Biurowe feng shui

Często w pracy wszystko idzie nie tak jak powinno. Nie potrafimy dokończyć żadnego zadania, skupić się na obowiązkach. Nawet jeśli gonią nas terminy a szef patrzy nieprzychylnym okiem, nie da się wrzucić wyższego biegu. Czy to wina braku motywacji? Lenistwa? A może zawiniło biurowe feng shui?

Dobre warunki

Oczywiście nie mamy zamiaru dostosowywać wystroju biura do jakiejkolwiek filozofii. Nie zakażemy nikomu posiadania kaktusów na parapecie ani nie zmusimy do wygładzania wszystkich kantów mebli. To co nazwaliśmy „biurowym feng shui” to raczej całość naszego pracowniczego otoczenia i atmosfery, jaką tworzą wszystkie składowe. Warto zastanowić się, czy spędzamy 1/3 doby w przyjaznej nam lokalizacji, ponieważ jej charakter może być kluczowy dla wydajności i jakości wykonanych zadań. Często nie zdajemy sobie sprawy z tego, w jak dużym stopniu biurowa przestrzeń wpływa na nasze samopoczucie i zachowanie. Z kolei właściciele firm powinni wziąć pod uwagę warunki panujące w zajmowanych budynkach. Poprawa choć kilku drobiazgów może znacznie poprawić produktywność, a więc także zyski.

Co decyduje o jakości otoczenia?

Co jednak wchodzi w skład biurowego feng shui? Elementy można wymieniać w nieskończoność, jednak my skupimy się na najważniejszych. Są to:

– oświetlenie i dostęp do naturalnego światła

– temperatura i powietrze

– umeblowanie i jego układ

– dźwięki i zanieczyszczenie hałasem

– czynniki szkodliwe lub potencjalny Syndrom Chorego Budynku (SBS)

– psychologiczno-społeczny wymiar otoczenia

– porządek i układ na biurku/stanowisku pracy.

Biurowe feng shui – Światło

Zajmijmy się pierwszym z wymienionych punktów. Wiemy wszyscy, że właściwe oświetlenie stanowi klucz do efektywnej i bezpiecznej dla oczu pracy. Szczególnie w przypadku pracy przy komputerze – zbyt duży kontrast pomiędzy jasnym monitorem a ciemnym pomieszczeniem prowadzi do szybkiego męczenia się oczu. Jednakże niezwykle ważny okazuje się także psychologiczny aspekt oświetlenia. Nawet jeśli firma spełnia obowiązujące normy dotyczące ilości luksów dostarczanych przez biurowe lampy, to nie znaczy, że praca jest komfortowa. Zimne, zielonkawe światło halogenów, rozbłyski ze starych, niesprawnych lamp, brak dostępu do promieni słonecznych. To właśnie czynniki znacznie obniżające poziom dobrego samopoczucia. Istnieje spora grupa osób nadwrażliwych na bodźce wzrokowe, u których rodzaj i jakość oświetlenia może wywoływać znaczne zmiany nastroju. Bez względu na poziom wrażliwości, większość z nas preferuje ciepłe światło, najlepiej naturalne. Nie bez powodu – dzięki ekspozycji na słońce jesteśmy w stanie produkować witaminę D niezbędną dla właściwego funkcjonowania układu nerwowego. Długie przebywanie w półmroku, w pomieszczeniach bez okien może zwiększać ryzyko depresji i obniżać motywację do pracy.

Biurowe feng shui – Powietrze

W przypadku temperatury znów zaczniemy od omówienia spraw oczywistych. Pracodawca jest prawnie zobowiązany do przestrzegania norm temperatury, jaka powinna panować w danym rodzaju stanowiska. Na pracę wpływa jednakże też jakość powietrza. W Japonii i Korei Południowej standardowym elementem wyposażenia biur są nawilżacze powietrza. Dzięki nim pracownicy rzadziej odczuwają podrażnienie dróg oddechowych lub oczu. Warto zainwestować także w oczyszczanie powietrza z kurzu, spalin i innych zanieczyszczeń. To oczywiste w miejscach, gdzie pracuje się w bezpośrednim sąsiedztwie toksycznych substancji, jednak często zapominamy o zanieczyszczeniu, które otacza nas na co dzień. To smog, dymy z kominów lub nawet alergenne pyłki. Wszystkie są w stanie obniżyć produktywność pracowników, pogorszyć ich samopoczucie i zdolność do koncentracji. Zwiększają też prawdopodobieństwa zachorowania na infekcje dróg oddechowych. Właścicielom firm radzimy prowadzenie dogłębnego researchu przed zakupem nowych urządzeń grzewczo-chłodzących. Warto wybrać te z opcją oczyszczania powietrza, suszenia lub nawilżania. Innym sposobem na czyste powietrze w biurze jest zakup odpowiednich roślin – temat omawiamy szerzej w artykule Rośliny do biura.

Biurowe feng shui – Meble

Umeblowanie może być trudnym wyzwaniem, gdyż większość firm boryka się z brakiem przestrzeni. W wyniku tego miejsca pracy są zwykle zatłoczone, biurka się łączy, ustawia zaraz przy szafkach. Brakuje odpowiedniego planowania, logiki i zapewnienia podstawowego komfortu pracy. Zbyt duża ilość nagromadzonych mebli wywołuje wrażenie przytłoczenia, napięcia. Radzimy tworzyć wrażenie maksymalnego luzu i pozostawiać jak największe odległości pomiędzy poszczególnymi stanowiskami pracy. Jeśli pomieszczenie jest naprawdę ciasne, warto stosować optyczne triki powodujące jego zwiększenie: pionowe pasy na ścianach, wieszanie ozdobnych luster, przezroczyste drzwi. Przestrzeń oszczędzają też szuflady i szafki montowane bezpośrednio w biurkach. W nich pracownicy mogą chować prywatne przedmioty oraz wyposażenie biurowe bez potrzeby zagracania pokoju kolejnymi regałami. Jeśli jednak zakup dodatkowych mebli będzie konieczny, radzimy by były to wiszące półki i szafki. Ważny jest też układ – najlepszym pomysłem jest ustawianie biurek w ten sposób, by pracownicy nie zaglądali sobie nawzajem w monitory oraz by jednocześnie nie świeciło w nie słońce.

Biurowe feng shui – Dźwięki

Hałas to jeden z głównych demotywatorów i czynników dekoncentrujących w pracy. Pracownicy umysłowi często skarżą się na ciągły szum w biurowych pomieszczeniach i rozpraszające rozmowy kolegów. Nawet radiowe reklamy są w stanie skutecznie pozbawić skupienia i należytej uwagi. Tu rodzą się błędy i opóźnienia. W związku z tym zaleca się podążanie za najnowszym trendem załączania słuchawek do standardowego wyposażenia pracowników. Wówczas każdy będzie mógł dopasować muzykę do własnych preferencji, słuchać tego, przy czym sam czuje największą efektywność działań. Słuchawki mogą też posłużyć po prostu do odcięcia się od biurowego hałasu. Aby jednak zminimalizować potrzebę ich używania, warto wyciszyć biurowe pomieszczenia, na przykład poprzez zastosowanie wykładzin, dzielenie większych przestrzeni na mniejsze pokoje. Popularne jeszcze kilka lat temu open space’owe biurowce już powoli tracą rację bytu. Wszechobecny i nieustanny szum który w nich panuje, znacznie obniża komfort pracy, zmusza do przebywania w pobliżu osób z całkiem różnych działów.

Biurowe feng shui – Czynniki szkodliwe

Syndrom Chorego Budynku omawialiśmy już w osobnym artykule. W skrócie: w biurach obecnych może być wiele czynników, które negatywnie wpływają na zdrowie. Jednym z najczęstszych jest duża ilość elektroniki oraz urządzeń emitujących niebezpieczne substancje. Długie, regularne przebywanie w takim środowisku może powodować obniżenie koncentracji, gorsze samopoczucie a nawet skutkować chorobami zawodowymi. W związku z tym radzimy przeprowadzanie bardzo szczegółowej analizy ryzyka i podejmowanie działań minimalizujących zagrożenia. Podczas badań należy brać pod uwagę obecność i częstotliwość pracy urządzeń, substancje, z jakimi mają styczność pracownicy, układ pomieszczeń, użyte materiały budowlane a nawet otoczenie samego budynku.

Biurowe feng shui – Relacje

Wiele zależy od tego, w jaki sposób postrzegamy swoją pracę oraz atmosferę w niej panującą. Tu najważniejszymi czynnikami są ludzie, czyli współpracownicy i zwierzchnicy. Jeśli choć trochę się wzajemnie znamy, łatwiej nawiązać miłą rozmowę i na chwilę oderwać się mentalnie od obowiązków i rutyny. To bardzo ważne dla zdrowia psychicznego i wydajności. Relacje na różnych poziomach zarządczych również powinny pozostawać zdrowe i przyjazne. Zrelaksowani pracownicy utrzymują lepsza komunikację ze zwierzchnikami, chętniej dzielą się pomysłami i z większą swobodą mówią o problemach. Właśnie dlatego obowiązkiem firm powinno być dokładanie wszelkich starań, by swoją załogę jak najlepiej integrować. Służą temu zakładowe imprezy, wyjazdy, drobne przyjęcia (np. poczęstunek z okazji dnia kobiet i mężczyzn). Jeśli uda się wygospodarować czas w trakcie pracy na tego typu atrakcje, frekwencja będzie murowana i dodatkowo wzrośnie ogólne zadowolenie pracowników z otrzymywanych bonusów.

Biurowe feng shui – Własne biurko

Biurowe feng shui dotyczy także skali mikro, czyli stanowiska pracy, za którego wygląd odpowiedzialny jest sam zatrudniony. To oczywiste, że utrzymanie porządku stanowi podstawę do jakiejkolwiek pracy. Brak nagromadzonych stert papierów i niepotrzebnych przedmiotów sprzyja jasnemu myśleniu i umiejętności skupienia. Brudne naczynia mogą wciąż przypominać o ochocie na kolejną przekąskę, mrugające powiadomienia z telefonu – o prywatnych sprawach do załatwienia. Niepoukładane dokumenty „krzyczą” o niewykonanych jeszcze zadaniach i nie pozwalają zająć się aktualnie wykonywanymi. Czyste biurko jest jak pusta kartka – nie absorbuje niczym umysłu i pozwala na kreatywność. O ile część przedmiotów można z biurka wyrzucić, są też takie elementy, które koniecznie muszą się na nim znaleźć. To środki higieniczne i przybory, które powinny być zawsze pod ręką. Chusteczki, notatnik, długopis, zszywacz… co jeszcze? Warto się zastanowić, jakich przedmiotów używamy w pracy co najmniej kilka razy dziennie i zarezerwować dla nich miejsce na biurkowej mapie. Wszystko po to, by nie musieć po nie co chwilę wędrować, szukać ich w szafkach i niepotrzebnie się przez to dekoncentrować. W pogotowiu powinny być też zawsze leki (o ile jakieś na stałe przyjmujemy).

Podsumowanie

Podsumowując, nasza wydajność w pracy i poprawność wykonywanych obowiązków zależy od szeregu różnych czynników. Zapewnienie przez pracodawcę podstawowych warunków nie zawsze wystarcza, by pracownicy czuli się swobodnie i by ich wyniki były jak najlepsze. Zachęcamy zatem do rozmowy z załogą na temat potrzeb i ich własnej definicji komfortu. Czasem dbałość o dobre samopoczucie pracownika przynosi lepsze efekty niż wyznaczanie norm wydajnościowych. Sami zatrudnieni również powinni dbać o to, by otoczenie było czyste, uporządkowane i przyjazne: zarówno dla nich samych jak i dla najbliższego sąsiedztwa.