Niektórym kojarzy się ze stresem i groźbą zwolnienia, dla innych stanowi okazję do negocjowania podwyżki. Jeszcze inni postrzegają ją jako nieznośny dodatkowy obowiązek, ponieważ zajmują się jej koordynowaniem. Ocena pracowników – jak przeprowadzić ją efektywnie? Jak często powinna się odbywać i jak ją przeprowadzić? Jak ją wykorzystać zarówno dla korzyści pracodawcy jak i zatrudnionych?

Ocena pracowników – jak przeprowadzić? Jak często powinna być wykonywana?

To oczywiście zależy od stanowiska i rodzaju organizacji. Większość zawodów podlega ocenie wykonywanej w odstępach czasowych wyznaczonych przez pracodawcę. Najbardziej optymalną opcją jest ocena roczna, która odbywa się niedługo przed planowaniem budżetu. Część organizacji przeprowadza tego typu działania przed końcem roku kalendarzowego lub w pierwszym kwartale. Są jednak zawody, w których ocena pracownika jest konieczna w wyznaczonych periodykach.

Ocena pracowników socjalnych

Według prawa pracownicy socjalni podlegają ocenie, która powinna odbywać się nie rzadziej niż raz na 2 lata oraz nie częściej niż raz na 6 miesięcy. Taka ewaluacja ma zostać dokonana na piśmie przez bezpośredniego przełożonego. Pracownik socjalny został tu wyróżniony, ponieważ jego obowiązki są obciążone wyjątkową odpowiedzialnością oraz niejednokrotnie sporym ryzykiem. Prawnie taka osoba podlega jednak takim samym przepisom jak pozostali pracownicy samorządowi, to jest ustawie z 21.11.2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz.U. z 2019 r.).

Ocena pracowników urzędów państwowych

Według ustawy z dnia 16 września 1982 r. o pracownikach urzędów państwowych (Dz. U. 1982 Nr 31 poz. 214), ocenie podlegają przede wszystkim osoby zatrudnione na zasadzie aplikacji administracyjnej. Trwa ona 12 miesięcy i po tym czasie następuje ocena kwalifikacyjna. Okres ten można w wyjątkowych przypadkach (jeśli poprzedni zawód zostanie uznany za odpowiednie przygotowanie do pracy urzędnika państwowego) skrócić do 6 miesięcy. Skrócenia może dokonać kierownik danego urzędu. Ustawa ani rozporządzenie nie przewidują dalszych ocen pracowników urzędów państwowych poza pracownikami mianowanymi. Ci podlegają ocenom w odstępie 2 lat (zwykle pod koniec roku).  Jeśli jednak danemu urzędnikowi wystawiono ocenę negatywną, podlega on ponownej ewaluacji po kolejnych 3 miesiącach, jednak nie później niż pół roku od wydania negatywnej opinii.

Ocena pracowników – jak przeprowadzić?

Jeżeli ocena dotyczy pracowników administracji publicznej lub samorządów, formę jej przeprowadzenia wyznaczają odpowiednie rozporządzenia. W pozostałych przypadkach firma zwykle wypracowuje własne kryteria, formularze oraz sposób przeprowadzania ewaluacji. Część pracodawców wprowadza pisemne testy sprawdzające co jakiś czas stan wiedzy pracowników. Najczęściej ocena polega przede wszystkim na rozmowie z samym pracownikiem oraz z osobami bezpośrednio związanymi z wykonywanymi przez niego obowiązkami.

Typy ocen pracowniczych

W zależności od ilości opinii, jakich zasięga się o ocenianym, ocenę pracownika oznacza się odpowiednią ilością stopni. Ocena 90 stopni to perspektywa samego przełożonego, czyli osoby koordynującej przeprowadzanie ocen. Ocena 180 stopni bierze pod uwagę także samoocenę pracownika. W kolejnych, bardziej skomplikowanych procesach ewaluacji, oznaczanych ilością stopni 270, 360 i 360+, o opinię proszeni są także współpracownicy, podwładni oraz zewnętrzni kontrahenci, z którymi oceniany ma kontakt. Im większa ilość osób biorących udział w ocenie danego pracownika tym większy obiektywizm samego wyniku. Dlatego właśnie zaleca się maksymalizację ilości głosów biorących udział w opiniowaniu.

Skomplikowany proces

Jednakże im większe przedsiębiorstwo, im więcej osób zatrudnia, tym przeprowadzenie oceny staje się bardziej czasochłonne. Kierownicy muszą oceniać swoje zespoły, przy czym sami podlegają ewaluacji przez zwierzchników. I tak dalej, aż do szczebla zarządu. Jeśli jeszcze dodamy do tego głosy kontrahentów, samoocenę i wzajemną ewaluację współpracowników, cały proces staje się niewiarygodnie skomplikowany. Jak temu zaradzić? Przede wszystkim wprowadzając pewną unifikację działań. Jednolite formularze ewaluacyjne, konkretne procesy działania, jasno wyznaczony deadline – to wszystko wspomaga uporządkowanie ocenę pracowników. Ułatwia także koordynowanie całości przez osoby odpowiedzialne, dzięki większej przejrzystości.

Jeśli nawet te działania nie przyniosą pożądanego skutku w postaci łatwiejszego przeprowadzania ocen pracowniczych, warto zwrócić się o pomoc do ekspertów od rozwiązań IT. Właściwy system EOD lub EZD będzie w stanie uporządkować procesy na tyle, że stworzona zostanie swego rodzaju procedura wystawiania ocen. Każdy etap polegać będzie na wykonaniu ewaluacji i wypełnienia odpowiedniego elektronicznego formularza. Dopiero po zebraniu kompletu dokumentów od wszystkich osób odpowiedzialnych możliwe będzie dokonanie ostatecznego podliczenia punktów lub zebrania notatek w jeden spójny arkusz.

Jak może wyglądać przykład takiej procedury oceny pracownika?

Załóżmy, że ocena dotyczy kierownika zespołu

1. Etap przygotowania folderu: Kierownik zmiany zakłada folder ewaluacji. Wpisuje numer identyfikacyjny pracownika lub jego nazwisko. Dobry DMS wypełni resztę informacji, korzystając z danych w bazie pracowników.
2. Po sprawdzeniu poprawności danych kierownik zatwierdza folder jako gotowy do wypełnienia przez oceniających. W tym momencie folder wędruje do 4 osób odpowiedzialnych za kolejny etap.
3. Etap ewaluacji: Kierownik zmiany (zwierzchnik), Pracownik zmiany (podwładny), Kierownik zespołu (w ramach samooceny) oraz Kierownik innego zespołu (współpracownik tego samego szczebla) mają obowiązek wypełnić arkusz ewaluacyjny w wyznaczonym terminie. Otrzymują powiadomienie o nowym zadaniu do wykonania oraz alerty w przypadku zbliżającego się deadline lub opóźnienia. Arkusz wymusza na nich wypełnienie pól obligatoryjnych (np. ocena kluczowych kompetencji lub obowiązkowe dodanie notatki). Następnie zapisują zmiany i przesyłają arkusz dalej.
4. Etap kompliowania danych: Kierownik zmiany jako główny odpowiedzialny za ewaluację zostaje powiadomiony o zebraniu kompletu dokumentów. Może także w tym celu sprawdzić listę wszystkich folderów ocen dla pracowników i wyfiltrować te ze statusem „Zebrano komplet ocen”. W tym momencie w folderze pracownika pojawia się opcja sumowania ocen. Oceny zostają podliczone przez system według wytycznych ustalonych przez firmę, a komentarze umieszczone wspólnie w jednej sekcji. Kierownik może ponownie wszystko przejrzeć w poszukiwaniu błędów i nieścisłości. Jeśli w arkuszach jest zbyt wiele niewiadomych, może odesłać je z powrotem do oceniających, a sprawa zyska status „Do poprawy”. Jeśli wszystko jest w porządku, może zatwierdzić folder jako poprawnie przygotowany. Wówczas procedura oceny dla danego pracownika zostanie zakończona i zniknie z listy oczekujących na ewaluację.

Dobry DMS powinien całości zapewnić także możliwość anonimizacji, jeśli pracownicy nie powinni znać autorów poszczególnych opinii lub jeśli proces ocen pozostaje w firmie całkowicie anonimowy. System może też wspomagać oceny odbywające się na podstawie rozmowy. Po prostu wyniki spotkania zapisuje się w odpowiednio przygotowanych arkuszach.

Ocena pracowników – jak można na niej skorzystać?

Chociaż ocena pracownicza w większości przypadków kojarzy się ze stresem i ogromem dodatkowej pracy, można ją skutecznie wykorzystać. W jaki sposób można przekuć ten uciążliwy obowiązek w korzyść i nowe perspektywy?

Korzyść dla pracodawcy/zwierzchnika

Tu wartość dokonywania ocen jest oczywista: firma sprawdza jakość pracy świadczonej przez zatrudnionych. Jednak co poza tym? W jaki sposób można jeszcze wykorzystać ocenę? Należy przede wszystkim pomyśleć o dodatkowych pytaniach kierowanych do pracowników w trakcie rozmowy lub w ramach wręczanych mu formularzy ewaluacyjnych. Często ocena pracownicza stanowi rzadką okazję do konwersacji w cztery oczy z pracownikiem lub poznania jego opinii na różne tematy. Nie wolno zatem przegapić takiej sposobności. Warto podczas spotkania robić jak najwięcej notatek, pozostawić sobie dodatkowe pola w formularzu na uwagi.

Informacja zwrotna od pracownika

Pytania niekoniecznie muszą dotyczyć samego ocenianego. Sugestie co do organizacji, jakości świadczonych usług, pomysły na przyszłość, oczekiwania względem firmy – to tylko kilka pomysłów. Zwierzchnik ma też w takcie spotkania możliwość usłyszeć (choć lepsza bywa anonimowa ankieta przesłana w systemie) pewne wskazówki co do własnej pracy. Nikt nie wystawia lepszych rekomendacji i uwag niż bezpośredni podwładni. To oni odczuwają najmocniej skutki decyzji oraz stylu zarządzania swojego zwierzchnika. Warto słuchać ich opinii, bo to jeden z kluczy do rozwoju firmy we właściwym kierunku.

Kontrola pracowników i dokumentacji

Jeśli ocena dokonywana jest za pomocą specjalnej procedury w systemie, zwierzchnik może dodatkowo zweryfikować sumienność i terminowość swoich pracowników. Za pomocą odpowiednich filtrów wyszukuje się opóźnienia w realizacji danego zadania. Co więcej, szczerość opinii wzrasta za pośrednictwem narzędzi IT. Pracownicy mają czas na zastanowienie, spokojnie wypełniają arkusze ewaluacyjne. Pracodawca jest także w stanie zarządzić pełną anonimowość przesyłanych informacji, co z kolei korzystnie wpływa na szczerość opinii.

Zminimalizowane zostaje także ryzyko zgubienia dokumentacji lub podejrzenia jej przez osoby niepowołane. Logowanie za pomocą hasła na konta pracowników oraz ograniczony dostęp do poszczególnych spraw daje większe bezpieczeństwo. Użytkownicy nie mogą podglądać wystawianych wzajemnie ocen, chyba że zostaną im przyznane odpowiednie uprawnienia. To daje zwierzchnikom większy spokój i zdejmuje z nich obowiązek pilnowania papierowych dokumentów.

Korzyść dla pracownika

Podwyżka płac

Proces oceniania bywa oczywiście stresujący dla pracowników. Niewiele osób lubi być poddawanymi ewaluacji, czy to własnej czy to ze strony innych osób. Wyniki ocen mogą jednak stanowić podstawę do uzyskania lepszej wypłaty. To główny dokument bazowy, z którym pracownik udaje się na rozmowę w sprawie podwyżki. Warto więc przygotować się do elementu samooceny, by jak najlepiej wypaść, podkreślić swoje mocne strony i wykazać potencjał do rozwoju. Pracodawca chętniej zainwestuje w pracownika, który rokuje na przyszłość.

Jak dobrze wykorzystać feedback

Jeśli jednak wyniki oceny nie są zbyt pochlebne, należy z nich skorzystać, jak tylko się da. To przede wszystkim informacja zwrotna dająca jasne wskazówki, co należy poprawić. Warto czasem przejrzeć się w lustrze cudzych opinii na swój temat. Nie biorąc oczywiście zbytnio do siebie negatywnych komentarzy, a wykorzystując konstruktywną krytykę na swoją korzyść. Przede wszystkim należy przyjąć odpowiednie nastawienie psychiczne. Przyjąć ocenę pracowniczą jako pozytywny impuls do zmian na lepsze, a nie jako powód do załamania.

Ocena pracowników – jak przeprowadzić? Podsumowanie

Z punktu widzenia właściwego rozwoju przedsiębiorstw, ocena pracowników powinna odbywać się jak najczęściej. Co najmniej raz w roku i dodatkowo dla nowozatrudnionych po zakończeniu okresu próbnego. Wiadomo jednak, że nie zawsze ma ona taką częstotliwość, ponieważ zabiera sporo czasu i wymaga dodatkowej pracy i tak już mocno zajętych leaderów. Można jednak dostarczyć im odpowiednich narzędzi do szybkiego gromadzenia opinii i dokumentów oraz do monitorowania przebiegu całego procesu. Wówczas ocena pracownicza przebiegnie szybciej, bez zbędnych zastojów. Nie wpłynie na wydajność firmy, a da jej materiał do analiz i wiedzę konieczną do dalszego rozwijania zasobów ludzkich.