej czasu, większe zyski

Ratowanie firm podczas kryzysu (zarówno wewnętrznego jak i dotyczącego całego rynku) powinno rozpoczynać się od ich przemian organizacyjnych. Niewiele przedsiębiorstw uchroniło się w ostatnich latach przed home office. Pandemia zapoczątkowała nowe trendy w zarządzaniu biznesem, zasobami ludzkimi i projektami. Zamiast im się opierać, warto postawić na ułatwienia, które oszczędzają czas i pieniądze. Wysoka efektywność pracowników, podnoszenie ich kwalifikacji i sprawne rozwiązania zdalne to recepta nie tylko na obecne utrudnienia. To także sposób na osiąganie zysków wtedy, kiedy sytuacja w kraju i na świecie nie sprzyja rozwojowi jakiegokolwiek biznesu.