Czy wzmocnienie monitoringu dokumentów firmowych może przełożyć się na obniżenie kosztów i redukcję strat? Jakie działy zyskują na specjalnych narzędziach do obiegu dokumentacji? W jaki sposób kontrola dokumentacji w firmie i inwestycja w nią się zwraca?

Każda firma, nawet bardzo mała przetwarza spore ilości dokumentacji. Jeśli już właściciele jednoosobowej działalności gospodarczej narzekają na sterty papierków, to co dzieje się w wielkich korporacjach? Niezliczone pisma, faktury, kwity, wydruki krążą nieustannie pomiędzy działami, a do ich przekazywania zatrudnia się osobno całe zespoły pracowników. Do tego doliczyć można setki e-maili, załączników lub nawet decyzji przesyłanych przez komunikatory internetowe. Nietrudno wyobrazić sobie potencjalne problemy w obliczu takiego nawału informacji i plików. Do jakich nadużyć, pomyłek i wypadków dochodzi w związku z nieuporządkowaną dokumentacją?

Kontrola dokumentacji w firmie – Księgowość

Tu mogą wystąpić zdecydowanie najbardziej niebezpieczne dla firmy pomyłki. Brak porządku w dokumentach księgowych to widmo nieuchronnych kar ze strony Urzędu Skarbowego i innych instytucji nadzorczych. Księgowi mierzą się natomiast z problemami uderzającymi w nich z wielu stron. To ciągłe zmiany w prawie podatkowym, to napływające wciąż fale faktur, to wreszcie bardzo skomplikowane i mało intuicyjne narzędzia informatyczne dla księgowości. Jak sobie poradzić, gdy czas goni? W jaki sposób zachować kontrolę nad tym, czy wszystkie faktury wpłynęły i zostały zaksięgowane? Jak przy okazji jeszcze znaleźć chwilę czasu na uaktualnienie swojej wiedzy? Brzmi jak zadanie niemożliwe do wykonania. Stąd obraz księgowego zostającego w pracy po godzinach nie stanowi w naszych oczach żadnej nowości. W pewnych dniach miesiąca i roku rozliczeniowego ci pracownicy muszą intensyfikować swoje działania, by wyrobić się na czas. A nie powinno tak być.

Właściciele firm, którym zależy na spokoju i stabilizacji, powinni w pierwszej kolejności ułatwić życie właśnie działom księgowym. Można to zrobić poprzez dostarczenie pracownikom skutecznych i prostych narzędzi do kontroli obiegu dokumentów. Programy typu DMS, EOD, EZD pozwalają na przechowywanie danych w jednym miejscu oraz na automatyzację części czynności. Mogą także przypilnować terminów lub poprawności wypełnienia rubryk. Niektóre z nich (najczęściej customowe, budowane pod indywidualnego klienta) są w stanie integrować się z systemami już obecnymi w firmie i dokładać nowe, nieoferowane wcześniej funkcjonalności. Wówczas praca księgowych staje się nieco mniej stresująca: nie muszą sami o wszystkim pamiętać, cyfrowy pomocnik odciąży ich w wielu kwestiach i sprawdzi wprowadzone dane.

Kontrola dokumentacji w firmie – Oszustwa

Wiadomo, że pracodawca w taki sposób dobiera swoich pracowników, że jest w stanie im ufać. W każdej firmie może się jednak zdarzyć oszustwo. Pracownik próbuje tuszować wygenerowane straty lub uzasadnić przesadnie drogie zakupy. Większość przedsiębiorców nie ma możliwości weryfikacji, czy w przedsiębiorstwie nie następują podejrzane transakcje i czy w tajemniczy sposób nie znikają pieniądze. W obliczu wspomnianych wcześniej skomplikowanych operacji księgowych i ogromu dokumentacji, trudno dostrzec jakiekolwiek nieprawidłowości, nie poświęciwszy co najmniej kilku godzin na poszukiwania.

Tu właśnie pomocne okazuje się rejestrowanie każdej faktury wraz z koniecznością opisania jej przez merytorystę. Zamiast tworzyć odręczne zapiski na kartkach i wydrukach, pracownik powinien zapisać odpowiednią adnotację do faktury wprowadzonej w systemie. Wówczas każda uprawniona osoba może przejrzeć ten zapis, po prostu logując się do systemu DMS. Znika problem nieczytelnych notatek oraz nieprawidłowych, niezrozumiałych zapisów (można wprowadzić np. listę najczęstszych źródeł kosztów). Wyszukiwanie i filtrowanie faktur zajmuje dosłownie sekundy, przy czym filtry te mogą dotyczyć wielu różnych cech i parametrów. Sortować można po datach, zakresie kwotowym, osobach księgujących, merytorystach, sprzedających i nabywających.

Nigdy nie można wyeliminować niebezpieczeństwa dokonywania oszustw. To samo dotyczy wykrywalności nieprawidłowych zapisów przez działy księgowe. Jeśli jednak właściciel chce mieć dokładniejszy wgląd w firmowe wydatki, powinien zadbać o spójny i wygodny system EOD.

Eliminacja papieru

Chociaż w tym roku wszystko drożeje, warto zwrócić uwagę na ceny papieru. Choć już na początku pandemii mierzyliśmy się ze sporym kryzysem w tej branży, to już nie tylko kwestia paniki i robienia zakupów na zapas. W ciągu zeszłego roku koszt papieru wzrósł nawet o 60%.* Jest to spowodowane dużym zwrotem w kierunku zakupów online, do których potrzebne są ogromne ilości opakowań. Zwiększona higiena podczas kolejnych fal zachorowań wymaga zużycia dużych ilości jednorazowych produktów higienicznych, takich jak papier toaletowy oraz ręczniki papierowe.

To wszystko wywołuje niedobory rynkowe papieru oraz negatywnie wpływa na jego cenę. Przedsiębiorstwa, które opierają swoje działanie o dokumentację papierową, mogą odczuć podwyżki w znaczny sposób. Może zatem warto zastanowić się nad obcięciem kosztów, przynajmniej w tym obszarze? To oczywiste, że niektóre ważne dokumenty muszą zostać wydrukowane, jednak sporą ilość pozostałych pism można z powodzeniem zastąpić wersjami elektronicznymi. Podpis elektroniczny także eliminuje konieczność tworzenia wydruków, nawet jeśli dana treść wymaga zatwierdzenia i walidacji przez osobę upoważnioną.

Warto wziąć pod uwagę fakt, iż eliminacja zużycia papieru w przedsiębiorstwie skutkuje nie tylko obniżeniem kosztów. Stanowi także ważny krok w kierunku ekologii i polityki zero waste. Obecnie kontrahenci coraz częściej zwracają uwagę na dobro planety, wybierając firmy do współpracy. Bycie eko oznacza zatem nie tylko troskę o środowisko, ale także stanowi ważną strategię marketingową. Pozwala nawiązywać współpracę z większą ilością świadomych ekologicznie klientów oraz promować się jako odpowiedzialny przedsiębiorca.

*Źródło: https://wyborcza.biz/biznes/7,147743,27941909,ceny-papieru-oszalaly-drozeje-tektura-na-paczki-drozeja-ksiazki.html

Kontrola dokumentacji w firmie – Naliczanie czasu pracy

Istnieje spora grupa pracowników, dla których informacja o ilości czasu poświęconego na dane zadania jest bardzo cenna. To przede wszystkim osoby, które wykonują pewne usługi dla klientów zewnętrznych. W ten sposób działają serwisanci, doradcy klienta, wdrożeniowcy, prawnicy, biura rachunkowe itp. ich firmy często tracą należne zyski, ponieważ czas poświęcony na danego klienta nie zostaje odpowiednio zmierzony. Zwykle robi się to metodą chybił-trafił, nie mając również żadnego dowodu na to, jak długo trwała dana czynność usługowa. Zwykle skutkuje to zbyt małą ilością fakturowanych godzin w stosunku do rzeczywistej ilości pracy poświęconej na dane zadanie. W przypadku sporu z klientem, trudno przedstawić mu konkretne materiały uzasadniające taką a nie inną kwotę do zapłaty. Ostatecznie wykonujący usługę zazwyczaj zyskuje mniej niż powinien, gdyż nie ma dostatecznie solidnych argumentów w dyskusji z klientem, lub sam nie nalicza odpowiednio wysokiej ilości godzin.

Jak w przyszłości zarabiać więcej i otrzymywać wynagrodzenie współmierne do wysiłków? Po raz kolejny odpowiednim narzędziem może okazać się system informatyczny. Istnieją rozwiązania zbierające w jednym miejscu wszystkich klientów oraz sprawy dla nich prowadzone. Zwykle systemy umożliwiają dodatkowy podział wewnątrz spraw na obsługiwane działy, konkretne zadania itp. Na przykład, jeśli kancelaria prowadzi obsługę prawną firmy klienta, może zlecić swoim pracownikom zdania dla konkretnych działów tej firmy. Jedni zajmują się teczkami księgowości, inni kadr, produkcji itp. W razie potrzeby przedstawienia klientowi listy godzin, można zawrzeć w niej wykonane konkretne zadania wraz z podziałem na obsługiwane obszary. Sam klient na tym skorzysta, ponieważ wejdzie w posiadanie informacji, które działy wymagają największej uwagi, w których występuje najwięcej problemów prawnych.

Kontrola dokumentacji w firmie – Praca zespołowa home office

W trudnych czasach, gdy coraz więcej firm zmuszonych zostaje do przejścia w tryb home office, popularność zyskują narzędzia do prowadzenia zdalnych prac zespołowych. Przedsiębiorcy w trakcie ostatnich dwóch lat szukali po omacku odpowiednich rozwiązań, jednak nie przeprowadzali w tym celu głębszego researchu. Zależało im na czasie, co jest zrozumiałe – praktycznie z dnia na dzień należało przenieść pracę z biura do domów. Brak przygotowania skutkował zwykle wyborem narzędzi największych i najbardziej znanych potentatów w dziedzinie IT. Rozszerzone wersje narzędzi od Microsoftu lub Google były konieczne, gdy firma potrzebowała wymiany informacji i zdalnej pracy w zespołach nie tylko w postaci zwykłej wideokonferencji. Czy w każdym przypadku wybory te były dobrymi decyzjami?

Każda firma ma inne potrzeby oraz budżet. Część korporacji posiadało też już własny intranet, własne aplikacje do komunikacji pomiędzy pracownikami. Niektóre po raz pierwszy spotkały się z tego typu potrzebą. Nie mając doświadczenia, decydowały się na rozwiązania zbyt rozbudowane w stosunku do ich potrzeb i przepłacały. Inne z kolei godziły się na gotowe produkty znanych firm, nie mając pojęcia, że jest więcej możliwości wyboru. Teraz są niezadowolone, bo muszą dopasowywać się do narzędzia, które miało ułatwiać pracę, zamiast zmieniać wypracowaną przez lata strategię.

Może teraz, gdy już nieco okrzepliśmy w nowej rzeczywistości, warto rozważyć zmianę rozwiązania do komunikacji i pracy zespołowej na odległość? Jedni zyskają poprzez obniżenie kosztów, pozbywając się nadmiaru drogich funkcji. Drudzy wreszcie będą rozwijać się tak jak chcą, mając customowy produkt, który ich nie ogranicza. Doradzamy zatem przedsiębiorcom stałe poszukiwania lepszych rozwiązań dla home office, ponieważ pierwszy, szybki wybór nie zawsze mógł być słuszny.

Zarządzanie dokumentacją – ścisła kontrola nad firmą i nad wydatkami

Obserwacja różnego rodzaju przedsiębiorstw daje podstawy do wniosku, iż najwięcej strat bierze się z braku kontroli zarządców. Czy to sam właściciel, czy jego grupa menadżerów – muszą stale trzymać rękę na pulsie, pilnując porządku w dokumentacji. Ich nadzór zmobilizuje także pracowników do bardziej sumiennego sprawdzania wprowadzanych danych. W ryzach utrzyma ich świadomość, że żaden błąd (niezamierzony lub celowy) nie umknie uwadze przełożonych.

Kontrola na właściwym poziomie będzie możliwa tylko dzięki odpowiednim narzędziom DMS (lub EOD, EZD). Bez względu na skróty i nazewnictwo, to systemy umożliwiające sprawny obieg dokumentacji, zbieranie jej w jednym, przejrzystym i bezpiecznym środowisku. Każdy kto podejmuje w firmie decyzje, może w kilka chwil wyfiltrować interesujące go dane. Więcej spraw pod kontrolą oznacza mniej kosztów. Taka inwestycja może się zatem bardzo szybko zwrócić i generować dalsze zyski.