Systemy informatyczne a COVID-19

Jak zmieniły się w ostatnich miesiącach nasze potrzeby względem technologii? Czego oczekujemy od systemów informatycznych w związku ze stanem epidemicznym? Jakie nowe ułatwienia powinny zostać uwzględnione przez innowacje w dziedzinie informatyki? Systemy informatyczne a COVID-19.

Pandemia wiele zmieniła w naszej codzienności. W większości znacznie ją utrudniła, wymusiła nową rutynę. Musieliśmy wykazać się sporą elastycznością i błyskawicznie dostosować do nowych warunków życia, pod względem pracy, form spędzania czasu wolnego, przemieszczania się i nauki. Nie zawsze jednak to my musimy coś zmieniać w swoim postępowaniu, iść na ustępstwa i cierpieć niewygodę. Jako że w Polsce rozpoczyna się kolejny lockdown, pora porozmawiać o naszych nowych potrzebach względem technologii: czego oczekujemy w związku ze stanem epidemicznym? Jakie nowe ułatwienia powinny zostać uwzględnione przez innowacje, na przykład w dziedzinie informatyki?

Ułatwienia dla działu kadr

W czasach Covid-19 prawdziwą rewolucję przeżywają działy zasobów ludzkich. Pojawiają się zupełnie nowe powody nieobecności w pracy, konieczność kontroli i ewidencji home office, zupełnie nowe badania lekarskie, wiele dodatkowych oświadczeń pracowniczych i obowiązkowych czynności. To ogromnie utrudnia życie pracownikom HR, ponieważ muszą bardzo szybko aktualizować swoją wiedzę i do tego walczyć z coraz większym napływem „papierkowej roboty”.

Jak ułatwić pracę działom zasobów ludzkich? Poprzez wygodne, zautomatyzowane rejestry pracownicze, na których działania mogą być konsekwentnie digitalizowane poprzez dodawanie kolejnych modułów. Usprawnienia dotyczą rejestracji kolejnych badań lekarskich, graficznego wyświetlania długości ich ważności oraz alertowania o upływających niedługo terminach. To gwarancja, iż kadrowa w nawale obowiązków nie przeoczy konieczności wydania odpowiedniego polecenia innemu pracownikowi, przypomnienia o zbliżającym się badaniu.

Działy kadr coraz częściej stosują i wymagają od pracowników zdigitalizowanych dokumentów. Posiadając rozwinięty system, firma jest w stanie umożliwić bardzo szybkie i wygodne wprowadzanie dokumentów od razu w formie cyfrowej – na przykład poprzez zdjęcie zrobione smartfonem. Dowód na np. wykonanie zleconego badania błyskawicznie trafia do działu zasobów ludzkich, na długo zanim trafi fizycznie do odpowiedniego segregatora. Wówczas obowiązki pracowników HR ulegają znacznemu ułatwieniu oraz skrócony zostaje czas potrzebny na ich wykonanie.

Systemy informatyczne – sprawy kadrowe podczas pandemii

Jaki tak właściwie ma to wszystko związek z pandemią Covid-19? Obecnie jak najwięcej spraw staramy się załatwiać zdalnie: spotkania, dyskusje oraz przydział obowiązków odbywa się za pośrednictwem różnego rodzaju komunikatorów. Dlaczego nie ułatwić w podobny sposób procesów związanych z HR? Wszystkie czynności pozostające w gestii działu zasobów ludzkich można objąć odpowiednią procedurą workflow, z ustaleniem odpowiednich osób decyzyjnych oraz ścieżki przepływu dokumentów. To uporządkuje w znaczny sposób komunikację pomiędzy różnymi pracownikami, a do tego ograniczy bezpośredni, fizyczny kontakt. A to bardzo ważne dla profilaktyki i niwelowania ilości zarażeń.

Z kolei Covid-19 oznacza nowe sprawy do załatwienia w dziale HR, nowe rubryki, nowe pisma i procedury. Mamy obecnie coraz częściej do czynienia z wysyłaniem pracownika na kwarantannę, profilaktyczną izolację lub po prostu z przejściem części działów na home office. To wszystko musi być odnotowane na listach obecności, odpowiednio ujęte również do wiadomości działu księgowego. To także rodzi niespotykane dotąd procedury współpracy z sanepidem, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych – wystawia się bowiem zwolnienia z pracy i podstawy do wypłacania świadczeń chorobowych na zupełnie nowej podstawie.

Wniosek urlopowy

Kadry powinny również zwiększyć swoje wymagania co do systemów w związku z urlopami. W trakcie pandemii pracownicy przecież też wypisują wnioski o dni wolne i nie zależy to od możliwości wylotu do ciepłych krajów. Każdy potrzebuje przerwy od pracy, czy to na załatwienie pilnych bieżących obowiązków, czy po prostu na chwilę odpoczynku w domu. I znów: dlaczego zmuszać pracownika do złożenia wniosku urlopowego osobiście, z użyciem papierowej kartki? Po co niepotrzebnie stwarzać zagrożenie? Mało komfortowe dla działu HR jest również przesyłanie takiej informacji poprzez wiadomość mailową – w dużych organizacjach istnieje spore prawdopodobieństwo przeoczenia lub zgubienia wniosku. Z kolei przeniesienie danych z maila do kadrowego ERP-u to kolejne, pracochłonne zadanie, które odciąga kadry od innych obowiązków. Warto zatem wymagać od firmowych systemów, by ułatwiały szybkie składanie wniosków urlopowych oraz ich procesowanie.

Systemy informatyczne a COVID-19 – szybsze rozwiązania

Sytuacja, w której całe działy przenoszą się do domowych biur, wymusiła o wiele większą zależność od firmowych systemów informatycznych. Kiedy nie ma natychmiastowego dostępu do firmowych archiwów i rejestrów, szafy z dokumentami zastępują ich elektroniczne wersje. Jeżeli są dobrze prowadzone i na bieżąco aktualizowane, wszystkie potrzebne informacje można w nich znaleźć. Ile czasu to jednak zajmuje? W dobie szybkiego internetu przyzwyczailiśmy się do uzyskiwania błyskawicznych wyników wyszukiwania, jednak w ogromnych zbiorach danych czynność się wydłuża. To rodzi frustrację, ponieważ jeśli system potrzebuje kilku lub nawet kilkunastu minut na załadowanie listy dla danego zapytania, szybciej byłoby wyszukać potrzebne informacje, wertując ręcznie segregatory.

Remedium na tego typu problemy to znacznie zredukowany czas ładowania wyników. Możliwość wyboru konkretnych, potrzebnych firmie funkcji systemu, znacznie usprawnia jego działanie. To wielka zaleta nad „pudełkowymi”, gotowymi rozwiązaniami typu Excel. Praca z nimi opłacalna jest wyłącznie dla małych przedsiębiorstw. Ilość funkcji (rzadko potrzebnych klientowi) przekłada się na długie oczekiwanie na wyniki zapytania. W firmach, w których baza danych danego działu liczy setki tysięcy rekordów, oznacza to ogromne straty czasowe. Z kolei dzięki nowoczesnym rozwiązaniom informatycznym, osoba obsługująca system przeznacza na wyszukiwanie w ciągu dnia tylko kilkadziesiąt sekund zamiast kilkudziesięciu minut. Wówczas wzrasta wydajność pracownika i dostęp do żądanych informacji. Czy zatem potrzeba przeszukiwania rejestrów firmowych z szybkością podobną do tej oferowaną przez przeglądarki internetowe to za dużo?

Rozwiązania menadżerskie

Na odległość warto również zwiększać kontrolę nad pracownikami oraz wykonywanymi przez nich czynnościami. W momencie, kiedy część zespołów wydelegowana jest do pracy zdalnej, a kadra zarządzająca ogranicza swoją pracę w biurze, trudniej jest zachować jakąkolwiek kontrolę nad bieżąco załatwianymi sprawami i czynnościami pracowników w czasie rzeczywistym. Odnosi się to zarówno do pracy biurowej jak i produkcyjnej. Od dobrego oprogramowania powinniśmy więc wymagać odpowiednio rozwiniętych opcji rejestracji czasu pracy. Początek i koniec każdej akcji zostaje wówczas zapisany, przy czym same czynności dana firma nazywa według własnej nomenklatury, tworzy według potrzeb nowe zadania i zapisuje dla nich czas.

Co to daje szefowi i menadżerom? Przede wszystkim możliwość sprawdzenia w każdym momencie, nad czym chwilowo pracują podwładni. Kolejną korzyścią są raporty i możliwość filtrowania czynności, dni i godzin, dzięki czemu łatwo analizować wydajność zespołów. Co więcej, łatwo wyliczyć, ile czasu firma poświęciła na obsługę danego klienta, a więc czy wykonane zlecenie było opłacalne. Zatem rejestracja czasu pracy to nie tylko wzmocniona kontrola pracowników bez fizycznej obecności w firmie, ale także zwiększenie wymierności wielu aspektów działalności firmy.

Praca zespołowa na odległość

O ile z kwestią konferencji online poradzono sobie w miarę sprawnie jeszcze na początku pandemii, to wspólna praca nad dokumentami nadal stanowi w firmach problem. Jeden dokument może być tworzony przez kilka osób odpowiedzialnych za różne jego części. Jeszcze częściej tego typu współpraca następuje w przypadku obsługi tabel i raportów. Z jednego wykazu korzysta cały dział, uzupełniając poszczególne rubryki zupełnie niezależnie. Ważne, by dokument był stale dostępny dla innych osób, gdy jeden pracownik go edytuje. Wersja powinna aktualizować się w systemie po każdym zamknięciu. Bez tego, jedno pismo zaczyna krążyć po firmie w coraz większej liczbie wersji i kopii, co znacznie utrudnia organizację pracy i najzwyczajniej w świecie zaśmieca biura – te fizyczne i te wirtualne. Problem: systemy informatyczne a COVID-19 wymaga rozwiązań przede wszystkim od strony pracy zdalnej.

Systemy informatyczne a COVID-19 – księgowość zdalna

Podczas wymuszonej pandemią izolacji społecznej takie rozwiązanie to już nie opcja, tylko podstawa pracy grupowej. Przekazywanie dokumentu w sposób fizyczny jest obecnie nie dość że niebezpieczne, to również znacznie utrudnione: nie wszyscy pracownicy przebywają na stałe w biurach. Potrzeba współdzielenia uwydatnia się jeszcze bardziej w przypadku dokumentów, których wypełnianie obwarowane jest konkretnymi procedurami. Dotyczy to na przykład faktur: ich opis, dekretacja i dalsze procesowanie odbywa się przy udziale wielu osób i powinno następować w odpowiedniej kolejności. Jak utrzymać porządek i jednocześnie dokonać tych wszystkich działań bez fizycznego przekazywania kartki z rąk do rąk? Wystarczy skorzystać z utworzonej specjalnie dla działu księgowego procedury workflow, która „pilnuje” wypełniania i akceptowania dokumentu na kolejnych etapach.

Oczywiście, możliwość wdrożenia procedur istnieje w wielu innych działach – księgowość to tylko przykład. Wszędzie, gdzie ważna jest kolejność działań i uprawnienia do konkretnych czynności wykonywanych na pliku – tam ogromnym ułatwieniem staje się workflow.

Lockdown 2021 – jak pokonać kryzys?

W każdej trudnej sytuacji warto szukać pozytywów. Nie naprawimy wszystkich szkód wyrządzonych przez pandemię, jednak możemy starać się zbudować nową, lepszą rzeczywistość. Każdy kolejny lockdown zmusza nas do skuteczniejszej pracy na odległość. Lepszego chronienia siebie i bliskich, do działań nastawionych na nowoczesne rozwiązania. Jako pracownicy, menadżerowie czy właściciele firm powinniśmy zatem stać się bardziej wymagający. Szczególnie jeśli chodzi o narzędzia, z którymi mamy do czynienia na co dzień. Powinniśmy oczekiwać więcej, nie zgadzać się na półśrodki i wciąż rozwijać, by wyjść z kryzysu obronną ręką. Systemy informatyczne a COVID-19 to temat, do którego dobre podejście pozwala uchronić się od kryzysu.