Ekologia pełni obecnie kluczową rolę w życiu każdego z nas. Od niej zależy to, jak długo jeszcze ludzkość będzie w stanie zamieszkiwać ziemię. Dlatego właśnie powinniśmy wdrażać pozytywne zmiany w codziennych czynnościach: w domu i w pracy. Jak zatem prowadzić biuro bez odpadów?

Nie mamy oczywiście na myśli całkowitej likwidacji śmieci, ponieważ są one nieuniknionym elementem codziennego funkcjonowania. Wszystkie produkty posiadają swoje opakowania. Wszystko z czym mamy do czynienia podczas posiłków, czynności higienicznych, pracy i odpoczynku generuje odpad. Nie narzucajmy sobie zatem zadań niemożliwych do wykonania, zamiast tego zacznijmy od metody małych kroków. Stopniowe tworzenie nowych nawyków pozwoli na dłuższe ich utrzymanie bez odczuwania większego dyskomfortu. Przedstawiamy 5 pomysłów na biuro bez odpadów – oszczędne i przyjazne środowisku.

1.Biuro bez odpadów to dokumenty elektroniczne

O ile jeszcze kilkanaście lat temu drukarki w biurach były wręcz oblegane, teraz nie pełnią już tak znaczącej roli. Wciąż istnieje oczywiście szereg dokumentów, które należy przechowywać w archiwum w wersji papierowej. Coraz więcej pism jest jednak tworzonych i przesyłanych w sposób elektroniczny i tą samą metodą się je podpisuje. Firmy mogą już korzystać z coraz tańszych i coraz lepiej dopracowanych systemów obiegu dokumentów. Dzięki temu powstaje spójne środowisko wirtualne dla wszystkich pracowników, w którym poruszają się oni zgodnie z uprawnieniami. Mogą przesyłać sobie dokumenty, powiadomienia, prowadzić konwersację nad daną sprawą lub pismem.

Te same systemy mogą służyć do archiwizacji licznych dokumentów, dzięki czemu można je bezpiecznie przechowywać bez obaw o RODO. Co więcej, odpowiednie opisywanie spraw pozwala na późniejsze szybkie wyszukiwanie i segregowanie. Pomiędzy sprawami i klientami można tworzyć także procedury działań, które pomagają uporządkować kolejność wykonywania czynności oraz obserwować postępy.

2.Podpisuj i wysyłaj elektronicznie

Kolejnym ułatwieniem, które wspomaga eliminację papieru w firmach jest podpis elektroniczny. W Polsce wiele spraw urzędowych można już załatwiać dzięki profilowi zaufanemu, który uzyskujemy za darmo np. w urzędzie lub w banku. Wystarczy okazać dokument tożsamości. Jeszcze skuteczniejszy jest podpis z wykupionym certyfikatem, ponieważ pozwala podpisywać wszystkie dokumenty elektroniczne, nie tylko dozwolone przez urząd. Wyrobienie go przeprowadza się już w specjalnych punktach, za opłatą. Jej wysokość zależy od okresu ważności certyfikatu. Nie radzimy też pojawiać się w punkcie z bardzo palącą sprawą, ponieważ zwykle nalicza się dodatkową opłatę za usługę błyskawiczną.

Co jeszcze można zrobić w celu eliminacji zużycia papieru w biurze? Przenieść do wersji elektronicznych wszelkie dokumenty związane z kadrami i płacami, które zwykle wydaje się pracownikom w formie papierowej. To na przykład tzw. „paski” z wypłatami, rubryki z listą obecności, grafiki z dostępnością i rozpiską zmian. To też wszelkie powiadomienia i zawiadomienia, które wiesza się na tablicach informacyjnych. Formularze osobowe przekazywane księgowości, druki PIT, notatki służbowe… Istnieje jeszcze mnóstwo przykładów dokumentów, które można łatwo i szybko utworzyć oraz przesłać w systemie elektronicznym. Po co zużywać stosy papieru i drogiego tuszu do drukarki? Po co korzystać z kuriera, fatygować się pomiędzy biurami, tylko spowalniając cały proces. Można wiele spraw załatwić za pomocą jednego kliknięcia myszką.

3.Dokonuj wspólnych zakupów

Ten punkt wymaga dość dobrej komunikacji w biurze i odpowiedniego zgrania pracowników. Będzie trudniejszy w dużych firmach i korporacjach, gdzie niekoniecznie poszczególne działy się znają. Zawsze można jednak zebrać grupkę kilku osób i choć trochę przyczynić się do obniżenia ilości odpadów w miejscu pracy.

Często wychodzimy w przerwie na obiad, zamawiamy coś lub robimy zakupy. To zazwyczaj generuje spore ilości opakowań, toreb. Często zdarza się także sytuacja, w której musimy kupić większe opakowanie lub przygotowujemy trochę za dużo jedzenia. Wówczas zostawiamy je na kolejny dzień, w wyniku czego może się zepsuć. Dlaczego zatem nie planować wspólnych posiłków w biurze? Z całą pewnością można znaleźć w pracy kogoś, kto przestrzega podobnej diety lub ma takie same upodobania. Robiąc wspólne zakupy, redukujemy opakowania o połowę i obniżamy ryzyko zepsucia się niewykorzystanych składników. Jedno danie przypadające na kilka osób znacznie skraca czas pracy urządzeń typu piekarnik lub mikrofalówka, co przynosi dalsze korzyści dla środowiska.

Ta metoda pozwala nie tylko na zmniejszenie zużycia papieru ale także na obniżenie wydatków. W większości zakupy czynione dla jednej osoby są mało ekonomiczne i nie pozwalają na decydowanie się na tańsze wielopaki.

4.Eliminuj jednorazowe/niskiej jakości produkty

Bardzo dużą ilość odpadu generują w firmach artykuły papiernicze. Ich niska jakość sprawia, że często są niemal jednorazowe. Notesy, długopisy, teczki, karteczki samoprzylepne – to wszystko jest oczywiście bardzo potrzebne w każdym biurze, znacznie ułatwia pracę. Może jednak warto zainwestować nieco więcej pieniędzy, by te przedmioty służyły dłużej? Często cienkie, papierowe teczki, opakowania i kartki ulegają szybkiemu zniszczeniu, są podatne na zgniecenie lub zalanie. Tak samo sprawa wygląda w biurowej kuchni. Pracownikom i gościom oferuje się papierowe lub plastikowe kubeczki oraz jednorazowe mieszadełka. Może lepiej zapełnić szafkę zwykłymi, porcelanowymi kubkami lub szklankami, których nie trzeba wyrzucać po każdym użyciu? Sprawna zmywarka zapewni sterylność naczyń, dlatego odwiedzający firmę nie będą musieli się martwić o swoje zdrowie.

Dobrym pomysłem może być także zachęcanie pracowników do przygotowywania notatek lub komunikatów w postaci elektronicznej. Systemy operacyjne posiadają nawet specjalne aplikacje do tworzenia karteczek post-it na pulpicie. Przypomnienie też nie musi być każdorazowo naklejane na karteczce. Wystarczy wysłać je w firmowym systemie lub ustawić w kalendarzu. Notatniki i kartki z ogłoszeniami łatwo także zastąpić tablicą z markerem lub zmazywalnym notatnikiem. Można ich używać do woli, nie zapełniając ciągle kosza na papier.

5.Higiena to nie tylko produkty jednorazowe

Bywamy często rozdarci pomiędzy dbałością o higienę osobistą a ochroną środowiska. W firmowych toaletach dominują produkty jednorazowe, szczególnie pod postacią papierowych ręczników do rąk. Sprzątanie w kuchni też najczęściej odbywa się za pomocą papierowych ręczników kuchennych. Da się je jednak z powodzeniem zastąpić produktami wielorazowego użytku. W łazience lepiej sprawdzą się suszarki do rąk lub specjalne urządzenia automatycznie odkażające i osuszające ręcznik udostępniony użytkownikom. Materiałowe ręczniki w kuchni też się świetnie sprawdzą. Wymagają jedynie częstego prania, zatem warto zgromadzić ich kilka, by tylko co jakiś czas wrzucać wszystkie do pralki.

Biuro bez odpadów – podsumowanie

Miejsce pracy często staje się głównym źródłem odpadów w naszym życiu. Mniej osób czuje odpowiedzialność za ekologię wpisaną w politykę firmy. Jednak to właśnie od pojedynczych pracowników i ich codziennych decyzji zależy ślad, jaki pozostawia (lub nie) na ziemi dane przedsiębiorstwo. Dobry przykład dawany codziennie innym z pewnością zainspiruje wiele osób i pozwoli na wypracowanie nowych, kreatywnych sposobów na dalsze ograniczanie generowanych śmieci.