BI - co to jest?

Zdarzają się firmy, których właściciele twierdzą, że nie posiadają żadnych procesów biznesowych. I bywają to całkiem spore przedsiębiorstwa. A przecież to niemożliwe, ponieważ każda firma je ma. Nawet jeśli jest jednoosobową działalnością gospodarczą. BI – co to jest? Co to są procesy biznesowe i dlaczego przedsiębiorcy tak mało o nich wiedzą?

Proces biznesowy – co to jest?

Proces biznesowy definiuje się jako pewną liczbę akcji i zdarzeń następujących po sobie lub równolegle. Ich układ ma za zadanie osiągnąć pewną korzyść dla firmy: rozstrzygnąć dylemat lub wykonać zleconą czynność.

Definicja bardzo ogólna, zatem odnosi się do niemal każdego przedsiębiorstwa, w którym za decyzje i czynności nie jest odpowiedzialna tylko i wyłącznie jedna osoba.

Im więcej pracowników, im więcej szczebli drabiny decyzyjnej – tym bardziej skomplikowany staje się cały proces. W dużych przedsiębiorstwach sytuacja staje się tak zagmatwana, że zachodzi konieczność obrazowania procedur, do czego najczęściej służą schematy blokowe.

BI – co to jest? Podział procesów biznesowych

Prawdopodobnie każda firma posiada wypracowane własne, odmienne procesy biznesowe. Istnieje jednak sposób ich klasyfikacji, przede wszystkim na trzy główne grupy:

– Procesy zarządcze – ich zadaniem jest kierowanie całością przedsiębiorstwa lub opracowywanie strategii. Determinują również pozostałe procesy w danej firmie.

– Procesy operacyjne – skupiają się na głównym obszarze działalności firmy, na czynnościach zapewniających właściwy zarobek, np. na produkcji, sprzedaży.

– Procesy wspomagające – ich zadaniem jest właściwe wspieranie procesów operacyjnych, tak by przebiegały bez zakłóceń, problemów prawnych, technicznych itp. Zwykle jest to np. księgowość lub kadry.

Wciąż odnosząc się do wątpliwości co do istnienia procesów biznesowych w firmach: każdy, kto zatrudnia chociażby księgowego lub kadrowego, w jakikolwiek sposób deleguje obowiązki lub udziela uprawnień decyzyjnych innym osobom – posiada proces biznesowy. Może być on wypracowany intuicyjnie, wręcz podświadomie, jednak warto zdać sobie sprawę z jego obecności i właściwie wykorzystać tę wiedzę.

Do czego? Do usprawnień oczywiście. Od tego są właśnie narzędzia Business Intelligence: do zbierania, porządkowania, przechowywania i ułatwienia interpretacji danych. To pozwala lepiej zaplanować i modyfikować firmowe procesy, przy stałej kontroli skutków tychże przemian.

Business Intelligence – co to jest?

Kolejnym terminem, który warto przybliżyć to Business Intelligence, ponieważ to aspekt ściśle związany z procesami przebiegającymi w firmach. Można go zdefiniować jako procesy zbierania informacji ważnych z punktu widzenia danego biznesu oraz jako analizę tych danych w celu podniesienia wydajności firmy i osiąganych wyników. Główną rolą BI jest wspomaganie osób decyzyjnych, managerów oraz innych użytkowników końcowych w podejmowaniu właściwych decyzji na podstawie odpowiedniej ilości informacji.

BI skupia w sobie sporą liczbę narzędzi, aplikacji i metod, które wspomagają organizacje w zbieraniu danych z wewnętrznych i zewnętrznych źródeł, w przygotowywaniu ich do analizy, tworzeniu zapytań. W końcu po uzyskaniu odpowiedzi na powyższe zapytania możliwe jest tworzenie zestawień i raportów np. w postaci tabel przestawnych, wykresów, filtrowanych list oraz innych wizualizacji.

Jakie są główne korzyści z posiadania Business Intelligence?

Optymalizacja procesów biznesowych oraz zwiększona wydajność
Możliwość szybszego podejmowania decyzji popartych dodatkowo aktualnymi i historycznymi danymi zbieranymi z systemów źródłowych
Możliwość łatwiejszego śledzenia trendów na rynku, tworzenia prognoz
Wykorzystanie danych o konsumentach w celach zwiększenia sprzedaży i zysku z niej.

BI – co to jest? W jaki sposób jest zbudowane?

Źródła

Większość BI posiada podobne ogólne ramy systemu i procesów, które musza następować po sobie, by spełniać założenia business intelligence. Przede wszystkim ważne jest zebranie źródeł danych. Mogą to być np. firmowe systemy ERP, bazy danych, listy klientów i kontrahentów, systemy operacyjne oraz pozostałe pliki typu arkusze kalkulacyjne, fotografie, dokumenty.

W skrócie, wszystkie miejsca, z których firma pobiera potrzebne do pracy informacje. Te dane bywają oczywiście nieuporządkowane, fragmentaryczne, niepowiązane ze sobą. Trzeba zatem sporo doświadczenia i wiedzy o samym przedsiębiorstwie, by móc je wyszukać i odpowiednio wykorzystać.

BI – co to jest? Integracja

Kolejnym koniecznym etapem jest integracja danych, która zawiera w sobie tzw. procesy ETL. Obejmują one czynności ekstrakcji, transformacji i ładowania danych. W ramach ETL następuje również walidacja, czyli kontrola poprawności i kompletności informacji. Następnie ma miejsce oczyszczanie, czyli usuwanie wszystkich danych, które nie spełniają założonych w danym procesie wymagań.

Usuwane są również informacje nadmiarowe lub zduplikowane. Transformacja polega np. na zmianie formatu danych, tak by były gotowe do załadowania i czytelnego wyświetlenia. W końcu następuje przeniesienie danych do właściwego miejsca przechowywania.

BI – co to jest? Magazyn

Za przechowywanie odpowiada warstwa „magazynu” danych. Jest to niemierzalna przestrzeń cyfrowa, w której uporządkowane dane oczekują na zapytania. Co jakiś czas należy dokonywać odświeżenia owej przechowalni. W przedsiębiorstwach funkcjonują zbiorcze magazyny dla całości firmy jak i oddzielne, mniejsze dla poszczególnych działów.

BI – co to jest? Analiza i wizualizacja

Ostatnim, jednak niezwykle ważnym elementem architektury systemów BI jest warstwa analizy i prezentacji otrzymanych wyników. Dane pobrane z warstwy magazynowania zostają przedstawione wizualnie w taki sposób, aby maksymalnie ułatwić ich interpretację przez użytkownika. Przede wszystkim służą do tego arkusze kalkulacyjne, tabele przestawne, interaktywne wykresy, wizualizacje wielowymiarowe oraz inne narzędzia do eksploracji danych, odczytu statystyk i ich analizy.

BI – co to jest? Jakie BI wybrać dla dobra procesów firmy?

Najlepsze narzędzia Business Intelligence oraz do porządkowania procesów biznesowych to takie, które dopasowują się do indywidualnych potrzeb klienta. Nie da się ukryć, że chociaż procesy biznesowe na pierwszy rzut oka wyglądają wszędzie tak samo lub nawet ich struktura narzucana jest przez prawo, to diabeł tkwi w szczegółach. Dopiero na poziomie pracownika widoczne są różnice i to wypracowane przez niego własne metody decydują na końcu o doborze odpowiedniego BI. Business Intelligence nie ma na celu wymuszać odrzucenia wypracowanego przez lata know-how, a jedynie ułatwić korzystanie z niego.

Na postawie takiego założenia należy wybierać dostawcę rozwiązań informatycznych. Z jednej strony musi bazować na gotowych, wypróbowanych już modułach, jednak każde wdrożenie poprzedzać staranną analizą potrzeb klienta. Dopiero wówczas procesy zachodzące w działach mogą być odpowiednio raportowane i przygotowywane do analizy. Zautomatyzowana procedura workflow dodatkowo usprawni przebieg i kontrolę powyższych działań, co jeszcze bardziej ułatwi rozwój.