Od dwóch lat mamy do czynienia z rozszerzającym się procentem pracowników przebywających na home office. Wciąż nie widać końca pandemii, zatem coraz więcej przedsiębiorców musi odpowiednio skoordynować ten sposób funkcjonowania firmy. Praca zdalna – jak wprowadzić i kontrolować pracowników?

Praca zdalna – co to jest?

Czym jest praca zdalna, o której tak często się obecnie mówi? To tymczasowe rozwiązanie wprowadzone w obliczu zagrożenia pandemicznego. Jego celem miało być ograniczanie kontaktów pomiędzy pracownikami oraz zmniejszenie ich liczby na poszczególnych zmianach. Tam gdzie było to możliwe, członkowie załogi zostali oddelegowani do domów. Zmiana dotyczyła przede wszystkim osób wykonujących pracę biurową, ponieważ ich fizyczna obecność nie była konieczna do właściwego wypełniania obowiązków.

Praca zdalna zdefiniowana została jako praca wykonywana całkowicie lub częściowo w domu pracownika lub w innym miejscu wyznaczonym przez pracodawcę, poza siedzibą firmy/standardowym miejscem wykonywania pracy. W trakcie spełniania obowiązków pracowniczych konieczne jest korzystanie ze środków komunikacji na odległość. Ta definicja w dużej mierze przypomina jednak istniejący już od dłuższego czasu w Kodeksie Pracy zapis o telepracy. Czym się różnią?

Praca zdalna a telepraca – jakie są podobieństwa i przeciwieństwa?

Można uznać, że praca zdalna jest po prostu nieco nowszą odsłoną telepracy. Telepraca również polega na wykonywaniu obowiązków pracowniczych poza standardowym miejscem pracy, jednak jest lepiej uregulowana od pracy zdalnej. Wszystko to dlatego, że praca zdalna jest środkiem zaradczym w obliczu pandemii. Możliwość delegowania pracowników do pracy zdalnej wprowadzono praktycznie z dnia na dzień, by umożliwić funkcjonowanie przedsiębiorstw bez zbędnego ryzyka kolejnych zakażeń.

Jakie są różnice pomiędzy telepracą i pracą zdalną? Przede wszystkim w prawach pracownika względem decyzji oddelegowania. Telepracę ustala się na podstawie umowy z pracownikiem i wprowadzenie takiego obowiązku w trakcie trwania stosunku pracy wymaga zgody samego pracownika. Odmowa nie pociąga za sobą możliwości zwolnienia z tego powodu. Z kolei, jeśli pracodawca decyduje się na home office, nie musi uzyskiwać zgody zatrudnionych. Jeśli natomiast odmówią oni przejścia w ten tryb, można na tej podstawie rozwiązać umowę. Praca zdalna pozostaje jednak opcją tymczasową, środkiem zaradczym w odróżnieniu od telepracy, której ustalony wymiar ma charakter stały.

Kolejne korzyści w ramach telepracy zawierają się w zakresie sprzętu. Rodzaj sprzętu, z jakiego korzysta pracownik musi być zawarty w pisemnym porozumieniu z pracodawcą. Konieczne jest ubezpieczenie sprzętu oraz zapewnienie odpowiedniej pomocy technicznej w razie napotkanych trudności. Co więcej, jeżeli pracownik korzysta z własnych narzędzi, pracodawca wypłaci mu ekwiwalent pieniężny. Wszystkie te pomoce przysługujące na stałe w ramach telepracy, nie zostały określone w prawie dotyczącym pracy zdalnej. Zależy to wówczas tylko i wyłączenie od dobrej woli pracodawcy, czy pomoc dotycząca sprzętu zostanie pracownikowi udzielona.

Praca zdalna – jak ją wprowadzić?

Pracodawca oprócz trudności prawnych, na jakie może natrafić (definicja i regulacje dotyczące pracy zdalnej nie zostały jeszcze ostatecznie ustalone), zwykle boryka się także z kłopotami organizacyjnymi. Sytuacja jest zupełnie nowa dla większości przedsiębiorców, ponieważ nigdy praca zdalna nie była aż tak powszechna. Część firm zwyczajnie nie jest w stanie odesłać swoich pracowników do domów, ponieważ wykonują oni fizyczną pracę wymagającą bezpośredniego kontaktu z produktem lub nadzoru na miejscu. Jednak nawet typowo biurowa praca zdalna może być trudna do wprowadzenia i skutecznego zarządzania.

Wobec przymusu wprowadzenia home office wielu przedsiębiorców zaczęło ponosić straty spowodowane niedostateczną kontrolą w firmie. Pracowników trudno nadzorować, rodzą się problemy komunikacyjne, brak odpowiedniego przepływu informacji. Wiele procesów zaczęło wymagać o wiele dłuższego czasu na realizację. Trudności się mnożą, więc utrzymanie firmy staje się nie lada wyczynem, nie wspominając nawet o rozwoju czy zwiększeniu zysków.

System RCP – co to jest?

Odpowiedzią na te trudności może być technologia IT. Systemy informatyczne są obecnie w stanie wspomóc management firmowy w taki sposób, by wszelkie zdalne działania mogły być monitorowane. Przede wszystkim wprowadzenie systemu RCP jest w stanie utrzymać w ryzach produktywność. RCP czyli Rejestracja Czasu Pracy polega na zapisie poszczególnych czynności wykonywanych w ramach dnia roboczego w formie odpowiednich kart. Karty te zbierane są w podsumowaniu danego dnia i zapisują czas poświęcony na dane zadanie.

Dla pracodawcy

Jakie jeszcze funkcje powinien mieć skuteczny system RCP? Bardzo wygodne dla monitoringu są opcje połączenia kart pracy z odpowiednimi kampaniami. Wówczas Kierownik projektu jest w stanie obliczyć prognozę wykonywania poszczególnych etapów i porównywać je z rzeczywistym wynikiem. Kierownik ma także podstawę do rozliczeń w ramach projektu, ponieważ widzi, kto podejmował się konkretnych czynności i ile czasu na nie poświęcił. Rejestracja Czasu Pracy to także idealne narzędzie do mierzenia efektywności oraz wystawiania ocen pracowników.

Dla pracownika

Z punktu widzenia osób zatrudnionych system RCP nie musi być jedynie narzędziem śledzącym każdy jego ruch. To przede wszystkim sposób na uporządkowanie pracy, zwiększenie motywacji oraz sposób na zbadanie własnych możliwości. Pracownik potrafi dzięki systemowi oszacować, ile czasu zazwyczaj zajmuje mu dana czynność, dzięki czemu lepiej planuje i tworzy realne prognozy. Co więcej, sporo systemów tego typu posiada połączenie z modułem Kanban, to znaczy z tablicą zadań. Można je wygodnie dzielić na zadania do wykonania, będące w trakcie prac oraz zakończone. Pracownik widzi jasny i przejrzysty layout swoich obowiązków i wprost z niego może rozpocząć naliczanie czasu dla danej karty.

Dobre systemy dają także możliwość dodawania załączników do zadań, dzięki czemu widać postępy prac i ich wynik. Pracownik wprowadza notatki i powiadomienia, jeśli napotyka na trudności i wątpliwości w trakcie realizacji swoich obowiązków. Te wszystkie informację tworzą historię danego zadania, które świadczy o zaangażowaniu osób je wykonujących. W razie konfliktu z pracodawcą taki folder służy jako dowód wydajności oraz obowiązkowości. Zatem pracownik zyskuje obronę przed niesłusznym oskarżeniem o brak wyników, a pracodawca dodatkową motywację dla osób pozostających na home office.

Praca zdalna – jak wprowadzić i kontrolować? Jak się komunikować podczas pracy zdalnej?

Komunikacja to jeden z głównych czynników utrudniających właściwą organizację pracy podczas izolacji społecznej. Nawet gdy cała kadra przebywa w jednym budynku, przepływ informacji bywa utrudniony. Podział obowiązków, stan wykonania spraw czy szybkie powiadamianie się nawzajem o nowym zadaniu – to wszystko gubi się w natłoku codziennych czynności. Gdy konieczna jest dodatkowa walka z zawodnymi urządzeniami do komunikacji, brakiem zasięgu i innymi problemami sprzętowymi, obieg informacji staje się istnym koszmarem.

Aby poradzić sobie z uporządkowaniem obiegu informacji trzeba zwykle czegoś więcej niż telefon i aplikacja do telekonferencji. Często potrzeba wewnętrznego środowiska komunikacji dla firmy, które umożliwi bezpieczne przesyłanie wiadomości email oraz czatowanie pomiędzy pracownikami bez niebezpieczeństwa wycieku danych. Posługując się komunikatorami internetowymi dostarczanymi przez wielkie korporacje, jesteśmy stale narażeni na naruszenie prywatności konwersacji. Odpowiednio szyfrowane rozwiązania dają o wiele większe bezpieczeństwo.

Komunikacja wewnętrzna nie musi polegać jedynie na prowadzeniu konwersacji. Przepływ informacji polega także na płynnym przekazywaniu sobie kolejnych etapów prac, bez generowania opóźnień spowodowanych niedoinformowaniem. Za to ułatwienie odpowiadają rozwiązania workflow, które są w stanie uporządkować wiele firmowych procesów. Kolejne konieczne czynności (na przykład opis merytoryczny faktury) przypisane są do kolejnych osób odpowiedzialnych. W momencie wykonania zadania, pracownik potwierdza rozpoczęcie nowego etapu i przekazanie do kolejnego decydenta. Ten otrzymuje powiadomienie, dzięki któremu może zająć się zadaniem natychmiast. Workflow pomaga także utrzymać porządek, ponieważ procedura nie może „pójść dalej” bez wykonania konkretnego zadania.

Brak rozgardiaszu, pełna jasność co do obowiązków poszczególnych pracowników, wewnętrzne powiadomienia, maile i czat. To wszystko znacznie ułatwia pracę na odległość, ponieważ wzmacnia komunikację i sprawny przepływ informacji.

Praca zdalna – jak wprowadzić i kontrolować pracowników? Łatwa koordynacja

Zarówno praca zdalna jak i telepraca nie powinny kojarzyć się właścicielom firm z nieprzyjemnym obowiązkiem. Jeśli tylko zastosują się do obowiązujących przepisów i użyją odpowiednich narzędzi do organizacji, utrzymanie porządku na odległość powinno stać się łatwiejsze niż kiedykolwiek.