Profil zaufany a podpis elektroniczny

Wiele osób myli te dwie formy weryfikacji użytkownika lub uważa, że są tożsame. Jaka jest różnica: profil zaufany a podpis elektroniczny? Jak je wyrobić i jakie dokumenty nimi zatwierdzać?

 

Rozwój technologii umożliwił nam załatwianie multum spraw bez wychodzenia z domu. Za pomocą smartfona lub komputera jesteśmy w stanie płacić rachunki, zamawiać zakupy, umawiać wizyty lekarskie, przeprowadzać wideokonferecje biznesowe. To jednak zadania dość prozaiczne, zwykle niemające większej wagi prawnej. Co jednak z oficjalnymi pismami, dokumentami urzędowymi i formalnościami biznesowymi? Do ich zatwierdzania konieczny jest już odpowiedni sposób weryfikacji podpisującego. Właśnie w tym celu powstał profil zaufany oraz podpis elektroniczny (kwalifikowany).

 

Profil zaufany a podpis elektroniczny – Czy profil zaufany i podpis elektroniczny to to samo?

Niestety nie. Chociaż obie te technologie ułatwiają zatwierdzanie pism i dokumentów w trybie zdalnym, różni je sposób nabycia i zakres oferowanych działań. Warto zapoznać się z możliwościami kwalifikowanego podpisu elektronicznego oraz profilu zaufanego, zanim będziemy mieli pilną sprawę do załatwienia. 

 

Profil zaufany

Profil zaufany służy przede wszystkim do załatwiania spraw urzędowych. Obecnie w Polsce możemy składać różnego rodzaju dokumenty do urzędowych oddziałów za pośrednictwem internetu. Dzięki profilowi zaufanemu mamy dostęp m.in. do Elektronicznej Platformy Usług Administracji Publicznej (ePUAP), do portalu podatki.gov.pl oraz do aplikacji mObywatel. Te usługi pozwalają nam na przykład złożyć deklarację PIT, pobrać paszport covidowy, wyświetlić swoje prywatne dokumenty tożsamości w postaci elektronicznej lub napisać pismo na elektroniczną skrzynkę podawczą konkretnego urzędu.

Profil zaufany wyrabia się poprzez utworzenie konta na stronie pz.gov.pl i dokończenie weryfikacji w jednej z lokalnych instytucji państwowych (np. Urząd Skarbowy, ZUS, urząd miejski). Nieco łatwiej załatwić kwestię profilu zaufanego poprzez bank, w którym posiadamy otwarty rachunek. Bank dokona własnej weryfikacji naszej tożsamości, jednak pod warunkiem, że zakładanie konta odbyło się w formie stacjonarnej, kiedy to zostaliśmy poproszeni o okazanie dowodu tożsamości. Jeżeli nastąpiła rejestracja online, i tak należy udać się do stacjonarnego punktu w celu zatwierdzenia dokumentu tożsamości. Bez tego profil zaufany nie może być założony.

Założenie profilu zaufanego jest bezpłatne. Dokonać go może każdy, kto ma przy sobie dowód lub konto bankowe z potwierdzonym już dokumentem tożsamości.  Warto poświęcić chwilę na wyrobienie sobie tego typu narzędzia weryfikacyjnego, ponieważ daje wiele możliwości załatwiania spraw urzędowych bez wychodzenia z domu. Zaletą profilu jest także dostępność przez całą dobę, w związku z czym nie musimy zwalniać się z pracy, by załatwić coś w urzędzie. To spore ułatwienie, szczególnie dla osób o mniejszej mobilności, na przykład seniorów lub osób niepełnosprawnych.

 

Podpis elektroniczny

Nie tylko sprawy urzędowe chcemy obecnie załatwiać na odległość. Istnieje o wiele więcej formalności wymagających weryfikacji tożsamości stron. Wówczas z pomocą przychodzi podpis elektroniczny, kwalifikowany. Przydaje się przede wszystkim przedsiębiorcom, ponieważ pozwala podpisywać ważne umowy w sposób zdalny. To ogromna oszczędność czasu i zysk dla środowiska, ponieważ cała procedura jest prosta i szybka: pobieramy umowę z załącznika w mailu, podpisujemy w sposób elektroniczny i odsyłamy do nadawcy. Nie trzeba drukować umów, podpisywać ręcznie i skanować do skrzynki mailowej lub odsyłać pocztą.

 

Profil zaufany a podpis elektroniczny – Czym jest podpis elektroniczny?

Podczas zakupów warto wiedzieć, czym tak naprawdę jest podpis elektroniczny uznawany przez prawo jako odpowiadający rzeczywistemu podpisowi. Zwracamy uwagę na słowo „kwalifikowany”. Bez niego sam zlepek „podpis elektroniczny” może oznaczać po prostu nasze imię i nazwisko zamieszczone w sposób elektroniczny pod dokumentem, faksymile, skan podpisu itp. Jedynie odpowiedni certyfikat jest w stanie właściwie potwierdzić tożsamość osoby podpisującej w świetle polskiego prawa. Tylko podpisy z certyfikatem uznawane są za kwalifikowane.

 

Co składa się na podpis elektroniczny kwalifikowany?

Elementów jest kilka:

• Przede wszystkim w skład zestawu wchodzi wspomniany certyfikat zawierający informacje na temat wyrabiającego.
• Klucz prywatny do wyłącznego użytku zakupującego podpis, który przechowywany jest na specjalnej karcie kryptograficznej.
• Klucz publiczny umożliwiający weryfikację złożonego podpisu.
• Urządzenie do odczytu kart – opcjonalnie. Obecnie oferowane są już mobilne wersje podpisu kwalifikowanego, zapisujące dane w specjalnie zabezpieczonej chmurze.
• Aplikacja, za pomocą której wybiera się odpowiedni dokument i podpisuje. Warto dopytać usługodawcę o szczegóły, by otrzymać aplikację obsługiwaną przez nasz system operacyjny.

 

Profil zaufany a podpis elektroniczny – Jak zdobyć podpis elektroniczny?

Najlepiej zacząć od krótkiego researchu lokalnych sprzedawców. Warto sprawdzić w wyszukiwarce, gdzie znajdują się najbliżej sklepy mające w ofercie podpis elektroniczny. Podczas sprawdzania cen zawsze zwracajmy uwagę na długość okresu ważności podpisu, gdyż to właśnie ona decyduje o koniecznej do wydania kwocie.

Nie rekomendujemy wyrabiania podpisu na ostatnią chwilę, ponieważ wykonanie usługi może trochę trwać. Przede wszystkim należy wypełnić formularz wskazany przez usługodawcę, w którym podaje się niezbędne do wykonania certyfikatu dane. Później czas na wizytę, podczas której następuje weryfikacja wnioskującego. Polecamy zawsze wcześniej się umówić telefonicznie, ponieważ w trakcie godzin otwarcia centrów certyfikacyjnych nie zawsze przebywa w nich uprawniony pracownik (mogą być połączone np. ze sklepem komputerowym, stąd godziny otwarcia i godziny dostępności eksperta nie zawsze są tożsame). Niektóre firmy oferują weryfikację podczas wideorozmowy – tu jednak również konieczne będzie umówienie spotkania.

Po weryfikacji wnioskującego firmy zajmujące się wystawianiem podpisu kwalifikowanego potrzebują nawet do 7 dni roboczych na dopełnienie formalności i wydanie zamówienia. Jeśli jednak bardzo zależy nam na czasie, możliwe jest przyspieszenie usługi, jednak wymaga to dodatkowej opłaty.

 

Profil zaufany a podpis elektroniczny – Podsumowanie

Jak widać, proces wyrobienia elektronicznego podpisu kwalifikowanego niekoniecznie jest sprawą prostą i szybką. Posiadanie możliwości zatwierdzania dokumentów w sposób zdalny stanowić może jednak ogromną korzyść, przede wszystkim dla osób prowadzących działalność gospodarczą. Przydaje się także wszystkim pracownikom podejmującym decyzje w firmach podczas home office. W trakcie pandemii okazało się, że wiele spraw można załatwiać na odległość bez uszczerbku dla wydajności przedsiębiorstwa. Wręcz przeciwnie, zdalne działania chronią przed falą zwolnień lekarskich i niedoborem kadr, ponieważ eliminują konieczność ekspozycji na wirusy.

Podpis elektroniczny jest także przyjazny dla środowiska, gdyż w znacznym stopniu eliminuje konieczność drukowania przeróżnych dokumentów i korzystania z tradycyjnej poczty. Żeby był także przyjazny i bezpieczny dla nas, należy odpowiednio chronić otrzymane dane, klucze oraz karty. Warto podczas spotkania weryfikacyjnego dopytać dodatkowo eksperta o dobre praktyki użytkowania podpisu kwalifikowanego, tak by nie było możliwości użycia go przez niepowołane osoby.