AI automatyzuje pracę biurową
Sztuczna inteligencja przejęła już ogrom powtarzalnych zadań w naszej codziennej pracy. Czy należy się uparcie przeciwstawiać jej ekspansji? A może warto wykorzystać umiejętność obsługi narzędzi AI, by zwiększyć swoją wydajność? AI automatyzuje pracę biurową, a my podpowiadamy, jak przekuć innowacje na własną korzyść.
Zastrzegamy na samym początku, iż korzystanie z wersji sztucznej inteligencji typu open powinno zawsze ograniczać się do ogólnikowych informacji o firmie wraz z anonimizacją danych. Bardziej zaawansowane narzędzia typu enterprise przeznaczone typowo dla firm zapewniają inne standardy ochrony danych. Wówczas w umowie otrzymujemy odpowiednie warunki korzystania oraz proponowane przez producenta sposoby na zabezpieczenie informacji.
AI automatyzuje pracę biurową – maile
Najbardziej chyba oczywistym sposobem na wykorzystanie AI w pracy jest obsługa poczty elektronicznej. Modele językowe potrafią przygotowywać odpowiedzi na wiadomości, podsumowywać długie wątki oraz segregować maile według wyznaczonych przez nas priorytetów.
AI sprawdza się także podczas tworzenia gotowych szablonów odpowiedzi. Dotyczy to działów sprzedaży, księgowości, HR oraz supportu technicznego. System może automatycznie rozpoznawać temat wiadomości i proponować odpowiednią treść. AI zmniejsza w ten sposób ryzyko pomyłek wynikających z pośpiechu lub rutyny.
Sztuczna inteligencja pomaga przede wszystkim osobom, które dziennie otrzymują na swoją skrzynkę dziesiątki lub nawet setki wiadomości. Z pewnością część maili to spam lub zwykłe powiadomienia niewymagające reakcji. Już samo wysortowanie tego typu zawartości skrzynki znacząco oszczędza czas pracownika. Może on wtedy odpowiednio skupić się na formułowaniu odpowiedzi tam, gdzie to potrzebne.
Przykładowe prompty dla chatbota:
„Napisz profesjonalną odpowiedź na mail klienta dotyczący opóźnionej dostawy. Ton ma być spokojny i konkretny. Zaproponuj rozwiązanie problemu oraz przeprosiny.”
AI automatyzuje pracę biurową – dokumenty i raporty
W pracy biurowej zazwyczaj największą liczbę godzin przeznacza się na przygotowywanie raportów, podsumowań i prezentacji. Narzędzia AI potrafią analizować dane z arkuszy kalkulacyjnych oraz generować gotowe zestawienia tekstowe. Możliwe staje się także automatyczne tworzenie notatek ze spotkań na podstawie nagrań audio.
Choć nic nie zastąpi wiedzy pracownika, sztuczna inteligencja bardzo przydaje się w tworzeniu pierwszych wersji dokumentów. AI może przygotować szkic umowy, ofertę handlową albo opis projektu. Następnie człowiek jedynie poprawia szczegóły i weryfikuje poprawność danych. Skraca to czas pracy i pozwala skupić się na bardziej wymagających zadaniach.
Przykładowy prompt:
„Przygotuj podsumowanie raportu sprzedaży za ostatni kwartał. Wskaż najważniejsze trendy, możliwe przyczyny spadków oraz trzy rekomendacje działań dla działu handlowego.”
„Przygotuj szkic umowy zgodnie z artykułem X ustawy XX. Pozostaw puste miejsca na dane. Zaznacz na czerwono elementy, które muszę sprawdzić przed pokazaniem tekstu klientowi. Możesz wzorować się na załączonym dokumencie, jednak dopilnuj, by nowa wersja była zgodna z obowiązującym aktualnie prawem.”
AI automatyzuje pracę biurową – organizacja spotkań
Planowanie spotkań bywa zaskakująco czasochłonne, szczególnie jeśli należy wziąć pod uwagę grafiki kilku osób oraz znaleźć odpowiednie miejsce, np. niezarezerwowaną salę konferencyjną z dostateczną ilością miejsc i wyposażeniem takim jak rzutnik. Narzędzia wykorzystujące AI potrafią analizować kalendarze uczestników i proponować najlepszy termin. Część systemów samodzielnie wysyła zaproszenia oraz przypomnienia o spotkaniach.
Coraz częściej stosuje się również automatyczne transkrypcje rozmów. Po zakończeniu spotkania AI generuje podsumowanie, listę ustaleń i zadania dla poszczególnych osób. Ogranicza to problem braku notatek i zmniejsza ryzyko nieporozumień. Szczególnie dobrze sprawdza się to podczas spotkań online prowadzonych z większą liczbą uczestników.
Przykładowy prompt:
„Na podstawie poniższej transkrypcji przygotuj krótkie podsumowanie spotkania. Wypisz ustalenia, terminy realizacji oraz osoby odpowiedzialne za zadania.”
„Zaproponuj kilka dat i lokalizacji spotkania, w którym wezmą udział następujące osoby: x,y, z. Sprawdź dostępność Sali z dostępem do tablicy interaktywnej. Skorzystaj z grafiku powyższych osób oraz arkusza rezerwacji sal konferencyjnych dostępnych w załącznikach. Spotkanie musi odbyć się w ciągu najbliższych 2 tygodni, w godzinach pomiędzy 10 a 17.”
AI automatyzuje pracę biurową – obsługa klienta
Chatboty oraz wirtualni asystenci znacząco zmieniły sposób obsługi klientów. AI odpowiada na najczęściej zadawane pytania, pomaga rozwiązywać proste problemy i kieruje zgłoszenia do odpowiednich działów. Dzięki temu pracownicy mogą skupić się na trudniejszych sprawach wymagających indywidualnego podejścia.
Dobrze przygotowany system potrafi działać przez całą dobę i obsługiwać wiele rozmów jednocześnie. W części firm AI wspiera także rozmowy telefoniczne. Rozpoznawanie mowy oraz analiza treści pozwalają szybciej identyfikować potrzeby klientów i przyspieszać obsługę zgłoszeń.
Tu jednak należy pamiętać o bardzo powszechnym problemie, na jaki obecnie natrafiają klienci, czyli utrudnianiu kontaktu z ludzkim konsultantem. Dzwoniący na infolinie narzekają, iż nawet jeśli wiedzą z góry, że ich problem wymaga indywidualnego podejścia drugiego człowieka, muszą najpierw poświęcić ogrom czasu na przekonanie o tym AI. Warto konstruować scenariusze rozmów w taki sposób, by już jedno żądanie rozmowy z człowiekiem powodowało automatyczne łączenie.
Rekrutacja i zarządzanie pracownikami
Działy HR coraz częściej korzystają z AI podczas selekcji kandydatów. Systemy potrafią analizować CV, wyszukiwać określone kompetencje i przygotowywać wstępne podsumowania kandydatur. Pozwala to szybciej przeglądać dużą liczbę zgłoszeń.
AI wspiera także onboarding nowych pracowników. Wirtualni asystenci odpowiadają na pytania dotyczące procedur, urlopów czy wewnętrznych zasad firmy. Możliwe staje się również automatyczne przygotowywanie materiałów szkoleniowych i testów wiedzy dla nowych osób.
Przykładowy prompt:
„Sprawdź, które dostępne publicznie CV odpowiadają naszemu ogłoszeniu o poszukiwaniu pracownika. Porównaj kompetencje z naszymi wymogami. Zwróć szczególną uwagę na doświadczenie w branży oraz przebyte kursy doszkalające. Stwórz listę 20 najbardziej odpowiednich kandydatów.”
Jak korzystać z AI bez ryzyka
Automatyzacja nie oznacza całkowitego wyeliminowania człowieka z procesu. Treści generowane przez AI wymagają kontroli, szczególnie w przypadku dokumentów prawnych, finansowych i medycznych. Modele językowe potrafią tworzyć przekonujące, ale błędne informacje. Z tego powodu konieczna pozostaje weryfikacja danych przed wysłaniem dokumentu lub publikacją treści.
Co najważniejsze: absolutnie nie powinno się przekazywać do publicznych narzędzi poufnych danych klientów, numerów umów ani informacji finansowych. Wiele firm wdraża własne systemy AI działające lokalnie lub w zamkniętych środowiskach. Pozwala to lepiej kontrolować bezpieczeństwo danych i ograniczać ryzyko wycieku informacji.
Dobrym rozwiązaniem może też być określanie jasnych zasad używania AI w firmie. Warto wskazać, które zadania mogą być automatyzowane i kto odpowiada za końcową akceptację materiałów. Po
AI automatyzuje pracę w biurze – Dodatkowe wskazówki
Najlepiej zaczynać od prostych procesów, które regularnie zabierają czas, np. automatycznego podsumowywania spotkań albo generowania odpowiedzi na powtarzające się maile. Szybko można zauważyć znaczną oszczędność czasu bez konieczności kosztownej przebudowy całej firmy.
Ogromne znaczenie ma też regularne szkolenie zespołów w temacie sztucznej inteligencji. Nawet najlepsze narzędzie nie przyniesie efektów, jeśli będzie używane niewłaściwie. Pracownicy powinni wiedzieć, jak zadawać precyzyjne polecenia oraz jak rozpoznawać błędy generowane przez AI. I przede wszystkim, jak nie dopuścić do przekazania poufnych danych zewnętrznym narzędziom.
Źródła:
- https://www.ibm.com/topics/artificial-intelligence
- https://www.microsoft.com/en-us/ai
- https://www.mckinsey.com/capabilities/quantumblack/our-insights
Polecamy także lekturę naszych innych artykułów:
Dodaj komentarz