RODO w szkole

Pojawienie się w Polsce przepisów RODO postawiła wielu z nas w nowej, nieznanej sytuacji. Bardzo specyficznymi placówkami w tej sytuacji były szkoły. W nieskończoność można przytaczać trudności, jakich w ostatnich miesiącach doświadczali nauczyciele, dyrektorzy oraz inni pracownicy oświatowi. RODO w szkole – czy to możliwe?

RODO w szkole – zgoda na administrowanie danych

Początkowo, zanim jeszcze znana była treść prawa dotyczącego ochrony danych osobowych, wokół tematu narosło wiele mitów i wątpliwości wywołujących niepotrzebną panikę. Przepisy dają jednak szkołom dosyć duże pole manewru w związku z prawidłowym administrowaniem danymi oraz operowanie nimi w ramach obowiązku oświatowego i wykonywania czynności z nim związanymi. Biorąc pod uwagę, iż szkoła ma nauczać, zapewniać opiekę, bezpieczeństwo zdrowotne oraz bezpieczne przekazanie dziecka rodzicom lub opiekunom pod koniec dnia szkolnego, wszelkie dysponowanie danymi związane z tymi czynnościami jest koniecznością. Rodzic podpisuje na nie zgodę już na pierwszym spotkaniu. Jedynie kwestia bezpiecznego przechowywania wrażliwych informacji pozostaje kwestią niejasną.

RODO w szkole – bezpieczeństwo

Co oznacza „bezpieczne”? Regulacje prawne określają, iż dane osobowe muszą być „przetwarzane w sposób zapewniający odpowiednie bezpieczeństwo”. To sformułowanie budzi wiele wątpliwości, ze względu na brak sprecyzowanych metod uznawanych za bezpieczne. Z tego powodu nauczyciele często obawiają się, czy mogą, np. wynosić testy ze szkoły w celu sprawdzenia ich w domu lub przenosić dziennik pomiędzy budynkami szkoły. Jeśli tego typu dokumentacja nie jest przechowywana w sejfie, szafie zamkniętej na klucz lub w chronionej elektronicznej bazie danych, nie możemy mieć pewności, że nie ulegnie zniszczeniu lub nie zostanie skradziona. W razie podobnego zajścia, a także ewentualnej kontroli, szkoła nie ma pewności, że tak ogólnikowo sformułowane prawo stanie po jej stronie.

RODO w szkole – konsekwencje dla nauczycieli

Nauczyciel wraz z wejściem w życie RODO musiał doszkolić się z nowych wymogów przeprowadzania lekcji. To kwestia ujawniania nazwisk podczas sprawdzania obecności, ogłaszania wyników prac oraz ocen na forum klasy, czy ujawniania jakichkolwiek danych zaczerpniętych z dziennika. W dużej mierze chroni to prywatność uczniów (i zapewnia pewien komfort anonimowości, głównie w przypadku ocen), jednak miejscami mocno zaburza właściwy tryb nauczania. W praktyce trudno przeprowadzić lekcję bez ujawniania jakichkolwiek danych o uczniach. Nauczyciel musiał niejednokrotnie sam rozstrzygnąć, jaka interpretacja przepisów RODO jest właściwa oraz jakie czynności zapewniają bezpieczeństwo danych i nie naruszają praw ich właścicieli.

Pomocną dłoń do nauczyciel wyciągnęło Ministerstwo Edukacji Narodowej, tworząc poradnik uwzględniające różne dylematy, przed którymi stają pracownicy szkół, chcący dostosować się do wymogów RODO. Rozwiewa on wiele wątpliwości i daje spore wsparcie merytoryczne, jednak wciąż pozostaje wiele kwestii budzących wątpliwości, co jest szczególnie widoczne na forach internetowych, na których wypowiadają się nauczyciele.

RODO w szkole – dodatkowe aktywności

Oprócz zadań typowych dla działalności szkoły, dyrektorzy i nauczyciele wraz z uczniami podejmują się organizacji oraz uczestnictwa w pozostałych, dodatkowych aktywnościach, typu: konkursy, akademie, wycieczki szkolne. Nie wiążą się one z podstawowymi obowiązkami placówek edukacyjnych. Poza tym często odbywają się poza ich terenem, z udziałem osób trzecich.  Należy wyrazić dodatkową zgodę na przetwarzanie danych ucznia w przypadku każdego konkursu, w którym uczestniczy. Najczęściej robi to opiekun prawny w imieniu dziecka. Na szkolne uroczystości często zapraszani są artyści, przedstawiciele lokalnych władz, seniorzy, dalsi krewni uczniów, itp. Ich również należy poinformować o przetwarzaniu danych osobowych (obowiązek informacyjny). Tu sprawa się komplikuje, ponieważ trudno by umieszczać całość klauzul informacyjnych na drukach zaproszeń. Można jednak, jak twierdzi wydany przez Ministerstwo poradnik, uciec się do warstwowego przekazywania informacji. Polega ono na odesłaniu adresata zaproszenia do strony internetowej szkoły, na której można przejrzeć konieczne treści.

Waga dziennika

Wracając do tematu dziennika. Jest on dosłownie kopalnią wrażliwych danych: zaczynając od ocen, przez dane teleadresowe, na listach obecności i uwagach o uczniach kończąc. Nauczyciele oczywiście od zawsze zdawali sobie sprawę z wagi tego dokumentu oraz poufności informacji w nim zawartych. Jednak w obecnej sytuacji prawnej dziennik stał się źródłem największych problemów. Dyrektorzy szkół często nie wiedzą, jak zorganizować przechowywanie dzienników, by zapewnić im odpowiednie bezpieczeństwo. Z kolei nauczyciele niekoniecznie wiedzą, co mogą obecnie robić z dziennikiem, a co nie. Czy muszą mieć go zawsze przy sobie? Zawsze pilnować, czy podczas odczytu lub wpisywania ocen nikt nie ujrzy zawartych na kartach treści? Czy wynosić dziennik na zewnątrz, jeśli szkoła rozdzielona jest na kilka osobnych budynków?

RODO w szkole – praca w domu?

Podobny problem powstaje, gdy nauczyciel sprawdza test, kartkówki, wypracowania itp. w domu. Jest to powszechną praktyką i nikogo nie dziwi, jednak RODO interpretuje to jako narażenie danych wrażliwych na ujawnienie osobom niepowołanym. Nauczyciel wynoszący poza teren szkoły dokumentację, jaką są prace uczniów, może paść ofiarą kradzieży, zgubić materiały lub je niechcący zniszczyć. Prawo traktuje to jako niepotrzebne ryzyko, a poradnik wydany przez MEN zaleca zredukowanie takiego zachowania do minimum.

Znacznym ułatwieniem w kwestii dostosowania się do wymogów RODO może być dziennik elektroniczny. Rozwiązuje on problem ochrony przed niepowołanym dostępem, ponieważ do systemu wgląd mają tylko osoby upoważnione, posiadające login i hasło. Z jednej strony stanowi to ułatwienie dla nauczyciela, który nie obawia się o bezpieczeństwo dziennika papierowego. Z drugiej zapewnia uczniom informację o ocenach bez ich publicznego odczytywania.

Sytuacja wciąż dynamiczna

Podsumowując, wdrożenie RODO w szkole może przysporzyć sporo kłopotu zarówno dyrektorom, nauczycielom jak i rodzicom i uczniom. W pierwszych miesiącach od wejścia w życie nowych przepisów można było zaobserwować radykalne zmiany. Szkoły szybko wprowadziły odpowiednie praktyki. Jednakże do teraz nie wszystkie placówki są w pełni zgodne z RODO. Czy to w ogóle możliwe? Czekają nas jeszcze kontrole szkół pod względem zarządzania danymi osobowymi? Czy organy wystosują wysokie kary? Wciąż śledzimy rozwój sytuacji.