Offboarding pracownika
Opracowano wiele strategii skutecznego przyjmowania pracowników na firmowy pokład, ich szkoleń i aklimatyzacji. Co jednak z procesem rezygnacji z zatrudnienia? Co to jest offboarding pracownika i jak powinien przebiegać?
Offboarding pracownika
Firmy, które dbają o swoich pracowników, rozumieją wagę zarówno procesu przyjmowania nowych członków zespołu, jak i ich pożegnania Proces offboardingu, czyli strategia zarządzania odejściem pracownika, stał się nieodłączną częścią kultury organizacyjnej. Warto więc przyjrzeć się temu zagadnieniu bliżej, zrozumieć jego znaczenie oraz omówić sposoby radzenia sobie z ewentualnymi problemami.
Jak powinien przebiegać offboarding?
Offboarding to nie tylko formalne zakończenie umowy o pracę, to także proces przekazywania wiedzy, zamknięcie projektów oraz dbanie o pozytywne rozstanie. Idealny offboarding powinien być dobrze zaplanowany i zorganizowany, obejmujący etapy takie jak:
– Przekazanie obowiązków. Firma szuka tymczasowego lub stałego zastępstwa, a odchodzący pracownik powinien przekazać podstawy dotyczące jego dotychczasowego stylu pracy oraz relacji np. z kontrahentami. Omawia z zastępcą zakres obowiązków oraz status poszczególnych, otwartych spraw.
– Przekazanie istotnych informacji. To na przykład hasła do obsługiwanych platform, dokumenty, na których odbywała się dotychczas praca.
– Rozliczenie się z firmą. Jeśli pracownik otrzymał sprzęt, klucze lub inne przedmioty, których firma tymczasowo użycza, należy dokonać ich zwrotu. Wiele przedsiębiorstw stosuje karty obiegowe, które poszczególne działy podpisują. Ten element offboardingu może dość długo trwać i często zdarza mu się „utknąć”. Aby uniknąć opóźnień i strat, firma powinna wdrożyć skuteczne procedury dla obiegówek.
Kluczowy całości tego procesu jest także uczciwy feedback wystawiany przez każdą ze stron. Dzięki niemu, obie się czegoś uczą na podstawie szczerych (bo zwykle największą szczerość wykazujemy, odchodząc) uwag i wskazówek. Nie należy go w żadnym przypadku pomijać
Co to jest onboarding?
Wiele osób myli te dwa angielskie terminy, które – choć całkowicie sobie przeciwne – brzmią podobnie i są ze sobą mocno połączone. Offboarding jest wszakże swego rodzaju zwieńczeniem procesu zwanego onboardingiem. Onboarding to zbiór działań podejmowanych przez firmę w celu zapoznania nowego pracownika z zasadami, kulturą organizacyjną, a także jego roli i obowiązkami w firmie. Onboarding może obejmować szkolenia stanowiskowe, integrację ze współpracownikami, zakup indywidualnego sprzętu, przekazywanie kluczowych informacji o zatrudniającym itp. Choć wiele firm pomija całkowicie ten proces lub skraca go do minimum, ma on ogromne znaczenie dla efektywności nowego pracownika. W krótszym czasie dostosowuje się on do zasad panujących w danym środowisku pracy oraz popełnia mniej błędów.
Jakie problemy wynikają z nieprawidłowego offboardingu?
Niedokładny lub nieprawidłowy offboarding może prowadzić do różnych problemów. Skutkuje np. brakiem przekazania ważnych informacji związanych z projektem, pogorszeniem relacji między firmą a pracownikiem, a także utratą wiedzy i doświadczenia. Ten ostatni skutek bywa szkodliwy dla organizacji w dłuższej perspektywie czasu. W wielu przypadkach do głosu dochodzą emocje związane np. z rozczarowaniem lub koniecznością szybkiego znalezienia zastępstwa. Wówczas pracodawca może zyskać nieprzychylne opinie w internecie, które w przyszłości utrudnią mu znalezienie wartościowych pracowników. Takie opinie często trafiają też do potencjalnych klientów, których łatwo w ten sposób zniechęcić. Dlatego należy za wszelką cenę dążyć do uzyskania pozytywnej atmosfery przy pożegnaniu. A to właśnie pomoże uzyskać właściwa komunikacja. Bez względu na to, z której strony pojawiła się wola rozwiązania umowy, należy zdobyć się na spokojną, ale szczerą rozmowę. Dopytać o powody rozstania lub przedstawić swoje. I co jeszcze ważniejsze: wziąć sobie do serca uzyskaną informację zwrotną.
Offboarding pracownika – Jak poinformować klienta o odejściu pracownika?
Jednym z kluczowych kroków w offboardingu jest odpowiednie poinformowanie klientów o odejściu pracownika. Komunikacja powinna być jasna, profesjonalna i oparta na zasadach poufności. Ważne jest również zapewnienie klientom, że firma jest w stanie zająć się ich potrzebami i kontynuować współpracę bez zakłóceń. Najlepszą metodą informowania jest rozsyłanie wiadomości e-mail do wszystkich osób lub firm, z którymi dany pracownik miał styczność. Nawet jeśli są to osoby, z którymi załatwiane były mało istotne kwestie. Dlatego właśnie offboarding jest tak ważny.
Odchodzący pracownik przekazuje informacje o wszystkich swoich kanałach komunikacji i osobach, z którymi miał styczność. Może też sam (w porozumieniu z działem HR) sformułować odpowiednią treść powiadomienia, dzięki czemu pożegnanie będzie bardziej personalne. Powinno zawierać informację o dacie ostatecznego zakończenia współpracy i podziękowanie za dotychczasowy kontakt. Nigdy nie wpisujemy do takich wiadomości powodów zakończenia współpracy. Najbardziej neutralnym wyrażeniem będzie informacja o „rozpoczęciu nowej ścieżki zawodowej” lub o „zakończeniu współpracy z firmą X”. Wdawanie się w szczegóły może zostać uznane za nieprofesjonalne i zaszkodzić zarówno pracodawcy jak i odchodzącemu pracownikowi.
Dobrą praktyką jest także załączenie kontaktu do osoby przejmujące obowiązki odchodzącego. Jeśli jej jeszcze nie znaleziono, może to być informacja o tymczasowym zastępstwie. Pracownik przekazuje firmie listę adresów e-mali, na które należy wysłać wiadomość w momencie pojawienia się kogoś na jego miejsce.
Jak zaradzić problemom z offboardingu?
Aby uniknąć problemów z offboardingiem, warto zainwestować w odpowiednie narzędzia i procedury. Taka strategia może obejmować przygotowanie szczegółowego planu offboardingu, stworzenie listy zadań do wykonania przed odejściem pracownika oraz przeprowadzenie spotkań z pozostałymi członkami zespołu w celu przekazania istotnych informacji. Dodatkowo, regularne weryfikacje procesu offboardingu mogą pomóc w identyfikowaniu ewentualnych problemów i ich szybkim rozwiązaniu. Jeżeli firma na stałe współpracuje z dostawcą narzędzi IT do obiegu dokumentów, warto podpytać o stworzenie odpowiednich procedur. Wówczas cały proces będzie odbywał się w sposób cyfrowy i wymuszał na uczestniczących w nim pracownikach odpowiednie kroki. Tego typu customowe rozwiązania oferuje np. firma KORSOL, która specjalizuje się w tworzeniu indywidualnych procedur dla firm pragnących automatyzacji pewnych procesów.
Oto przykład rozwiązania z wykorzystaniem procedur
Offboarding pracownika – Podsumowanie
Offboarding możemy uznać za nieodłączny element całego procesu zatrudnienia. Decyduje on o przyszłych losach pracownika i firmy, zatem wymaga odpowiedniego planowania i zarządzania. Poprawnie przeprowadzony offboarding może nie tylko zminimalizować ryzyko utraty wiedzy i doświadczenia, ale także zachować pozytywny wizerunek firmy zarówno w oczach pracownika, jak i klientów.
Polecamy także:
Notariusz: Twój Przewodnik po Świecie Prawnego Bezpieczeństwa
Skuteczna Restrukturyzacja Firmy: Klucz do Przetrwania i Rozwoju
Polish