Wielu przedsiębiorców usiłuje obniżyć koszty utrzymania biura poprzez rezygnację z usług pracowników sprzątających. To niesie jednak za sobą sporo wyzwań organizacyjnych, a przestawienie się na nowe warunki pracy wymaga czasu i wysiłku. Jak utrzymać biuro w czystości i jednocześnie zaoszczędzić?

Jak utrzymać biuro w czystości? – Zainwestuj w niezbędny sprzęt

Robot sprzątający

Istnieją urządzenia, bez których zachowanie względnego porządku w biurze będzie praktycznie niemożliwe. Przede wszystkim polecamy zakup robota sprzątającego. Stanowi niesamowite odciążenie, gdyż jest w stanie wyczyścić podłogi praktycznie bez żadnej pracy ze strony właściciela. Sam podróżuje pomiędzy pomieszczeniami (lepiej, żeby nie oddzielały je progi), sam wraca do stacji dokującej i się ładuje. W jeszcze lepszej sytuacji są właściciele robotów ze zdalnym sterowaniem za pomocą aplikacji. Wówczas nawet nie muszą pamiętać o włączeniu go w trakcie pobytu w biurze. Wystarczy, że nacisną przycisk na smartfonie i sprawa załatwiona.

Polecamy zakup urządzeń mających w ofercie także funkcję mopowania. To już całkowicie załatwi problem utrzymania w czystości biurowych podłóg. Podczas wyboru urządzenia warto też zwrócić uwagę na jego zwrotność, skuteczność pochłaniania kurzu i umiejętność czyszczenia wąskich kątów pomieszczeń.

Oczyszczacz powietrza

Kolejnym urządzeniem, które warto zainstalować w biurze, jest oczyszczacz powietrza. Dobrze wpłynie na zdrowie i samopoczucie pracowników, ale także znacznie ograniczy zawartość kurzu i pyłu unoszącego się w biurze. To z kolei sprawi, że poszczególne półki będziemy o wiele rzadziej ścierać. Zakup oczyszczacza polecamy przede wszystkim firmom znajdującym się w silnie zanieczyszczonych rejonach oraz w dużych miastach.

Zmywarka

Biuro posiada aneks kuchenny? Może warto postarać się o zmywarkę? Jeśli wynajmujemy przestrzeń w biurowcu, taka inicjatywa mogłaby przejść bez echa. Wszak ostateczną decyzję podejmuje właściciel budynku. Jeśli jednak mamy wpływ na wyposażenie aneksu, bardzo opłacalny okazuje się zakup zmywarki. Pracownicy spędzają w biurze znaczną część swojego dnia i zwykle zużywają sporo naczyń. Muszą dbać sami o czystość własnych talerzy i kubków, chyba że dotąd robiła to firma sprzątająca właściciela biurowca. Wówczas przestawienie się na brak tego typu usług może okazać się problematyczne. Stosy naczyń piętrzą się i zanieczyszczają przestrzeń biurową. Nawet jeśli pracownicy dbają o porządek i sami zmywają, marnuje się sporo wody i energii (pojedyncze, krótkie zmywanie bywa bardzo nieekonomiczne).

Oczywistą odpowiedzią  na powyższe problemy jest zmywarka. Odciąży każdego pracownika, który będzie mógł skupić się obowiązkach zawodowych zamiast stać nad zlewem. Zaoszczędzi także prąd, wodę i środki myjące na korzyść pracodawcy. Co za tym idzie, zyska także środowisko. Należy jednak pamiętać o efektywnym i oszczędnym wykorzystywaniu urządzenia. Powinno być włączane tylko po całkowitym napełnieniu. Nowoczesne urządzenia domywają nawet zaschnięty brud, więc naczynia mogą spokojnie poczekać do całkowitego załadowania. Warto uświadomić pracowników w tej kwestii i poprosić o przyniesienie do biura większej ilości kubków i talerzy (odpowiednich do czyszczenia w zmywarce).

Odpowiedzialność za przestrzeń pracy

Sprzątanie

Rezygnacja z usług firmy sprzątającej zazwyczaj wymaga większej ilości obowiązków ze strony pracowników. Nie zawsze muszą się oni na nie zgadzać – wszak nie wynika to z ich umowy. Pracodawca nie powinien zatem nikogo zmuszać do dodatkowych czynności w ramach tej samej wypłaty. Problem można jednak rozwiązać w sposób polubowny, dyplomatyczny.

Pracodawca może nawiązać dialog z załogą, zwyczajnie prosząc o większą dbałość o własne stanowisko pracy. To tak naprawdę jedynie kwestia starcia kurzu z biurka i uporządkowania papierów (Uwaga! Nieodpowiednio zabezpieczone i eksponowane dokumenty mogą stanowić naruszenie RODO!). Trudniej rozmawiać natomiast o wspólnej kuchni i toalecie. Można jednak odwołać się do odpowiedzialności za przestrzeń, w której przebywa się na co dzień. Wystarczy poprosić o każdorazowe sprzątanie tylko po sobie – odkładanie naczyń do zmywarki, przetarcie zabrudzonego blatu, robienie właściwego użytku ze szczotki toaletowej i mokrych chusteczek.

Nie należy oczywiście nikogo zmuszać do czyszczenia toalet po innych pracownikach. Jednak wystarczy, że każdy odkazi muszlę po użyciu i od razu utrzymanie czystości będzie znacznie ułatwione.

Segregacja śmieci

Kolejnym trudnym tematem w kwestii odpowiedzialności pracowników jest segregacja i utylizacja śmieci. Tym już trzeba zajmować się na co dzień, ponieważ przepełnione śmietniki są nie tylko mało estetyczne, ale też wydzielają nieprzyjemny zapach.

Co do pojemników na papier i szkło – te mogą być o wiele większe, pojemniejsze. Wrzucane tam przedmioty muszą być suche, a więc wynoszenie może odbywać się raz w miesiącu. W przypadku odpadów zmieszanych i bio – te zawierają materię organiczną i znacznie szybciej generują zapachy. Tu już konieczne będzie zaangażowanie i pracowników, i szefostwa. Ważne, by każdy był równy i by otrzymał te same obowiązki. W zależności od ilości pracowników i koszy, może to być dyżur raz  tygodniu lub raz w miesiącu polegający po prostu na zabraniu worka ze śmieciami i wyrzucenia go do kontenera przed budynkiem. Niezwykle ważne jest wykazanie się odpowiedzialnością przez zarządzających i przyjęcie na siebie tych samych zadań. Wówczas pracownicy chętniej podejmą się tego obowiązku: ponieważ każdy, bez względu na stanowisko go spełnia.

Jak utrzymać biuro w czystości? – Niepotrzebne radykalne cięcia

Rezygnacja z usług firmy sprzątającej nie musi być radykalna i całkowita. Sprzątanie nie musi odbywać się codziennie, jeśli pracodawca zainwestuje np. w robot sprzątający. Jednakże wizyta raz w miesiącu uczyni wielką różnicę przy względnie niskim nakładzie pieniężnym.

Bez dodatkowego angażowania własnych pracowników pracodawca zapewnia gruntowne czyszczenie łazienek i toalet, uporządkowanie kuchni oraz wyczyszczenie trudno dostępnych zakamarków. Wszakże automatyczny odkurzacz nie dostanie się wszędzie. Firma sprzątająca zajmie się także wynoszeniem nagromadzonych śmieci oraz dodatkową konserwacją powierzchni. Okazjonalnie umyje też okna.

Nie warto zatem całkowicie zrywać kontaktów z firmą, która dotychczas świadczyła nam usługi porządkowe. Dokładniejsze sprzątanie z pewnością co jakiś czas się przyda nawet przy sporym zaangażowaniu pracowników. Nie na wszystko jest wszakże czas w dniu roboczym.

Jak utrzymać biuro w czystości? – podsumowanie

Właściwie utrzymana czystość w biurze stanowi podstawę niezakłóconej pracy. Miejsce, w którym spędza się 1/3 doby pięć razy w tygodniu musi być komfortowe i czyste. Jeśli jednak pracodawca szuka oszczędności i rezygnuje ze stałej opieki firmy sprzątającej, musi przygotować się na inwestycje. Z początku próba samodzielnego zachowania czystości w biurze może wydawać się droga i karkołomna, jednak po czasie zaczyna się dostrzegać coraz więcej korzyści i oszczędności. Przy dobrze przeprowadzonej akcji informacyjnej, pracownicy widzą także potrzebę wzięcia odpowiedzialności za wspólne dobro i porządek w miejscu pracy. Warto więc podjąć wyzwanie i spróbować alternatyw dla firm sprzątających.