Wiosenne porządki w biurze

Zanim się obejrzymy, będzie znów wiosna. To dobry czas na porządki, zarówno w domu jak i w biurze. Jak odciążyć swoje otoczenie, posortować papiery i wreszcie odetchnąć dzięki czystemu środowisku pracy? Przedstawiamy wiosenne porządki w biurze w kilku krokach.

Wiosenne porządki w biurze – kto ich nie potrzebuje?

Nawet najwięksi porządniccy zakopują się czasem pod stertą papierów i niepotrzebnych przedmiotów, szczególnie w gorących okresach pracy. Nieporządek wokół nas czasem narasta stopniowo, prawie niezauważalnie. Przedmiotów przybywa, my jesteśmy przekonani, że za chwilę się przydadzą, ktoś o nie poprosi itp. Tak samo dzieje się z dokumentacją, materiałami informacyjnymi czy nawet prasą. Dokładamy jedną kartkę po drugiej i niemal w mrugnięcie okiem mamy już ich już całą górę. Jak zapanować nad powstałym chaosem? Jak wyposażyć biuro, by mniej się zagracało? Co robić, by uniknąć nieporządku w przyszłości?

Wiosenne porządki w biurze – potęga minimalizmu

Biurowe feng shui mówi jasno: mniej znaczy więcej. Minimalizm w miejscu pracy pozwala na lepsze skupienie, nie przytłacza i kieruje uwagę tylko na sprawy akurat najpilniejsze. Początek roku sprzyja oczyszczaniu swojego otoczenia i otwierania „nowego rozdziału”, bez zalegających, przestarzałych papierów i przedmiotów. Przedstawiamy podstawowe kroki w celu osiągniecia upragnionego porządku:

Wiosenne porządki w biurze – 5 kroków

Krok 1 – dwa stosy

Pierwszą czynnością konieczną do zaprowadzenia porządku w biurze jest kategoryzacja. Należy zdecydować, które przedmioty/papiery/sprawy trafią do archiwum, które należy wyrzucić lub zniszczyć, a które pozostają na biurku. W celu ułatwienia sobie tego procesu decyzyjnego, warto postawić przy stanowisku pracy dwa dodatkowe pojemniki, jeden z napisem „Archiwum” a drugi „Kosz”. To pozwoli na stopniowe podejmowanie decyzji, w wolnej chwili pomiędzy wykonywanymi zadaniami. Wówczas całość odbywa się jakoby przy okazji, bez konieczności zawalania innych projektów. To także lepsze dla osób z niską motywacją. Nie nastawiają się negatywnie na nużące kartkowanie powstałych w pracy stosów papierzysk. To, co akurat wpadnie im w rękę, mogą skategoryzować.

Dlaczego wyznaczamy dodatkowy pojemnik „Kosz” zamiast od razu wrzucić wszystko do odpadów lub pociąć w niszczarce? Wszak to nie współgra z zasadą zachowania minimalizmu. Jest jednak ku temu ważny powód: zawsze należy zachować pewien bufor czasowy dla możliwości cofnięcia decyzji. Jeśli popełnimy błąd i zniszczymy ważny dokument, nie będzie odwrotu. Osobne pudełko czeka przez kilka dni na ostateczną utylizację, przy okazji zbierając kolejne zbędne dokumenty. Dzięki temu dajemy czas sobie i innym na ewentualne cofnięcie decyzji.

Krok 2 – meble

Dobranie właściwego wyposażenia biura ma kluczowe znaczenie w późniejszym utrzymaniu porządku. Pierwszą żelazną zasadą jest w tym przypadku wybór biurek. Te są obecnie bardzo modne w prostym, minimalistycznym wydaniu składającym się właściwie tylko z nóg i blatu. Jakkolwiek nowocześnie i designersko by nie wyglądały, nie zapominajmy o wyższości walorów funkcjonalnych. Biurka powinny być obudowane szufladami, szafkami i skrytkami. Dzięki nim pracownicy będą mogli przechowywać sporą ilość przedmiotów, zarówno osobistych jak i związanych z pracą. Szuflady i półki pozwalają na grupowanie i oddzielanie od siebie zgromadzonych elementów, co zapobiegnie powstawaniu większego bałaganu. Tego typu skrytki czynią spiętrzające się elementy niewidocznymi, zatem sam blat wygląda estetycznie. Pozwala użytkownikowi się lepiej skupić, a osoby trzecie widzą tylko porządek. Co więcej, jeżeli szuflady zostaną dodatkowo opatrzone zamkami, zwiększa się bezpieczeństwo dokumentów i zgodność biurowej polityki z RODO.

Kolejnym ważnym elementem umeblowania są regały. Te również powinny być zamykane i mało transparentne, chyba że mają mieć funkcję czysto dekoracyjną (np. mieścić biurowe kwiaty). Oprócz wspomnianych już walorów ochrony danych osobowych, zamykane szafki pozwalają uniknąć przytłaczającego widoku papierów i artykułów biurowych. Bez zamykanych szafek, praca w zagraconym otoczeniu jest mniej wydajna, a porządnickim dodatkowo odbiera spokój.

Krok 3 – organizacja kuchni

Z reguły jednym z większych problemów z porządkiem w biurach są naczynia. Jeśli brak zorganizowanego pomieszczenia kuchennego, lub chociaż wygodnego kącika, brudne talerze, miski i kubki piętrzą się wśród papierów. To nieestetyczne i niebezpieczne dla dokumentów. Dlatego właśnie konieczne jest stworzenie odpowiedniej przestrzeni do przechowywania i mycia naczyń oraz do spożywania posiłków. My oczywiście polecamy zakup zmywarki, jednak sprawdzi się także kuchenny zlew z odpowiednio dużym blatem i okapnikiem. Wszystko tylko nie łazienkowa umywalka, pod którą mycie naczyń jest tak niewygodne, że pracownicy wolą pić z brudnych kubków. Co do utrzymania porządku w samym biurze i nienarażania urządzeń i dokumentów na zalanie: warto poprosić pracowników o picie i jedzenie wyłącznie w kuchni. I tak mają prawo do przerwy, a także obowiązek, by przynajmniej raz na godzinę wstać od komputera. Ich posiłki na pewno będą także przebiegać spokojniej niż w przypadku, gdy w ogóle się przy nich nie oderwą od pracy.

Krok 4 – panowanie nad chaosem

Niekiedy nieporządku nie da się uniknąć. Mamy sporo gadżetów i urządzeń, które przydają się tylko raz w miesiącu, papiery trudno skategoryzować. Niektórzy wolą też mieć bałagan, ponieważ po dokonaniu porządków nie mogą niczego znaleźć. Skoro, jak się czasem mówi, prawdziwą sztuką jest panowanie nad chaosem, to wyznaczmy odpowiednią na to przestrzeń. Niech to będzie jedna szuflada, skrytka, szafa, czy pomieszczenie gospodarcze. Tam pracownik lub pracownicy zgromadzą, co tylko zechcą, a biuro i tak będzie wyglądało estetycznie. To oczywiście tylko półśrodek – nie zapewni rzeczywistego porządku. Niektórym taka skrytka daje jednak przestrzeń do bałaganiarstwa. Na porządki decydują się wtedy kiedy znajdą czas, a nie w momencie, gdy zmusza do tego zagracone stanowisko pracy.

Krok 5 – zarządzanie porządkami

Nawet sprzątanie można usprawnić i uczynić skuteczniejszym. W innowacjach zarządczych pomagają, jak to się często zdarza, Japończycy. Ich zasada 5S pozwala na większą wydajność w wielu dziedzinach, jednak można ją odnieść także do porządków. Strategia opiera się na pięciu słowach kluczowych:

1. Selekcja – decydujemy, gdzie trafią kolejne przedmioty – można do tego wykorzystać wspomniane w kroku 1 pojemniki.
2. Systematyka – nazywamy i etykietujemy poszczególne miejsca przechowywania dokumentów i wyposażenia, tak by użytkownicy mogli je łatwo znaleźć nawet po przemieszczeniu.
3. Sprzątanie – właściwa akcja porządkowania tego, co zostaje i wyrzucania tego, co zbędne.
4. Standaryzacja – wspólne ustalanie zasad, które rządzą w przypadku dbania o biuro. Najlepiej sporządzić je w formie umowy, którą podpisują wszyscy użytkownicy danej przestrzeni.
5. Samodyscyplina – ułatwia ją wspomniany w poprzednim punkcie kontrakt. Warto dołączyć tu również dyscyplinowanie się nawzajem osób zajmujących te same pomieszczenia.

Jak widać, istnieje wiele dróg do uporządkowanej przestrzeni pracy. Ważne, by wybrać taką, która nie wprowadzi niepotrzebnej rewolucji w biurze, a pracującym ułatwi życie zamiast je komplikować. Kluczowym jest zaangażowanie w porządki jak największej liczby osób i wyrobienie we wszystkich poczucia odpowiedzialności za to, co wspólne.