19 listopada 2020

Zespołowa praca zdalna

Doświadczamy kolejnej fali zachorowań na nowe szczepy COVID-19. W najbliższych miesiącach okaże się, które firmy postanowiły wyciągnąć wnioski z poprzedniego lockdownu. Którym udało się zabezpieczyć się pod względem organizacyjnym i technicznym, a które nie wykazały się odpowiednią elastycznością. Jak zespołowa praca zdalna sprawdza się podczas trudnego czasu Covid-19?

Poprzedni okres zamknięcia większości instytucji odczuliśmy dość boleśnie, jednak w marcu był on dla nas zaskoczeniem. Teraz zostaliśmy uprzedzeni: plotki o drugiej fali Covid-19 krążą praktycznie od samego początku pandemii. Firmy miały zatem czas, by wprowadzić szereg ulepszeń i zmian. Zmian przede wszystkim wiążących się z organizacją całej kadry (nie tylko menadżerskiej, ale także zajmującej się bezpośrednią produkcją i obrotem). Przeobrażeniu uległy też sposoby kontaktowania się z klientami oraz obsługa zapytań, konieczne było przeniesienie na poziom zdalny wszelkich prac zespołowych. Te wszystkie zmiany nie mogłyby mieć jednak miejsca bez pomocy technologii, gdyż dotychczas używane rozwiązania okazały się niewydolne w obliczu wszechobecnego home office.

Zamiast działu IT

Oczywistym jest, że nie każda firma będzie w stanie od razu wypracować w ramach swoich zasobów nowe systemy informatyczne, które zdadzą egzamin podczas Covidu. Nie wszystkie przedsiębiorstwa w ogóle posiadają tylu wyspecjalizowanych pracowników IT ażeby można było im zlecić tego typu zadanie.

Na szczęście istnieją zewnętrzne rozwiązania, do których nie jest potrzebne instalowanie jakiegokolwiek oprogramowania. Łatwy dostęp poprzez przeglądarkę sprawia, iż wystarczy, że użytkownik zaloguje się na chronione hasłem konto i otrzymuje dostęp do systemu obiegu dokumentów oraz zdalnej pracy zespołowej. Jak taka praca może wyglądać? Przede wszystkim nie jest ograniczona dla pracowników biurowych. Również osoby zatrudnione w celu monitorowania parametrów produkcji są w stanie skutecznie porozumiewać się poprzez platformę.

Zespołowa praca zdalna – koordynacja prac zespołowych

Specjalnie w tym celu został stworzony moduł dedykowany do koordynacji prac zespołowych. Głównym założeniem tego modułu jest możliwość pracy i wymiany informacji i danych, wśród osób bezpośrednio zaangażowanych w dany temat lub projekt. Dany projekt widoczny jest tylko dla jego uczestników lub osób uprawnionych do kontrolowania zespołu. Zdarza się, że z projektem związane są liczne prace mające na celu dostosowanie ustawień, zmian parametrów i testowanie rozwiązań. Wyniki wyżej wymienionych prac wyświetlają się zaraz po wejściu do systemu, a ich interpretacja możliwa jest na dedykowanej tablicy wymiany informacji. To na niej odbywa się dyskusja i powstają nowe ustalenia, przy czym uczestnicy projektu stale widzą aktualne parametry/dane, do których dyskusja akurat się odnosi. To znaczne ułatwienie, szczególnie w firmach, w których nad daną sprawą pracuje kilka zespołów lub zmian.

W podobny sposób ułatwić można koordynowanie projektów w pracy typowo biurowej. Menadżer otwiera temat, rozpoczyna się burza mózgów i do głównego założenia dopisywane są wybrane pomysły. Dyskusja trwa dalej, jednak omawia się już nie tylko pomysł wyjściowy, a aktualną jego wersję. Wszyscy pracownicy są na bieżąco ze zmianami, nawet ci, którzy dołączyli do projektu w jego późniejszych fazach. Można jednocześnie podglądnąć historię update’ów, tak by pomysły się nie powtarzały i nie nakładały.

Jak się chronić przed Covid-19?

Dlaczego to rozwiązanie jest tak ważne w czasie pandemii? Otóż maksymalizuje łatwość przepływu informacji i ich aktualność przy zminimalizowaniu bezpośredniego kontaktu pracowników. Pracodawca może zwiększyć zmianowość, zarządzić pracę zdalną u części lub całości zespołów i nadal cieszyć się stabilną sytuacją w firmie. Parametry maszyn ustawia się na bieżąco, a ich wyniki stale analizowane, przez co nie spada wydajność – ktoś zawsze trzyma rękę na pulsie. Z kolei projekty też nie padają ofiarą zastoju, ponieważ do omówienia nowej kwestii nie trzeba od razu zwoływać kolejnej wideorozmowy ani walczyć z niedogodnościami technicznymi. Dyskusja toczy się naturalnie, zawsze na aktualny temat. Dodatkowo, aktywność uczestników jest widoczna i może zostać w każdym momencie zweryfikowana przez menadżera lub innego zwierzchnika, zatem pracownicy czują się zobowiązani do szybkiej reakcji. Co więcej, nie muszą wychodzić z platformy ani się przelogowywać. Dyskutują na tablicy, mając wciąż na oku sprawy, co stanowi spory atut w zestawieniu z komunikatorami zewnętrznymi.

Zespołowa praca zdalna – narzędzia home office

Oczywiście są też inne narzędzia IT odpowiadające na potrzeby pracy zdalnej. Świetnym jej dopełnieniem będą podstawowe funkcjonalności, takie jak obieg dokumentów, ułatwienia dla kadr i księgowości, koordynacja procesów produkcji, analiza i kontrola budżetów. W ten sposób nawet te przedsiębiorstwa, które posiadają już rozwinięty system pracy zdalnej, mogą rozszerzyć swoje działania w tej kwestii i skorzystać z nowych rozwiązań.

Pandemia jak na karuzeli: zamknięcie szkół, lockdown, spadek zachorowań, powrót do szkół, 2 fala Covid-19

Ostatni rok był czasem ciągłych zmian. Początek pandemii, zamknięcie szkół, lockdown, chwilowa odwilż, powrót do szkół, koniec pracy zdalnej. I znów wszystko zaczyna się na nowo. Obecnie, by załagodzić skutki tych zawirowań, nastąpił bardzo szybki rozwój zdalnej organizacji pracy. Warto skupić się na wykorzystaniu tej sytuacji oraz przekuć covidowe utrudnienia w sukces. Jedynym sposobem, by nie zostać w tyle, jest pójść śladem firm inwestujących w wirtualne zarządzanie. Brak działań w celu wprowadzenia odpowiednich systemów informatycznych i platform oznacza w praktyce zgodę na straty. Tracą firmy, których pracownicy mozolnie, miesiącami wypracowują nowe metody komunikacji i organizacji. Firmy, które nie mają sprawnego obiegu informacji i doświadczają wewnętrznego chaosu. Tracą wreszcie firmy, które wcale nie decydują się na maksymalne ograniczenie bezpośredniego kontaktu między pracownikami i odnotowują kolejne zarażenia.