Workflow – co to jest?

Rozrastające się firmy zazwyczaj stają przed trudnym zadaniem uporządkowania swoich procesów, gdyż przybywa pracowników, działów i spraw do załatwienia. Wszystko się komplikuje i zabiera coraz więcej czasu, zatem warto wówczas szukać pomocy w rozwiązaniach IT. Co to jest workflow i jak rozwiązuje problemy organizacyjne w firmie?

Workflow – co oznacza?

Workflow po polsku oznacza dosłownie przepływ, płynność pracy. Określa przekazywanie informacji pomiędzy uczestnikami biorącymi udział w określonym procesie. Najczęściej odnosi się do wymiany dokumentów pomiędzy kolejnymi użytkownikami systemu/systemów. Kolejność i zadania przypisane poszczególnym etapom ustala się jako procedurę, unikalną dla danej firmy lub załatwianej kategorii spraw.

Podstawą dla utworzenia procedury workflow jest graficzny szkic wszystkich czynności, procesów, decyzji i etapów, który ułatwia IT developerom przeniesienie specyfiki pracy klienta do „rzeczywistości wirtualnej”. Utworzenie grafu pozwala na zautomatyzowanie części akcji podejmowanych w ramach procedury, określenie punktów stałych, zmiennych, poziomu decyzyjności poszczególnych użytkowników itp.

Kolejnym ważnym elementem procedury workflow jest ustawienie warunków, na podstawie których sprawa może przejść na kolejny etap. System weryfikuje, które niezbędne zadania zostały wykonane, jakie wyznaczono kolejne osoby decyzyjne i czy nie brakuje kluczowych danych.

Procedury workflow – zalety

Ułożenie odpowiednich procedur w firmie skutkuje znacznym przyspieszeniem pracy zespołów, które wcześniej zwykle borykały się z brakiem odpowiedniego przepływu informacji lub rozproszeniem odpowiedzialności. Jeżeli następuje jasne rozpisanie zadań na poszczególnych decydentów oraz automatyczne przydzielanie konkretnych dokumentów ze względu na rodzaj sprawy, zyskujemy zazwyczaj zaoszczędzony czas oraz zachowanie pewnego rygoru w firmie. Kolejna sprawa to informacje, jakie dany pracownik musi uzyskać na temat danej sprawy lub dokumentu. Można się tu posłużyć przykładem procesowania faktur. Jeśli za koszty na fakturze zbiorczej odpowiadają różne działy, kilku merytorystów musi dokonać opisu pozycji z jednego dokumentu. Aby zapobiec fizycznemu przenoszeniu kartek pomiędzy działami i dokonywania zapisków na ich odwrocie, tworzy się moduły księgowe.

Pobierają one dane z firmowych ERP-ów i kierują kolejnymi etapami wpisywania informacji. Zachowana zostaje odpowiednia kolejność dokonywania wpisów, a jednocześnie znacznie skraca się czas opisywania faktury. Pracownik odpowiedzialny za dany etap błyskawicznie otrzymuje fakturę zaraz po zakończeniu poprzedniego zadania, może zostać także wysłane powiadomienie o konieczności wykonania zadania. Główne zalety to przede wszystkim szybkość załatwiania spraw oraz redukcja niebezpieczeństwa zagubienia dokumentu. Zniwelowane zostaje także ryzyko innego rodzaju „zagubienia”, tym razem nie fizycznego, a wirtualnego. Wśród natłoku spraw i dokumentów, pracownik może przeoczyć niektóre faktury i doprowadzić do zastoju procedury. Jej status będzie jednak wciąż widoczny wśród listy spraw niezałatwionych, więc reszta uprawnionych pracowników z pewnością zauważy tą nieprawidłowość w trakcie monitorowania raportów.

Realizacja zadania

Wiele produktów IT oferujących obieg dokumentów według procedury workflow zapewnia także stałą informację o stanie realizacji danego zadania. Okna dialogowe zyskują dodatkowe oznakowanie z danymi o etapie procedury oraz z kolejnym decydentem, do którego sprawa powinna zostać przekazana. Ta wiedza pomaga w monitorowaniu płynności załatwiania spraw oraz wyszukiwania problematycznych punktów, w których procedury się „blokują”.

Alerty

Jeszcze dalej idzie dodatkowa funkcja alertowania procedur. W momencie gdy następuje zatrzymanie procesu na danej osobie, dokumencie lub stanowisku, fakt ten nie pozostaje bez reakcji ze strony systemu. W trakcie konstruowania procedury można ustawić ramy czasowe dla poszczególnych etapów stanowiące deadline, po którym wysłany zostaje alert. Takie powiadomienie (w zależności od potrzeb) trafia do pracownika odpowiedzialnego za opóźnienie lub do samego przełożonego, który na jego podstawie wyciąga konsekwencje. Notyfikacje oferowane są w różnych wariantach i podlegają przeróżnym modyfikacjom: to przypomnienia mailowe, SMS-owe, wiadomości w postaci powiadomień w systemie; posiadają customową treść oraz możliwe jest ustawianie częstotliwości ich generowania.

Podsumujmy zatem zalety workflow:

• Szybkość przekazywania dokumentów i zadań,
• Przypisanie konkretnych osób do konkretnych zadań,
• Jasna komunikacja co do odpowiedzialności za procesy,
• Kontrola kolejności zadań wykonywanych na dokumentach,
• Kontrola realizacji zadań i wypełniania obowiązkowych pól (walidacja pól),
• Stała informacja o stopniu realizacji procedury,
• Alerty i przypomnienia o konieczności realizacji etapu procedury.

Przykład procedury workflow

Możliwości, jakie otwiera przed przedsiębiorstwem workflow najłatwiej przedstawić na konkretnej procedurze. Jakie procesy mogą zostać nią obudowane? Najczęściej spotkać się można z takimi czynnościami jak:

– rozliczanie faktur,

– obieg wniosku urlopowego,

– obieg wniosku szkoleniowego,

– rekrutacja nowych pracowników,

– rozliczanie delegacji służbowej,

– zatwierdzanie projektów inwestycyjnych.

Wniosek urlopowy

Przeanalizujmy procedurę zatwierdzania wniosku urlopowego. W zależności od ilości osób decyzyjnych obecnych w procesie, może on ulec wydłużeniu. Jak powinna wyglądać droga wniosku urlopowego przykładowego pracownika produkcji?

Zapotrzebowanie

Na samym początku pracownik zgłasza zapotrzebowanie na urlop, zakładając wniosek i wypełniając w oknie dialogowym odpowiednie dane. Część z nich powinna być obligatoryjna, na przykład daty początku i końca urlopu, ilość dni i godzin do wykorzystania oraz rodzaj urlopu. Ta ostatnia informacja przydaje się do automatyzowania podliczenia przysługującego urlopu. Jeśli pracownik zaznaczy, że urlop ma charakter wypoczynkowy, godziny odejmują się od przypisanej mu puli wyznaczonej zgodnie z przepisami prawa. Jeśli natomiast nieobecność w pracy będzie miała inny charakter (np. wolne za sobotę, opieka nad dzieckiem, odebranie nadgodzin), system odnotowuje ten fakt w innym miejscu lub pobiera godziny z innej puli. Zmienia się również automatycznie ścieżka procedury, ponieważ nie wszystkie rodzaje nieobecności wymagają szeregu akceptacji.

Zapis wniosku

Po wypełnieniu wszystkich niezbędnych pól składający zapisuje wniosek. Procedura pojawia się już w rejestrze jako rozpoczęta, choć nie wędruje na razie dalej. Dopiero gdy pracownik sprawdzi jeszcze raz poprawność wpisanych informacji, klika „Wyślij do akceptacji”. Następuje zmiana statusu i przekazanie do osoby decyzyjnej. W tym momencie składający nie może już nanosić zmian na wniosku, do momentu zakończenia procedury lub powrotu dokumentu do jego poziomu, w celu korekty danych.

Akceptacja lub jej brak

Przełożony, na przykład brygadzista, sprawdza grafik całego zespołu i dopiero na jego podstawie wystawia akceptację lub odrzucenie wniosku. Dzięki procedurom workflow oraz rejestrom urlopowym, ma szybki wgląd w planowane nieobecności swoich pracowników, z możliwością wyfiltrowania m.in. odpowiednich stanowisk lub dat. To znacznie przyspiesza jego pracę oraz wydanie decyzji. Brak zezwolenia na urlop w danym terminie kieruje zwykle wniosek z powrotem do pracownika, by zmienił czas trwania lub daty urlopu (możliwe jest dodanie komentarza z wyjaśnieniem powodu decyzji i propozycjami). Czasem deweloperzy na wniosek klientów projektują procedurę w taki sposób, iż kończy się  ona automatycznie w przypadku odrzucenia wniosku. Wtedy cały proces należy rozpocząć od nowa. Jeżeli natomiast nic nie koliduje z planowaną nieobecnością, wnioskujący zyskuje akceptację.

Nie zawsze jednak zgoda jednego decydenta wystarcza i procedura workflow rozbudowana zostaje o kolejnych uczestników, na przykład kierownika zmiany lub innych brygadzistów potrzebujących pomocy danego pracownika. Niektórzy specjaliści są bowiem potrzebni w  trakcie zmiany na różnych etapach produkcji lub wspomagają pracę różnych działów (np. mechanicy, pracownicy utrzymania ruchu). Kolejny decydent znów podejmuje odpowiednie decyzje w sprawie wnioskowanego urlopu.

Jeżeli wszystkie kroki zostały już wykonane, urlop zaakceptowany lub, w miarę potrzeby, skorygowany – wówczas procedura zyskuje status „Zaakceptowano”, planowana nieobecność zapisuje się w rejestrach (może także trafić do grafiku, jeśli firma korzysta z interaktywnego kalendarza) i tam pozostaje aż do odbycia urlopu.

Czy urlop się odbył?

Pracownik po powrocie do pracy zobligowany jest do przesłania informacji, czy urlop się odbył. Zwykle procedura umożliwia mu jedynie wybór klawisza TAK lub NIE. Na tym etapie nie pozostawia się już edytowalnych okien, np. z datami, jeśli urlop uległ skróceniu. Jeśli wszystko poszło według planu, wnioskujący zatwierdza wykorzystane dni. Procedura się kończy z odpowiednim odnotowaniem tego faktu dla działów księgowości i zasobów ludzkich. Jeżeli natomiast coś uległo zmianie, na przykład pracownik wrócił wcześniej lub w trakcie urlopu przyznano mu zwolnienie lekarskie, wybierana jest opcja NIE. I tu w zależności od sposobu zaprojektowania procedura może się zakończyć lub umożliwić korektę. Zakończenie procesu skutkuje potrzebą ponownego wypełnienia wniosku z uaktualnionymi datami i przeprowadzenia jej ponownie przez kolejne etapy akceptacji. W drugim przypadku system może zapytać o powód zmiany i umożliwić modyfikacje w ramach danej procedury. Wszystko zależy od potrzeb i konieczności zatwierdzenia nowych dat przez kierowników.

Wady procedur workflow

Wad workflow nie ma wiele, a zalety z pewnością wielokrotnie je przewyższają. Główne trudności wyrastają w tym przypadku przed producentami takich rozwiązań IT, którzy rozpisują często bardzo skomplikowane ścieżki procedur. Każdy krok analizują i ustalają wspólnie z klientem oraz jego pracownikami. To tworzy wysoki próg wejścia, zarówno czasowy jak i finansowy. Jednak aby workflow przyniósł w przyszłości oczekiwane ułatwienia oraz działał bez zarzutu, należy się przygotować na dość trudne wdrożenie.

Trudne jest także przygotowanie ze strony samej firmy, tak by wypracować jak najbardziej uniwersalne ścieżki procedur, biorące pod uwagę multum różnych zmiennych, nie wyłączając jednostkowych przypadków i niecodziennych sytuacji. W przeciwnym wypadku konieczny będzie kontakt z dostawcą rozwiązania, ponieważ modyfikacja procedur wymaga zaawansowanej wiedzy programistycznej. Tu także nasuwa się temat opieki serwisowej, którą powinno się zawsze wliczać w planowane koszty wdrażania workflow. Wiadomo, że firmy się wciąż rozwijają i testują nowe metodologie. Poza tym co jakiś czas wprowadzane są zmiany w przepisach wpływające na pracę różnych działów przedsiębiorstw. Tym samym powstaje w pewnych odstępach czasowych potrzeba przemodelowania nawet najbardziej uniwersalnych procedur. I tu przydaje się stała relacja z dostawcą usług IT, który odpowiednio szybko zareaguje na nowe potrzeby.

Na co zwrócić uwagę

Podczas wyboru dostawcy systemów IT dla sprawnego zarządzania firmą oraz narzędzi DMS, warto dopytać właśnie o procedury workflow. To one pozwalają na sprawne, zautomatyzowane sterowanie obiegiem dokumentacji i trzymają kolejnych decydentów w ryzach. Dobrze jest jednak za każdym razem upewnić się co do oferowanych opcji, czy zostały ujęte w ofercie, bo to może zaważyć na późniejszej skuteczności nowych narzędzi oraz opłacalności inwestycji.

O co warto dopytać dostawcę rozwiązań DMS (w tym procedur workflow) dla firm?

• O koszty analizy przedwdrożeniowej koniecznej do rozpisania odpowiednich procedur,
•  cenę z uwzględnieniem wszystkich docelowych użytkowników (licencje, dostępy),
•  sposób rozpisywania ścieżek procedury workflow, np. o notację BPMN,
•  maksymalną uniwersalizację tworzonych procedur, tak by były aktualne również po wewnętrznych zmianach w firmie,
•  zdolności systemu do odpowiedniej walidacji danych w wypełnianych oknach,
•  dystrybucję uprawnień dla użytkownikach na różnych stanowiskach i o różnym poziomie decyzyjności,
•  opiekę serwisową po wdrożeniu, jej cenę oraz czas reakcji na zgłoszenia,
•  możliwość integracji z innymi systemami lub firmowymi ERP-ami w celu importu/eksportu danych potrzebnych do raportów,
•  poziom zabezpieczeń danych (wszakże są to wrażliwe dane pracowników),
•  koszty dodatkowe narzędzi zewnętrznych, na przykład wykupienie bramki SMS do powiadomień.

Procedury workflow – czy warto je wdrożyć?

Jak widać, temat procedur workflow nie jest łatwy. Zarówno przygotowanie się klienta, samego  dostawcy oraz wdrożenie zajmują sporo czasu i pracy. To procesy analityczne, które wymuszają maksymalne wgłębienie się w pracę poszczególnych działów, odgadnięcie ich problemów oraz najbardziej pracochłonnych zadań. To także myślenie przyszłościowe, przewidywanie możliwych trudności i zapobieganie im poprzez standaryzację i automatyzację części procesów. Wszystkie te zabiegi ostatecznie przynoszą firmie spory zysk i to na wielu polach. To przede wszystkim większy porządek, większa terminowość i jasne przydzielanie odpowiedzialności za kolejne zadania. To szybsze załatwianie spraw, mniej opóźnień i konfliktów pomiędzy decydentami. W konsekwencji pracownicy mają więcej czasu na swoje główne obowiązki, projekty można ukończyć na czas, a faktury nie pozostają zagubione w stosie na biurku. Wobec tak wielu zalet warto rozważyć pomoc ze strony procedur workflow w przedsiębiorstwie, nawet (a może przede wszystkim) posiadającym bardzo skomplikowane procesy.