RPA co to jest?

Ekspansja RPA w Polsce to już rzeczywistość. Jak kryzys wpływa na naszą zależność od RPA? Czy pomoże nam ona w naprawie szkód wyrządzonych na naszym rynku przez pandemię koronawirusa? I co tak właściwie znaczy skrót RPA?

RPA co to jest?

Na szczęście nie mamy do czynienia z wrogą napaścią Republiki Południowej Afryki na nasz kraj. RPA jest bowiem także skrótem związanym ściśle z branżą informatyczną. Pochodzi z języka angielskiego i oznacza Robotic Process Automation, co na język polski tłumaczy się jako Zrobotyzowaną Automatyzację Procesów. Czym RPA jest w praktyce i w jaki sposób może pomóc rodzimym przedsiębiorstwom?

RPA polega przede wszystkim na przerzuceniu części czynności pracowników na barki robotów. Jeżeli firma ma do czynienia z powtarzalnymi, pracochłonnymi procesami, które znacznie spowalniają pracę, powierza się ich obsługę sztucznej inteligencji. RPA szczególnie często wykorzystywane jest w miejscach, gdzie trudno o integrację pomiędzy firmowymi ERP-ami, a potrzebne jest przenoszenie danych pomiędzy różnymi bazami.

Zalety RPA

Zaletą jest przede wszystkim oszczędność: czasu i pieniędzy. Pewne czynności wykonywane są automatycznie i to dosłownie w mgnieniu oka. To znacznie odciąża pracowników, których uwaga i siły mogą zostać wykorzystane w bardziej skomplikowanych obowiązkach. Lepsze skupienie personelu, lepiej wykorzystany potencjał to również oszczędności i zwiększona wydajność, które przynoszą zysk pracodawcy. Narzędzia typu RPA rzadziej popełniają błędy niż zmęczeni monotonią pracownicy. Obecnie firmy wszędzie szukają oszczędności i tutaj paradoksalnie inwestycja może w tym pomóc. Szacuje się bowiem, iż czas oczekiwania na zwrot pieniędzy wynosi poniżej jednego roku. Automatyzacja procesów pomaga również w zmniejszeniu ilości osób przebywających na tej samej zmianie i w jednym pomieszczeniu, co okazuje się bardzo pomocne w dobie pandemii. Pracodawca jest w stanie wysłać część pracowników na home office, gdyż obniżona efektywność uszczuplonego personelu równoważona jest przez działania sztucznej inteligencji.

Wady RPA

Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów ma jednak swoich przeciwników. Dostrzegają oni przede wszystkim niebezpieczeństwo koniecznej redukcji etatów ze względu na przejęcie obowiązków przez maszyny. W większości przypadków takie zjawisko jednak nie zachodzi, zamiast tego następuje większa specjalizacja zatrudnionych i przerzucenie ich uwagi na bardziej skomplikowane czynności. Kolejna wada RPA polega na tym, iż z założenia nie dopuszcza ona większej ilości wyjątków w algorytmie, stąd wykonywane czynności pozostają proste i do bólu powtarzalne. Ze skomplikowanymi procedurami, których wynik i przebieg nie zawsze opiera się o najprostszą ścieżkę decyzyjną, może już mieć spory problem.

Czy RPA służy do optymalizacji procesów?

Nie, zadanie RPA nie polega na wprowadzaniu przemian organizacyjnych w przedsiębiorstwach ani na zmianie procesów już w nich funkcjonujących. Implementacja Zautomatyzowanej Robotyzacji nie wiąże się ze zmianami w kodach źródłowych ani w ingerencji w procedury. To zadanie innego rodzaju narzędzi – do zarządzania procesami biznesowymi, czyli tzw. BPMS (Business Process Management Suite). Są one bardziej wyspecjalizowanym elementem RPA, jednak nie pozostają z nią tożsame. W ramach RPA roboty wykonują najbardziej monotonne prace związane z logowaniem się do systemów i przenoszeniem danych do odpowiednich baz. To czynności, w których zachodzi niewiele zmian, które nie podlegają większej ilości wyjątków i które niepotrzebnie zabierają czas pracowników.

Dodatkowo, ich powtarzalność wpływa na jakość pracy personelu, który wpadając w rutynę, staje się bardziej podatny na błędy i niedopatrzenia. BPMS zakłada natomiast większą ingerencję w systemy zaimplementowane w firmach: za pomocą rozwiązań informatycznych zostaje osiągnięta optymalizacja procesów. Część metod stosowanych przez przedsiębiorstwa jest modyfikowana, tak aby zwiększyć ich efektywność oraz aby jak najlepiej współgrały z rozwijanym środowiskiem IT.

Czy RPA może być „szczepionką na koronawirusa”?

Dla firm, w dużej mierze tak. Wciąż borykamy się z skutkami pandemicznych zawirowań oraz cały czas zmieniających się zaleceń. Ograniczenia w ilości osób mogących przebywać w tym samym czasie na terenie firmy, konieczność noszenia maseczek, dezynfekcji miejsc pracy, organizowania mniejszych grup zmianowych – to wszystko generuje koszty, zabiera cenny czas i powoduje chaos organizacyjny. Można jednak zdjąć z pracowników część obowiązków lub ułatwić im pracę zdalną, która obecnie okazuje się najłatwiejszym wyjściem. Zrobotyzowana Automatyzacja Procesów wspomaga działania firmy, kiedy produktywność pracowników spada z powodu zwolnień chorobowych, zmian sposobu, czasu i miejsca wykonywania pracy.

2021 rok kończymy z wciąż niesłabnącym wpływem pandemii na rynek. Kolejne fale zachorowań tylko pogłębiają kryzys i wzmacniają niepewność jutra. Co w takim razie może zrobić pracodawca, by w 2022 roku uchronić się przed bankructwem?

Sposoby na uniknięcie bankructwa

1. Przede wszystkim zaleca się większe zróżnicowanie w sposobach pozyskiwania pieniędzy, czyli rozszerzenie oferty, zagospodarowanie dodatkowych obszarów działania firmy. Jednym słowem rozwój i zabezpieczenie źródeł dochodu – kiedy jedno okaże się nieopłacalne, drugie będzie w stanie podreperować budżet przedsiębiorstwa. Przykładem (choć w małej skali) mogą być firmy gastronomiczne, które położyły mocny nacisk na zakup z dostawą lub na wynos i obecnie całość ich przychodu pochodzi z tych właśnie obszarów. Niektórzy przedsiębiorcy wcale nie planują powrotu do sprzedaży stacjonarnej, co z kolei wiąże się z 2 wariantem „szczepionki” dla firm przedstawionym poniżej.
2. Drugi krok to e-commerce. Już teraz obserwujemy prawdziwy boom firm oferujących sprzedaż w internecie. Nie należy się jednak póki co obawiać przepełnienia rynku, ponieważ obecnie posiadanie sklepu online to absolutna konieczność. W porównaniu do roku poprzedniego ilość osób dokonujących w ten sposób zakupów wzrosła o 15% (ogółem 72% klientów e-commerce) i prawdopodobnie na tym nie koniec. Postępujące zmęczenie sytuacją pandemiczną powoduje przekonywanie się kolejnych osób do nowinek technologicznych, także wśród grupy seniorów.
3. Trzeci sposób, w jaki firma może zaszczepić się przeciw koronawirusowi, to zwiększenie automatyzacji zarówno w obszarach obsługi klienta jak i wszystkich procesów produkcyjnych oraz obiegu dokumentów firmowych. To wszystko pozwala na zmniejszenie bezpośredniego kontaktu pomiędzy pracownikami, klientami i innymi uczestnikami łańcucha dostaw. Automatyzacja pozwala kontrolować więcej spraw w zaciszu własnego domu, a więc ma kluczowe znaczenie w razie konieczności prowadzenia pracy zdalnej.

Podsumowanie roku 2021, planowanie budżetu i postanowienia na 2022

Jak widać, RPA plasuje się w czołówce najskuteczniejszych narzędzi stosowanych do zmniejszania negatywnych skutków gospodarczych Covid-19. Opłacalność automatyzacji już zauważono i jej popularność rośnie niemal w takim tempie jak trend e-commerce. Warto zatem rozważyć w trakcie podsumowywania budżetu na 2020 i planowania wydatków na kolejny rok wprowadzenie nowych rozwiązań informatycznych w firmie. Zaczynają się od prostych narzędzi automatycznie przypominających klientom o kończącej się licencji. Kończą na skomplikowanych procedurach obiegu wniosków i pozwoleń wymagających udziału różnych firmowych departamentów oraz integracji firmowych ERP-ów.

Warto zaprosić RPA do swojej firmy zamiast opierać się jej nieuchronnej ekspansji.