Metoda GTD
Czym jest metoda GTD? Może stanowić odpowiedź na chroniczny brak motywacji, na dezorganizację i problemy z pamięcią. Czy w czasach, gdy jesteśmy dosłownie zasypywani cudownymi sposobami na podniesienie produktywności, może nas czymś jeszcze zaskoczyć?
Metoda GTD
Skrót GTD może brzmieć niezbyt jasno, jednak już spieszymy z jego rozwinięciem. GTD czyli Getting Things Done, to załatwianie swoich spraw do końca, skuteczne wykonywanie zadań. W telegraficznym skrócie metoda ta polega na rozpisywaniu swoich obowiązków na przejrzystych listach, co z kolei ułatwia planowanie dnia. Dziś zdolność skupienia uwagi na najważniejszych zadaniach jest kluczowa dla osiągnięcia sukcesu. Wielu z nas zmaga się z nadmiarem obowiązków, co prowadzi do stresu i poczucia przytłoczenia. GTD zapewnia pomoc nie tylko we właściwej organizacji pracy, ale także daje większy komfort psychiczny i obniża stres. Jak to możliwe?
Czym jest Metoda GTD?
David Allen to jeden z najbardziej wpływowych ekspertów w dziedzinie zarządzania czasem i produktywnością. Zauważył on że brak właściwej organizacji zaburza nasze funkcjonowanie, nie tylko w pracy. Postanowił zatem stworzyć prosty a jednocześnie uniwersalny system organizowania obowiązków materialnych i niematerialnych. Metoda GTD opiera się na kilku kluczowych zasadach:
Metoda GTD – na czym polega?
Gromadzenie
Na początek należy spisać wszystkie swoje zadania i pomysły w jednym miejscu. Bardzo ważne jest także zanotowanie wszystkich spraw i problemów, które aktualnie zaprzątają naszą głowę. Dzięki temu jesteśmy w stanie potraktować pewne trudności mniej emocjonalnie. To z kolei obniża nasz stres, jednocześnie motywując do działania. Podczas realizacji etapu gromadzenia można używać notatników, aplikacji mobilnych lub innych narzędzi, które ułatwiają przechowywanie i szybkie odczytywanie informacji.
Przetwarzanie
Zebrane zadania powinny zostać w kolejnym kroku przetworzone. Tu powinna zapaść decyzja, czy wszystkie z nich są na pewno możliwe do zrealizowania i czy rzeczywiście to właśnie my jesteśmy za nie odpowiedzialni.
Przetwórzmy także zgromadzone zadania, tak by je maksymalnie skonkretyzować. Im bardziej rzeczowy zapis, im konkretniejsze zadanie, tym łatwiej będzie się za nie zabrać. Wielu z nas czuje się bezpiecznie, podążając za jasnymi instrukcjami. Dlaczego nie zapewnić ich sobie w codziennym życiu? Zatem polecenie „załatwić projekt” przeformułujmy na „Napisać brief, przekazać go do grafików i zadzwonić do drukarni”. Różnica niby niewielka, ale kolejne czynności nasuwają się już same.
Organizowanie
Grupuj zadania według kontekstu, czyli miejsca, czasu lub dostępu do niezbędnych narzędzi. Na przykład, zadania do wykonania w biurze, lista czynności towarzyszących drodze powrotnej do domu, obowiązki domowe. Warto też podzielić zadania na materialne (np. zakupy, praca fizyczna w ogrodzie) oraz niematerialne (burza mózgów, podjęcie decyzji dotyczącej zleconego projektu).
Priorytety
Określajmy priorytety dla każdej listy zadań, aby wiedzieć, które z nich są najważniejsze i wymagają natychmiastowego działania. Następnie warto dokonać odpowiednich przetasowań na liście, by punkty priorytetowe znalazły się jak najwyżej. Niektórzy wolą jednak zaczynać od mniej pilnych, ale łatwiejszych obowiązków. Dzięki temu zyskują „rozgrzewkę”, do której łatwiej się zmotywować.
Korzyści płynące z Metody GTD
Zwiększenie produktywności
Jasno określone zadania umożliwiają skuteczniejsze realizowanie planu oraz zwiększają motywację. Jeśli mamy wyznaczoną listę, na której możemy po kolei odhaczać kolejne pozycje, czujemy się bardziej zobowiązani do pełnego jej wykonania. Rzadziej też zapominamy o poszczególnych obowiązkach.
Redukcja stresu
Znając pełen obraz swoich zadań i wiedząc, co należy po kolei zrobić, można uniknąć poczucia przytłoczenia i stresu związanego z zapomnianymi zadaniami. Dodatkowo, na poprawę nastroju wpływa pozytywnie możliwość odznaczania wykonanych pozycji z listy. Ta czynność pobudza produkcję dopaminy, dzięki czemu odczuwamy satysfakcję i dumę.
Większa kreatywność
Kiedy umysł jest wolny od ciągłego przypominania sobie o zadaniach do zrobienia, można skoncentrować się na bardziej kreatywnych i wymagających myślenia zadaniach. Takie „uwolnienie” daje przede wszystkim zapisanie zadań i problemów na papierze lub w aplikacji. Nie zaprzątamy sobie wówczas głowy rutynowymi obowiązkami i możemy poświęcić swoje myśli bardziej twórczym procesom.
Satysfakcja z pracy
Skuteczniejsze zarządzanie czasem i zadaniami ułatwia osiąganie lepszych wyników. W konsekwencji zarówno pracodawca i pracownik odczuwają większe zadowolenie i mniejszą obawę o np. niedotrzymanie terminów. Praca wydaje się wówczas odrobinę mniej obciążająca i chętniej się do niej udajemy.
Metoda GTD – geniusz w prostocie
Choć metoda GTD nie wprowadza rewolucji w metodologii pracy, warto z niej korzystać na co dzień. Każdy wie, że warto tworzyć listy zadań do wykonania, jednak dopiero w ostatnich latach odkryliśmy, jak duży wpływ ma ta czynność na nasz mózg. Warto wykorzystać tę wiedzę, by zmusić samych siebie do bardziej efektywnej i nieco łatwiejszej pracy. Czasem bowiem tak proste i pozornie banalne sposoby działają najlepiej. Dodatkowo, najłatwiej jest je wdrożyć do naszej codziennej rutyny, gdyż nie wymagają wielkich zmian, przygotowań ani narzędzi.
Czy ktoś z Państwa stosuje tę metodę dla zwiększenia motywacji i produktywności? A może nawet nie wiedzieliście, że ma ona swoją nazwę?
Zapraszamy do lektury innych naszych artykułów:
Polish