Przeprowadzka biura krok po kroku – planowanie

Pierwsze, co należy zrobić, to dokładny i możliwy do realizacji plan. Będzie on podstawą do odpowiedniego rozkładania czynności w czasie. Pozwoli uniknąć chaotycznych działań i nieprzemyślanych zakupów. Plan przeprowadzki rozpisujemy w oparciu o informacje od firm, z którymi mamy zamiar w tej kwestii współpracować. Przede wszystkim będą to:

– fachowcy, którzy odremontują nowe pomieszczenie

– producenci lub dystrybutorzy mebli

– monterzy

– firmy przeprowadzkowe

– specjaliści przeprowadzający prace zdawczo-odbiorcze oraz kontrolne pomieszczeń.

O co pytać w rozmowach z powyższymi? O to, czy usługa jest za godzinę, czy od ilości wykonanej pracy (np. od ilości skręconych szafek). Także o możliwość wniesienia i dodatkową cenę za przyjazd o konkretnej godzinie. Jeśli chodzi o wykonanie, to zawsze należy dopytać o wahania cen materiałów. W przypadku gdy zamawiamy coś z wyprzedzeniem, warto upewnić się, że ostateczny rachunek nie ulegnie zmianie.

Ważne jest także skoordynowanie dat transportu i montażu. Często firmy budowlane informują tylko o rozpoczęciu dostawy lub o pierwszym dniu, kiedy będzie ona możliwa. Wielu klientów mylnie odczytuje te wiadomości i oczekuje przyjazdu sprzętów w nieodpowiednim terminie. Stąd wynika wiele nieporozumień oraz niedogodności organizacyjne. Zwykle montaż zamawia się bowiem zaraz po dostawie. Jeśli jednak ta pierwsza się opóźni, cały plan dalszych czynności zostaje zaburzony. Montażysta przybywa wcześniej niż meble, a firma remontowa jest na miejscu zanim pojawią się materiały. Wówczas zamawiający musi przekładać w czasie usługę, co zwykle rodzi dodatkowe wydatki i problemy z terminami.

Przeprowadzka biura krok po kroku – jak o wszystkim pamiętać?

Co jest zatem ważne w organizacji? Bardzo dokładne dopytywanie o terminy i proszenie o pisemne potwierdzenia konkretnych dat. Na wszystko należy mieć dowód na piśmie, by potwierdzić załatwienie poszczególnych spraw. Należy też bardzo konkretnie formułować potrzeby, to jest nie zakładać, iż coś zostanie wykonane „w cenie”. Nie należy się także bać kilkakrotnie dopytywać i prosić o doprecyzowanie. Często pomijamy szczegóły, chcąc szybko załatwić sprawę i nie zamęczać osób po drugiej stronie słuchawki/łącza internetowego. W natłoku spraw wiele kwestii może umknąć i choć zwykle wiemy, co jest nam potrzebne, podczas szybkich i chaotycznych rozmów telefonicznych, wiele spraw zostaje pominiętych. Remedium n tego typu problem będzie z pewnością lista koniecznych do omówienia kwestii, którą należy sporządzić przed każdą tego typu konwersację. Listę należy mieć przed oczami podczas dookreślania koniecznych spraw i skreślać poszczególne punkty. Wówczas nic nie zostanie zapomniane.

Rozplanowanie kosztów

Planowanie kosztów to chyba najtrudniejsze zadanie w trakcie jakiejkolwiek przeprowadzki. Od razu uprzedzamy: nigdy ten koszt nie będzie taki, jak pierwotnie się zakłada ani nigdy mniejszy. Z tym należy się od razu pogodzić, ponieważ niespodziewane wydatki są niejako wpisane w każde prace remontowo-wykończeniowe.

Nie polecamy planowania wydatków z dużym wyprzedzeniem. Każdy miesiąc niesie bowiem za sobą zmiany w cenach, które, szczególnie obecnie, bywają bardzo dynamiczne. Lata 2020 i 2021 stanowią na to bardzo dobry przykład. Jeśli przedsiębiorca zaplanował przeniesienie biur lub chociaż jego remont w 2020 roku, w kolejnym mógł się bardzo zdziwić. Ceny materiałów budowlanych poszybowały ze względu na inflację oraz problemy z dostawami. Wpływ miały także na to wciąż „nadmuchiwane” ceny nieruchomości.

Czego przede wszystkim nie warto planować w związku z wydatkami? Usług liczonych według przepracowanych godzin. Firmy przeprowadzkowe, malarze, tynkarze, montażyści – swoją pracę zwykle wyceniają według każdej rozpoczętej godziny. A ile tych godzin potrzebujemy? Tego nigdy do końca nie wiadomo. Aby uniknąć zbyt dużego niedoszacowania kosztów, można jedynie przybliżyć czas pracy tych specjalistów. Jak to zrobić? Wszystko dokładnie wymierzyć, by móc podać ilość metrów kwadratowych ścian do malowania i tynkowania, liczbę szafek do zamontowania. Nawet czas przeprowadzki jesteśmy w stanie nieco bardziej sprecyzować poprzez wyliczenie sprzętów koniecznych do przeniesienia i ich ilości.

Jak zaoszczędzić na firmie przeprowadzkowej?

Czas przenosin można też skrócić poprzez minimalizację drogi koniecznej do pokonania przez przenoszących sprzęty. Usunięcie zbędnych przeszkód, rezerwacja najbardziej dogodnego miejsca parkingowego, trwałe otwarcie wszystkich drzwi. To proste czynności, a znacznie usprawniają pracę. W momencie przybycia ekipy transportowej powinny być już wykonane, by nie marnować nawet minuty. Obecnie koszt wynajęcia firmy przeprowadzkowej waha się od 100 do nawet 250 zł za godzinę pracy. Wszystko zależy oczywiście od miasta i cech przewożonego towaru. Duże, nieporęczne, bardzo delikatne lub niebezpieczne sprzęty automatycznie podnoszą cenę. Na pozór, 250 zł nie wydaje się zawrotną ceną, jednakże przeprowadzka pięcioosobowego biura waha się zwykle pomiędzy 6 a 8 godzinami. Jeśli firma przechowuje duże ilości dokumentacji lub składuje jakiekolwiek sprzedawane produkty – przeniesienia wymagają dodatkowe szafy. To z dużą dozą prawdopodobieństwa wydłuży przeprowadzkę o kolejne 2 godziny. 10 godzin wynajmowanych usług firmy transportowej daje już kwotę czterocyfrową, czego pracodawcy zwykle sobie nie życzą.

Przeprowadzkowe BHP

To jasne, że czas przenosin biura znacznie różni się od standardowego dnia w pracy. Nawet najlepiej zorganizowana zmiana siedziby i tak pochłonie sporo czasu pracownikom. Dopilnowanie kwestii bezpieczeństwa i higieny pracy będzie w tym okresie szczególnie ważnym (i trudnym zadaniem). Dzieje się tak, ponieważ podczas przeprowadzki czynności ulegają zmianie w stosunku do standardowego dnia pracy. I będzie tak zawsze, bez względu w jak wielu sprawach pracodawca wyręczy pracowników.

Wówczas zachodzi spore ryzyko wypadku, za który później firma ponosi odpowiedzialność, ponieważ pracownik wychodzi poza swoje kompetencje, np. demontując regał, rozłączając sprzęt komputerowy lub nosząc pudła z segregatorami. Nie zawsze da się uniknąć takich sytuacji, ponieważ osoba odpowiedzialna za dany sprzęt lub dokumentację musi dopilnować osobiście przenosin – choćby w celu zachowania porządku i kontroli zasobów firmy. Czasem też firmy zlecają przenosiny dokumentacji tylko osobom odpowiedzialnym za nie w ramach obowiązków pracowniczych – w celu zabezpieczenia danych osobowych.

Radzimy zachować szczególną uwagę i wdrożyć najwyższą dbałość o zgodność z przepisami BHP podczas przeprowadzki. Należy w każdym momencie mieć w zanadrzu odpowiednie środki ochronne i wyposażenie pozwalające na pierwszą pomoc. Wszelkie apteczki i gaśnice opuszczają biuro wraz z ostatnią wychodzącą osobą. Tak samo ważny jest stan oraz wyposażenie samochodów używanych do przeprowadzki. Pamiętajmy także, iż przejazdu mogą dokonać tylko pracownicy z badaniami lekarskimi wykonanymi pod użytkowanie samochodu w ramach obowiązków w firmie.

Przeprowadzka biura krok po kroku – jak przygotować siebie i pracowników?

Wszelkie przedsięwzięcia remontowo-transportowe niosą za sobą sporą dawkę niepewności, nieprzewidywalności. Nigdy dokładnie nie wiadomo, czy nie nastąpią opóźnienia, zmiany cen lub wszelkiego rodzaju utrudnienia w infrastrukturze. Na przykład szafa nie mieści się w drzwiach, a liczne usterki nowego biura uwidaczniają się dopiero w trakcie przeprowadzki. Zalecamy zatem uzbrojenie się w cierpliwość oraz założenie sporych buforów czasowych i pieniężnych. Opłaca się także bardzo dokładnie informować swoją kadrę o kolejnych krokach oraz datach kolejnych etapów przeprowadzki. Nic tak nie usprawnia wszelkich działań i organizacji jak odpowiedni przepływ informacji. Obecność szefa przy większości prac to także absolutny must have tego typu przedsięwzięć. Zatem jeśli właściciel planuje przeprowadzkę w odległej filii biura, powinien zlecić jedną osobę odpowiedzialną za koordynację prac i decyzje podejmowane na miejscu. W przeciwnym wypadku od razu powinien przygotować się na niezliczone telefony oraz decyzje podejmowane „w ciemno”.

Przeprowadzka biura to z całą pewnością bardzo pracowity i stresujący czas dla całej firmy. Generuje dodatkową pracę, decyzje i niecodzienne obowiązki. Wierzymy, że dzięki naszym radom przebrnięcie przez to „pole minowe” okaże się nieco łatwiejsze i mniej zaskakujące. Kiedy jednak wszystkie trudności zostaną pokonane, a ostatni karton wypakowany w nowym miejscu, radzimy podsumować cały projekt jeszcze jednym ważnym punktem. Jest nim impreza firmowa, która pozwoli uczcić wykonanie zadania, oblać przeprowadzkę i zatrzeć pamięć minionych trudów.