ROI co to jest

ROI co to jest i dlaczego firmy zawsze o niego pytają? Kiedy zobaczę pierwsze efekty zmian technologicznych w przedsiębiorstwie? Jak szybko zwracają się inwestycje w systemy informatyczne? Odpowiadamy na najczęściej zadawane pytania dotyczące ROI w IT.

ROI co to jest?

ROI – to angielski akronim terminu „Return of Investment” oznaczający zwrot środków pieniężnych z inwestycji, czyli popularną stopę zwrotu z inwestycji. Zwykle mierzy się nim opłacalność projektów poprzez obliczenie czasu, w którym potencjalne korzyści „pracują” na poniesione przy wdrożeniu koszty. W ten sposób można porównywać efektywność wprowadzanych metod i szybkość ich działania.

ROI co to jest? – Dlaczego przedsiębiorcy boją się o ROI dla IT?

W trakcie negocjacji z klientami lub przygotowań do wdrożenia padają pytania o opłacalność systemów informatycznych, traceability oraz monitorowania produkcji. Właściciele firm wiedzą już, że prędzej czy później będą musieli zatrudnić nowoczesne technologie do dokładniejszej kontroli produkcji, ponieważ w coraz większym zakresie wymaga tego prawo. A  przepisy w związku z bezpieczeństwem żywności stają się coraz bardziej restrykcyjne. Efekt jest taki, że przedsiębiorcy MUSZĄ wprowadzać podobne systemy. Jednak problem polega na tym, że niekoniecznie tego CHCĄ i niekoniecznie czują, że im się to w jakimkolwiek obszarze opłaci.

Dlaczego? Ponieważ nikt nie mówi o pozytywnych skutkach finansowych dla firmy wynikających z wdrożenia cyfrowej kontroli produkcji. Dlatego właśnie często pada pytanie „Czy naszej firmie się to w ogóle zwróci?” Gdyby przedsiębiorcy byli informowani o korzyściach identyfikowalności produktu, a nie straszeni konsekwencjami prawnymi, już dawno mielibyśmy w Polsce wielką sieć łańcuchów traceability z dokładnym monitoringiem ścieżek produktów.

Zatem można pokusić się o stwierdzenie, iż wdrożenie systemów informatycznych wspierających kontrolę produkcji jest ruchem jak najbardziej opłacalnym. Inwestycja poczyniona w sprzęt oraz oprogramowanie przynosi owoce zarówno widoczne od razu (na przykład natychmiastowa informacja o dostępności towarów i warunkach przechowywania) jak i długofalowe korzyści, które można wyliczyć dopiero po pewnym czasie. Jakie to konkretnie zmiany na lepsze?

ROI co to jest? – Kiedy można oczekiwać efektów?

Chociaż nie wszystko można dostrzec od razu, z reguły klienci zauważają natychmiastową zmianę na lepsze w  kontroli czynności wykonywanych przez pracowników oraz w dokładniejszej informacji dla działów sprzedaży o prognozowanych ilościach posiadanego towaru. W produkcji rolniczej stale istnieje niebezpieczeństwo, że świeża żywność ulegnie zepsuciu, np. z powodu niesprzyjającej pogody, zmiennych warunków przechowywania, pojawienia się szkodników i pasożytów lub po prostu nadprodukcji. Kontrola poszczególnych etapów produkcji zmniejsza do minimum konieczność wycofywania całych partii produktu w momencie wykrycia nieprawidłowości w jej małej części. Udziela również natychmiastowej informacji wszystkim uprawnionym działom, iż liczba możliwego do zbycia towaru się zmniejsza.

W kwestii wspomnianych przed chwilą przypadków wycofania towaru. Systemy IT dla traceability mają obecnie takie możliwości, że stanowią remedium na odwieczną bolączkę producentów: zwrot całej wyprodukowanej/dostarczonej partii zamiast np. kilkunastu opakowań wyprodukowanych lub dostarczonych w konkretny dzień. Kiedy żywność lub jej półprodukty ulegają zniszczeniu, skażeniu lub posiadają jakikolwiek defekt, zazwyczaj należy je po prostu wyrzucić. Jeśli firma nie wdrożyła identyfikowalności produktu i nie znakuje najmniejszych jednostek logistycznych, np. skrzynek, kartonów lub nawet palet, to nie ma pojęcia, która część zapakowanej i wysłanej do klienta dostawy okazała się wadliwa. Wówczas należy wycofać wszystko i zniszczyć ogromne ilości pełnowartościowych produktów. To marnotrawstwo na ogromną skalę. Potępiają je i starają się wyplenić zarówno światowe organizacje ekologiczne jak i coraz częściej władze państwowe.

Kiedy koszty zakupu systemu się zwracają?

Narzędzia informatyczne do identyfikowalności zapobiegają tego typu sytuacjom. Producent ma dokładną informację o pochodzeniu i drodze danej części towaru, a więc jest w stanie wyodrębnić wadliwe produkty z całej partii. To minimalizuje straty pieniężne i to w ogromnej skali. W przypadku dużych dostaw wystarczy jedna sytuacja, w której system ograniczy wycofanie towaru, by inwestycja w ten system się zwróciła.

Obecnie nie trzeba również specjalnie martwić się kosztami zakupu systemów informatycznych i tym, czy firma jest w stanie unieść wydatek. Powstaje coraz więcej inicjatyw dofinansowania przedsiębiorców w kwestii informatyzacji i automatyzacji produkcji. Krajowy Plan Odbudowy obejmuje również wsparcie finansowe z funduszy Unii Europejskiej. Został on wstępnie przedłożony Komisji Europejskiej. Wiadomo zatem, iż zarówno polskie jak i europejskie władze działają w kwestii wsparcia firm i podejmują coraz to nowe akcje w celu rozwinięcia identyfikowalności produktu.

Jakie są główne czynniki wpływające na opłacalności inwestycji?

Właściwe określenie, jakie ROI dany produkt osiąga, zależy tak naprawdę od samego klienta i intensywności wdrożenia. Jeśli właściciel firmy potraktuje nowy system poważnie i dopilnuje, by był rzeczywiście używany, to zwrot nastąpi w ciągu kilku miesięcy. Pracownicy przyzwyczają się do nowych metod i ich wydajność wzrośnie dzięki licznym ułatwieniom. Dobrze wdrożona kontrola produkcji szybko pozwoli poczuć różnicę w skali ponoszonych strat. Wskazane jest, by przedsiębiorca czujnie obserwował zestawienia budżetowe. Dzięki temu każdego kolejnego miesiąca będzie w stanie mierzyć opłacalność swojej inwestycji w IT.

W zależności od wdrożonej funkcji traceability (np. kontrola czynności wykonanych na produktach lub droga towaru i warunki przechowywania) wzrastać mogą zyski lub maleć straty. W każdym razie, czas oczekiwania na zwrot z inwestycji zwykle rozkłada się na kilka lub kilkanaście miesięcy. Wszystko zależy od skali problemów, z jakimi mierzy się dane przedsiębiorstwo. Założonego celu, obrotów, ilości towaru, pracowników, kontrahentów, długości łańcucha dostaw… Liczba czynników, jak widać, jest spora, jednak o opłacalności nowych metod nie świadczą jedynie statystyki.

Gdzie jeszcze spodziewać się zwrotu z inwestycji?

Istnieje również wiele „miękkich” aspektów pracy firm, które ulegają znacznej poprawie w wyniku wdrożenia systemów IT. Przede wszystkim zmienia się charakter obowiązków wykonywanych przez pracowników. Systemy to bowiem nie tylko kontrola, ale również automatyzacja wielu czynności, zatem eliminuje się sporą ilość niepotrzebnych akcji. Wzrasta efektywność, gdyż pracownicy nie poświęcają cennego czasu np. na ewidencjonowanie wykonanych zadań, na raportowanie odczytów, przepisywanie danych z produkcji do firmowego ERP-a. To tylko część możliwość systemu traceability, a już znosi znaczny ciężar z barków kadry, która może skupić się na swoich faktycznych obowiązkach. To z jednej strony ułatwia wyrobienie normy, a z drugiej podnosi wydajność samej pracy.

Kolejną korzyścią niezwiązaną z samą techniką produkcji jest prestiż marki. Firma każdego dnia i o każdej porze poddaje sama siebie nieustannej inspekcji, sprawdzając na bieżąco parametry produkcji, lokalizacje towarów, warunki przechowywania, techniki obróbki, czas przemieszczania itd. To cenna informacja dla klienta, który widzi, że dostawca wie wszystko o towarach, co do palety lub skrzynki. To też informacja, którą warto się chwalić, podnosząc w ten sposób rozpoznawalność swojej firmy i świetna okazja do reklamy.

Choć powyższe zalety są trudne do zmierzenia pod kątem finansowym, prowadzą do rozwoju przedsiębiorstwa, a co za tym idzie – do większych zysków. Zwrot z inwestycji po pewnym czasie staje się widoczny w bardzo wymierny sposób. W przypadku zalet „miękkich” ROI każe na siebie czekać nieco dłużej, co nie umniejsza ich wagi w całym przedsięwzięciu.

Długofalowe korzyści z kontroli

Return of Investment, jako ważny element każdego przedsięwzięcia biznesowego, bardzo często jest obecnie brany pod uwagę. Firmy niemal  zawsze starają się go oszacować. System informatyczny oraz wdrożenie traceability, tak jak już zostało wspomniane wcześniej, tym szybciej się zwracają, im skrupulatniej zostały wdrożone oraz im bardziej sukces firmy zależy od stopnia kontroli produkcji. Niektóre aspekty działalności przedsiębiorstwa (na przykład dział zwrotów i reklamacji) odnotowują natychmiastowy spadek strat (możliwość udowodnienia braku podstaw do reklamacji). Inne, takie jak rejestracja czynności i czasu pracy, wymagają kilku miesięcy „przestawiania się” na nowy tryb działania. Bez względu jednak na czas oczekiwania na rezultaty, warto wdrożyć nowoczesne rozwiązania informatyczne w swojej firmie. Choćby ze względu na zaostrzające się przepisy dotyczące produkcji, kontroli jakości i bezpieczeństwa.