Praca zdalna ale w biurze

Po pandemicznej zmianie trybu pracy zatrudnieni wracają do biur zgodnie z poleceniami pracodawców. Często jednak ich praca stacjonarna wygląda dokładnie tak samo jak ta wykonywana w domu. Pojawia się więc pytanie, czy obowiązkowa obecność w siedzibie firmy rzeczywiście przynosi komukolwiek korzyści? Praca zdalna ale w biurze – czy to ma sens?

Praca zdalna ale w biurze – Powrót do biur

Polityka powrotu do biur (Return to Office, RTO) to bardzo modny element zarządzania personelem po okresie powszechnej pracy zdalnej. Pracodawcy zaczęli ograniczać możliwość wykonywania obowiązków z domu, wprowadzając obowiązkową obecność przez określoną liczbę dni w tygodniu, a niekiedy przywracając całkowicie stacjonarny model zatrudnienia.

Za takimi decyzjami stoją najczęściej argumenty dotyczące poprawy współpracy, odbudowy relacji między pracownikami, łatwiejszego nadzoru nad wykonywanymi zadaniami oraz wzmacniania kultury organizacyjnej. Coraz częściej obserwowane są jednak sytuacje, w których, pracownicy dojeżdżają do siedziby firmy, zajmują stanowiska przy biurkach, uruchamiają komputery, a następnie przez większą część dnia uczestniczą w spotkaniach online i komunikują się z zespołem za pomocą narzędzi cyfrowych.

Zadania realizowane są indywidualnie, a kontakt z innymi osobami odbywa się za pośrednictwem komunikatorów, nawet jeśli część współpracowników znajduje się w tym samym budynku. Czy to nie brzmi absurdalnie?

Praca zdalna ale w biurze – co na to badania?

Raporty wskazują, że około połowy dni spędzanych przez badanych pracowników w biurze upływa wyłącznie na spotkaniach przez Zoom lub samodzielnej pracy. Okazuje się, że pracownicy dojeżdżają do miejsca zatrudnienia, aby wykonywać zadania, które równie dobrze mogłyby być realizowane z domu.

Badanie zwraca uwagę na kilka przyczyn tego zjawiska. Jedną z nich jest geograficzne rozproszenie zespołów, których członkowie pracują w różnych lokalizacjach. Przyzwyczajenie do korzystania z wideokonferencji zmusza do odbywania spotkań online nawet wtedy, gdy wszyscy uczestnicy przebywają w jednym budynku. Ale dlaczego (prawie) nikt tego nie zmienia?

Praca zdalna ale w biurze – z perspektywy pracodawców

Przyczyn należy szukać zarówno w przekonaniach kadry zarządzającej, jak i w trudnościach związanych z zarządzaniem rozproszonymi zespołami. Część menedżerów utożsamia fizyczną obecność z zaangażowaniem, dostępnością i efektywnością. Pracownik widoczny przy biurku daje poczucie kontroli, natomiast osoba pracująca z domu może być postrzegana jako trudniej dostępna, nawet jeśli osiąga porównywalne lub lepsze wyniki.

Standardowe systemy kontroli obecności, rozliczanie czasu pracy i tradycyjne modele nadzoru często łatwiej dostosować do pracy stacjonarnej. Zmiana tych mechanizmów wymaga przebudowy procesów zarządzania, ustalenia mierników efektywności i większego zaufania do samodzielności zatrudnionych. A nie każdy pracodawca jest na to mentalnie i technicznie gotowy.

Praca zdalna ale w biurze – Negatywne konsekwencje dla pracowników

Najbardziej oczywistym skutkiem opisywanego modelu jest strata czasu i pieniędzy. Codzienne dojazdy oznaczają dodatkowe wydatki na paliwo lub transport publiczny, a także konieczność uwzględnienia czasu podróży w planie dnia. Jeżeli wszystkie obowiązki wykonywane są następnie przy użyciu tych samych narzędzi cyfrowych co podczas pracy z domu, trudno wskazać korzyść, która uzasadniałaby ponoszenie tych kosztów.

Pracownicy przez miesiące i lata narzuconej pracy zdalnej przekonali się o tym, że można bez wychodzenia z domu wywiązywać się właściwie ze swoich obowiązków. Rozwój technologiczny dał nam nowe możliwości komunikacji na odległość. Po dłuższym czasie efektywnej pracy zdalnej trudno uwierzyć, że powrót do biura poprawi wyniki.

Czy taki model rzeczywiście służy pracodawcom?

Z perspektywy przedsiębiorstwa obowiązkowa obecność może początkowo wydawać się rozwiązaniem korzystnym. Łatwiejsze staje się kontrolowanie obecności, utrzymywanie jednolitych zasad organizacyjnych i zapewnianie dostępu do infrastruktury biurowej. Nie oznacza to jednak automatycznie poprawy wyników finansowych ani jakości wykonywanej pracy.

Wymuszona obecność może bowiem prowadzić do spadku motywacji i zaufania do pracodawcy. Jeżeli pracownicy widzą, że ich obecność nie zmienia sposobu organizacji zadań, zaczynają postrzegać obowiązek przyjazdu jako nieuzasadnione ograniczenie autonomii. Może to zwiększać frustrację, osłabiać zaangażowanie i skłaniać najbardziej doświadczone osoby do poszukiwania zatrudnienia w firmach oferujących większą elastyczność.

Jak to naprawić?

Z całą pewnością warto słuchać pracowników, dać im głos i uwzględnić go w planach kolejnych reorganizacji pracy. Kompromisem może być także model hybrydowy, który posiada z góry ustalone dni spotkań zespołów na żywo. Wówczas pracownicy przez część tygodnia pozostają w domach, a resztę dni poświęcają na czynności wymagające obecności w biurze.

W takim układzie pracodawca może zmniejszyć użytkowaną powierzchnię biurową i wprowadzić tzw. hot desks, czyli biurka na zmianę użytkowane przez zespoły akurat obecne na miejscu. Skrócony czas pracy stacjonarnej pozwoli zmniejszyć bieżące rachunki np. za elektryczność. Niektóre pomieszczenia można też czasowo wynajmować innym firmom. Wszystko to wymaga początkowo dodatkowej pracy i planowania, jednak na dłuższą metę może dać spore oszczędności.

Praca zdalna ale w biurze – podsumowanie

Pracodawcy powinni dziś rozliczać przede wszystkim efekty pracy, a nie samą obecność w niej. Jeżeli większość obowiązków nadal wykonywana jest zdalnie, nakaz codziennych dojazdów do biura trudno uzasadnić ekonomicznie i organizacyjnie. Może warto podejść do problemu na zasadzie partnerskiego dialogu? Pracownicy, do których podchodzi się z dużą dozą elastyczności, utrzymują wysokie zaangażowanie i rzadziej odchodzą do innych pracodawców.

Polecamy także lekturę naszych innych artykułów: