Komputery odbierają pracę ludziom

„Komputery odbierają pracę ludziom”. „Bezrobocie w Polsce wzrasta przez technologię”. Takie stwierdzenia często padają z ust przeciwników informatyzacji. Odpowiadamy na nie, przedstawiając zalety rozwiązań IT, które nie zostały stworzone po to, by ludzi zwalniać, a ułatwiać im pracę.

Opór pracowników przeciwko innowacjom

Strach przed nowym i niechęć do zmian uważamy za naturalne. Lepiej czujemy się w znanym środowisku, przywiązujemy się do rytuałów i traktujemy rutynę jako gwarancję spokoju. Jednak współczesny człowiek musi pogodzić się z ciągłymi zmianami. Podobnie firmy: brak inwestycji w nowości oznacza nieuchronny niemal kryzys w dobie innowacji i gwałtownych zmian trendów na rynkach.

Te obawy to także często problem pracodawców, którzy chcąc wprowadzić nowości organizacyjne i sprzętowe, napotykają na silny opór ze strony zatrudnionych. Jak przekonać pracowników do zmian? W jaki sposób uspokoić ich i rozwiać wątpliwości? Jak uniknąć konfliktów w firmie? Przede wszystkim przedstawiając racjonalne argumenty oraz szczegółowo tłumacząc charakter zaplanowanych zmian, tak by uniknąć domysłów. Ukazanie nowości takich jak np. system informatyczny w pozytywnym świetle pomoże uzyskać odpowiednie nastawienie pracowników, które może w późniejszym czasie okazać się kluczowe dla powodzenia projektu. Wystraszony i niezadowolony zespół sabotuje (czasem nawet podświadomie) działanie innowacji i w efekcie osiągane są gorsze wyniki. W przypadku produktów informatycznych problem szczególnie się nasila, gdyż panuje przeświadczenie o wypieraniu ludzi z rynku pracy przez roboty.

Komputery odbierają pracę ludziom? Jak wdrożyć system bez oporu pracowników?

Inwestujący zauważa mierny efekt, jednak zwykle wiąże go z niewydolnością lub brakiem przejrzystości samego rozwiązania, co prowadzi do porzucenia całego innowacyjnego przedsięwzięcia. Warto zatem już „na zapas” odpowiednio doinformować i mentalnie przygotować przyszłych użytkowników produktu, tak by uzyskać ich pomoc w trakcie wdrożenia i nie ryzykować strat finansowych spowodowanych oporem ludzkim.

Wdrożenie oznacza między innymi wysłuchanie wątpliwości i potrzeb zainteresowanych działów. Najważniejsze jest wszakże przyspieszenie pewnych procesów poprzez digitalizację – z zachowaniem obowiązujących już metod i technologii. Jeśli natomiast konieczne są pewne zmiany w działaniu firmy – czy to organizacyjne czy to sprzętowe – chętnie pomożemy poprzez stworzenie analizy i zastosowanie elementów leanowania procesów. To jednak zawsze opiera się na informacjach pozyskanych od samych pracowników, czyli użytkowników końcowych. Właściciel firmy musi się liczyć także z ich zdaniem, ponieważ to oni mają codzienny, bezpośredni kontakt ze zgłaszanymi problemami i to oni będą na co dzień używać nowego narzędzia.

Jeśli natomiast narzędzie skierowane jest stricte do kierownictwa, a pracownicy zostają tym samym poddani zwiększonej kontroli, sama kadra zarządzająca musi zyskać odpowiednie nastawienie. W tym także oznacza to przygotowanie się na potencjalne próby obejścia nowych procedur oraz punktów kontrolnych. Takie sytuacje również się zdarzają i bywają nawet podstawą do weryfikacji płac. Niniejszy artykuł nie dotyczy jednak ochrony miejsc pracy nieuczciwych pracowników. Ci sumienni zostaną odciążeni od rutynowych czynności i zyskają znaczne ułatwienia. Jeśli natomiast następuje próba oszukania systemu, kierownictwu o wiele łatwiej taki proceder zdemaskować.

Zalety narzędzi BI, DMS, CRM, ECM, workflow

Najważniejszą informacją, która powinna zostać już na wstępie przekazana zatrudnionym, to nasze dążenie do ułatwienia i przyspieszenia pracy. Nie tworzymy nieomylnych automatów, które zastąpią człowieka w każdym procesie decyzyjnym. Mogą one jednak w dużej mierze zniwelować żmudne i powtarzalne czynności. W efekcie dany pracownik może skupić się na istotnych dla jego stanowiska działaniach i zwiększa tym samym swoją efektywność. W trakcie swojej zmiany załatwia więcej spraw i skuteczniej komunikuje się z innymi osobami uczestniczącymi w obsługiwanych procesach. To ułatwia wyrabianie norm i zwiększa możliwości produkcyjne i procesowe przedsiębiorstwa, zatem oznacza większe zyski, większą pewność przyszłości firmy.

Kolejnym ułatwieniem dla pracownika są procedury workflow. Utrzymują one porządek oraz pilnują kolejnych etapów wraz z terminami i osobami odpowiedzialnymi. Pracownik, który musi wykonać akcję na danym dokumencie lub sprawie otrzymuje powiadomienie i po wykonaniu swojego zadania (co system może również sprawdzić) przekazuje dalej. System dba o to, by dana osoba jak najmniej czasu poświęcała na zastanowienie się, do kogo dokument musi trafić w kolejnej części procedury. W zależności od ścieżki klika po prostu „Dalej” lub wybiera jedną z kilku dostępnych opcji w zależności od rodzaju pisma. Zatem jak najmniej zdarzeń pozostawionych jest przypadkowi i spada ryzyko popełnienia błędu ludzkiego. Łatwo z kolei sprawdzić, gdzie nastąpiły niezgodności w przeprowadzaniu procedury, ponieważ wszystkie akcje użytkowników zostają zapisane w systemie.

Workflow zapobiega zgubieniu lub zaniedbaniu dokumentów

Stosowanie procedur pozwala także uniknąć rozproszenia odpowiedzialności w momencie, gdy w firmie pracuje kilka osób o podobnych funkcjach. Pewne etapy workflow można na stałe przypisać do konkretnych użytkowników, lub przydzielać im sprawy na przemian. Wtedy wiadomo, kto dokładnie ma wykonać konkretne zadanie, a podział obowiązków jest sprawiedliwy.

Narzędzia typu DMS, ECM zapobiegają zagubieniu pism, faktur i korespondencji oraz usprawniają ich przepływ pomiędzy odpowiednimi stanowiskami w firmie. Łatwiej je także rejestrować na wejściu. Elementy OCR, czyli optycznego rozpoznawania tekstu automatyzują klasyfikację faktur oraz są w stanie wypełnić część pól za pracownika. Księgowości zwykle bardzo intensywnie korzysta z powyższych rozwiązań, ponieważ są w stanie księgować faktury online, przy czym często można poddać automatyzacji takie pola jak numer faktury, kontrahent, tytuł faktury itp.

Przyjazny, przejrzysty interfejs

Bardzo trudnym do pokonania problemem jest strach przed przystosowaniem się do nowego narzędzia. Pracownicy, szczególnie starsi mają niemałe problemy z zaznajomieniem się i obsługą nieznanych im systemów. Po prostu zabiera im to więcej czasu, a przywiązanie do rutyny daje poczucie bezpieczeństwa. Nowy system wszystko zaburza i wprowadza niepokój a w konsekwencji opór. Tacy pracownicy najczęściej właśnie boją się zwolnień ze względu na swój wiek i brak biegłości w obsłudze nowoczesnych narzędzi i im rzeczywiście informatyzacja może jawić się jako proces „odbierania pracy”. Często można spotkać się z sytuacją, w której wybierane jest bardzo toporne, mało funkcjonalne narzędzie tylko dlatego, że pracownikom wydaje się podobne do wcześniej używanego. Pracodawca chce przyspieszyć  i ułatwić pracę danemu działowi, a sami potencjalni użytkownicy walczą z innowacją, bojąc się zmian. Wówczas zakupiony program tak naprawdę niczego nie wnosi.

W przypadku wprowadzania nowych systemów w firmach jedynym sposobem jest tworzenie przyjaznego interfejsu, którego łatwo się nauczyć. Customizacja pozwala z kolei dopasować funkcjonalności do problemów, z którymi spotykają się użytkownicy, do ich zwyczajów i schematów zaczerpniętych z innych programów. Ważna wtedy jest także bezpośrednia konsultacja z osobami, które będą obsługiwać system. Czasem nawet 30 minut rozmowy pozwoli ułatwić komunikację oraz zniwelować obawy przed nieznanym. Pracownicy bardzo szybko przekonują się, że wdrożeniowiec ma pojęcie o ich obowiązkach i codziennych problemach. Wówczas podchodzą do całego przedsięwzięcia z większym zaufaniem i chętniej werbalizują swoje potrzeby, sugerują kolejne ułatwienia, a potem wracają z kolejnymi pomysłami. Zatem w interesie kierownictwa leży pozwolenie na jak najliczniejsze konsultacje pracowników z firmą informatyczną, ponieważ tylko ich bezpośredni kontakt gwarantuje stworzenie rozwiązania rzeczywiście stworzonego „na miarę” i wspierającego know-how doświadczonej kadry.

Pandemia, kryzys, rozwój?

Wszyscy czasem boimy się zmian. Obecnie, w czasie pandemii i w kryzysie, który dotknął wiele branż, nowości kojarzą się jeszcze bardziej negatywnie. Do wprowadzanych w firmie ulepszeń należy jednak podchodzić z lepszym nastawieniem, ponieważ ich wprowadzanie oznacza troskę kierownictwa o komfort pracowników. Wtedy najczęściej pada pytanie, czy komputery odbierają pracę ludziom. Innowacje technologiczne to jednak żaden pretekst do zwolnień. Zatrudnieni nie tracą swoich obowiązków, a jedynie wykonują je bez niepotrzebnych przestojów. Skupiają się na tym, co najważniejsze w ich pracy bez potrzeby poświęcania czasu na żmudne, powtarzalne czynności. Najlepiej zatem zamiast się obawiać, aktywnie uczestniczyć we wdrożeniu danego rozwiązania. Jego działanie wpłynie wówczas korzystnie na dalszą pracę. To zaangażowanie dotyczy zarówno samego docelowego użytkownika jak i jego przełożonych oraz całego kierownictwa. Tylko wówczas nastąpi odpowiednia komunikacja pomiędzy firmą a wdrożeniowcem, a zabraknie pola na zbędne domysły i obawy.